إعداد بيانات المشتريات للمنتج في تريفو

ملخص سريع

يُستخدم تبويب المشتريات داخل بطاقة المنتج لتجهيز البيانات التي يعتمد عليها النظام عند شراء المنتج من الموردين.

من خلال هذا التبويب، يمكن تحديد وحدة المشتريات، ثم إضافة الموردين الذين يتم شراء المنتج منهم، وتسجيل سعر الشراء والخصم المتفق عليه لكل مورد.

كما يمكن تسجيل اتفاقية الشراء مع المورد، مثل الكمية المتفق على شرائها شهريًا، ومدة التسليم، وفترة الاتفاقية، والتنبيه قبل انتهائها.

نطاق هذا الملف: يشرح هذا الملف إعدادات تبويب المشتريات فقط. أما إنشاء بطاقة المنتج وإدخال معلوماته الأساسية، فيتم شرحه في ملف إنشاء منتج جديد وإدخال معلوماته الأساسية.

متى تستخدم إعدادات المشتريات؟

استخدم هذه الإعدادات عندما يكون المنتج مخصصًا للشراء، وتحتاج إلى تسجيل بيانات الموردين والأسعار والشروط المتفق عليها معهم.

تُستخدم إعدادات المشتريات في الحالات التالية:

• عند تجهيز منتج جديد ليُستخدم في عمليات المشتريات.

• عند تحديد الوحدة التي يتم شراء المنتج بها.

• عند شراء المنتج من مورد واحد أو أكثر.

• عند تسجيل سعر شراء مختلف لكل مورد.

• عند الاتفاق مع المورد على خصم محدد.

• عند تحديد كمية متفق على شرائها شهريًا.

• عند تسجيل مدة التسليم المتفق عليها مع المورد.

• عند وجود اتفاقية شراء مرتبطة بفترة زمنية محددة.

• عند الحاجة إلى تذكير المستخدم قبل انتهاء الاتفاقية.

قبل البدء

قبل إعداد بيانات المشتريات للمنتج، تأكد مما يلي:

1. تم إنشاء بطاقة المنتج وإدخال بياناته الأساسية.

2. تم تفعيل خيار يمكن شراؤه ضمن معلومات المنتج.

3. تم تعريف الوحدات التي يمكن شراء المنتج بها.

4. تم تعريف المورد المطلوب ربطه بالمنتج.

5. تم تحديد سعر الشراء والخصم المتفق عليه مع المورد.

6. تم تجهيز بيانات اتفاقية الشراء، إذا كانت موجودة.

7. يمتلك المستخدم صلاحية تعديل بطاقة المنتج وحفظها.

الوصول إلى تبويب المشتريات

للوصول إلى إعدادات المشتريات الخاصة بالمنتج:

1. من القائمة الرئيسية، انتقل إلى المنتجات والمستودعات.

2. افتح تعريف المنتجات.

3. انتقل إلى قائمة المنتجات.

4. افتح بطاقة المنتج المطلوب إعداد بيانات مشترياته.

5. انتقل إلى تبويب المشتريات.

الحقول الرئيسية في تبويب المشتريات

يظهر في الجزء العلوي من تبويب المشتريات حقلان رئيسيان:

الاستخدام	الحقل
يعرض سعر التكلفة الحالي المسجل للمنتج.	سعر التكلفة الحالي
تحديد الوحدة التي يتم اعتمادها عند شراء المنتج.	وحدة المشتريات

سعر التكلفة الحالي

يعرض حقل سعر التكلفة الحالي تكلفة المنتج الحالية المسجلة في النظام.

يُستخدم هذا الحقل لمراجعة تكلفة المنتج، ولا يمثل وحده سعر الشراء المتفق عليه مع جميع الموردين؛ إذ يمكن تسجيل سعر شراء خاص بكل مورد داخل قسم معلومات التوريد.

لذلك يجب التمييز بين:

• سعر التكلفة الحالي: التكلفة الحالية الظاهرة للمنتج.

• سعر الشراء: السعر المتفق عليه عند شراء المنتج من مورد محدد.

تحديد وحدة المشتريات

اختر من حقل وحدة المشتريات الوحدة التي يتم شراء المنتج بها من الموردين.

يظهر في الفيديو اختيار الكل ضمن هذا الحقل.

يجب أن تتوافق الوحدة المختارة مع طريقة شراء المنتج الفعلية. فإذا كان المنتج يُشترى بالعلبة مثلًا، يجب التأكد من تعريف هذه الوحدة وربطها بالمنتج بصورة صحيحة.

اختيار وحدة المشتريات لا يغني عن تحديد الوحدة داخل بيانات كل مورد؛ لأن نافذة إضافة المورد تتضمن حقلًا مستقلًا لاختيار الوحدة المرتبطة بالسعر والاتفاقية.

معلومات التوريد

يعرض قسم معلومات التوريد الموردين المرتبطين بالمنتج، بالإضافة إلى بيانات الشراء والاتفاقيات المسجلة مع كل مورد.

إذا لم تتم إضافة أي مورد، تظهر داخل الجدول عبارة لا توجد بيانات.

تتضمن معلومات التوريد الظاهرة في الجدول ما يلي:

الاستخدام	الحقل
المورد الذي يتم شراء المنتج منه.	المورد
السعر المتفق عليه لشراء المنتج من المورد.	سعر الشراء
بيانات الكمية والوحدة والخصم المسجلة ضمن الاتفاق.	الكمية المتفق على شرائها شهريًا
مدة الاتفاقية وتواريخها وموعد التذكير قبل انتهائها.	شروط الاتفاقية

إضافة مورد للمنتج

لإضافة مورد ضمن معلومات التوريد:

1. اضغط على زر الإضافة الموجود أسفل جدول معلومات التوريد.

2. تظهر نافذة إضافة مورد.

3. اختر المورد.

4. حدد الوحدة.

5. أدخل سعر الشراء.

6. أدخل قيمة الخصم وحدد طريقة احتسابه.

7. فعّل خيار الكمية المتفق على شرائها شهريًا عند وجود اتفاق على كمية شهرية.

8. فعّل خيار شروط الاتفاقية عند وجود اتفاقية مرتبطة بمدة زمنية.

9. أكمل بيانات الكمية والتسليم والاتفاقية.

10. اضغط على إضافة.

اختيار المورد

استخدم حقل المورد للبحث عن المورد المطلوب وربطه بالمنتج.

يجب اختيار المورد الصحيح، خصوصًا عند وجود موردين بأسماء متشابهة؛ لأن جميع بيانات السعر والخصم والاتفاقية التي يتم إدخالها ستُربط بالمورد المحدد.

يمكن إضافة أكثر من مورد للمنتج، بحيث يظهر كل مورد في سطر مستقل داخل جدول معلومات التوريد.

تحديد الوحدة

اختر من حقل الوحدة الوحدة التي ينطبق عليها سعر الشراء والاتفاق مع المورد.

يظهر في الفيديو اختيار وحدة علبة.

يجب التأكد من أن سعر الشراء المدخل يخص الوحدة المحددة. فسعر العلبة قد يختلف عن سعر الحبة أو الكرتونة، ولا يكفي إدخال السعر من دون مراجعة الوحدة المرتبطة به.

إدخال سعر الشراء

أدخل في حقل سعر الشراء السعر المتفق عليه لشراء المنتج من المورد المحدد.

يجب التأكد من أن السعر:

• يخص المورد المختار.

• مرتبط بالوحدة الصحيحة.

• يطابق الاتفاق الفعلي مع المورد.

• لا يتضمن قيمة غير معتمدة لمجرد استكمال الحقل.

بعد إضافة المورد، يظهر السعر ضمن عمود سعر الشراء في جدول معلومات التوريد.

تسجيل الخصم

أدخل قيمة الخصم المتفق عليه في حقل خصم، ثم حدد طريقة احتساب الخصم من القائمة المجاورة.

يظهر في الفيديو اختيار نسبة، ما يعني أن القيمة المدخلة تُسجل كنسبة خصم.

إذا لم يكن هناك خصم متفق عليه، تبقى القيمة صفرًا.

يجب عدم إدخال قيمة الخصم قبل التأكد من طريقة احتسابه، حتى لا يتم تسجيل مبلغ على أنه نسبة أو العكس.

الكمية المتفق على شرائها شهريًا

فعّل خيار الكمية المتفق على شرائها شهريًا عندما يكون هناك اتفاق مع المورد على شراء كمية محددة من المنتج كل شهر.

بعد تفعيل الخيار، تظهر الحقول المرتبطة بالاتفاق، ومنها:

الاستخدام	الحقل
تسجيل الكمية المتفق على شرائها من المورد شهريًا.	الكمية
تحديد المدة المتفق عليها لتسليم المنتج.	مدة التسليم
تحديد وحدة قياس مدة التسليم، مثل اليوم.	وحدة مدة التسليم

إدخال الكمية

أدخل في حقل الكمية عدد الوحدات المتفق على شرائها شهريًا من المورد.

ترتبط هذه الكمية بالوحدة التي تم اختيارها في أعلى النافذة، لذلك يجب التأكد مما إذا كان الاتفاق يخص الحبة أو العلبة أو أي وحدة أخرى.

يظهر في الفيديو إدخال كمية 1000، مع اختيار وحدة علبة.

تحديد مدة التسليم

أدخل في حقل مدة التسليم المدة المتفق عليها لتوريد الكمية، ثم اختر وحدة المدة من القائمة المجاورة.

يظهر في الفيديو إدخال مدة 20 واختيار يوم.

يجب أن تعكس مدة التسليم الاتفاق الفعلي مع المورد، حتى تظهر معلومات التوريد المسجلة بصورة صحيحة داخل بطاقة المنتج.

شروط الاتفاقية

فعّل خيار شروط الاتفاقية عندما تكون بيانات الشراء مرتبطة باتفاقية محددة المدة مع المورد.

بعد تفعيل الخيار، تظهر الحقول التالية:

الاستخدام	الحقل
تحديد تاريخ بداية الاتفاقية.	من تاريخ
تحديد تاريخ انتهاء الاتفاقية.	إلى تاريخ
تحديد المدة التي يسبق بها النظام انتهاء الاتفاقية للتذكير بها.	التذكير قبل انتهاء الاتفاقية
تحديد وحدة مدة التذكير، مثل اليوم.	وحدة التذكير

تحديد فترة الاتفاقية

أدخل تاريخ بداية الاتفاقية في حقل من تاريخ، ثم أدخل تاريخ انتهائها في حقل إلى تاريخ.

يجب التأكد من أن تاريخ الانتهاء يأتي بعد تاريخ البداية، وأن التاريخين يطابقان مدة الاتفاق الفعلية مع المورد.

تظهر هذه البيانات لاحقًا ضمن قسم شروط الاتفاقية في جدول معلومات التوريد.

التذكير قبل انتهاء الاتفاقية

استخدم حقل التذكير قبل انتهاء الاتفاقية لتحديد المدة التي تريد أن يسبق بها التذكير تاريخ انتهاء الاتفاقية.

أدخل عدد الأيام أو المدة المطلوبة، ثم اختر وحدة التذكير من القائمة المجاورة.

يظهر في الفيديو استخدام وحدة يوم.

يساعد هذا الإعداد على تسجيل موعد التنبيه المرتبط بالاتفاقية، لذلك يجب إدخال مدة مناسبة تتيح مراجعة الاتفاق قبل انتهائه.

إضافة بيانات المورد إلى الجدول

بعد إدخال جميع البيانات، راجع الحقول ثم اضغط على زر إضافة.

يُغلق النظام النافذة، ويظهر المورد ضمن جدول معلومات التوريد مع البيانات المسجلة له، ومنها:

• اسم المورد.

• سعر الشراء.

• الكمية.

• الوحدة.

• الخصم.

• مدة التسليم.

• تاريخ بداية الاتفاقية.

• تاريخ نهاية الاتفاقية.

• التذكير قبل انتهاء الاتفاقية.

إضافة المورد إلى الجدول لا تغني عن حفظ بطاقة المنتج، لذلك يجب الضغط على حفظ بعد الانتهاء من جميع الإعدادات.

التعامل مع أكثر من مورد

يمكن إضافة أكثر من مورد للمنتج عند شرائه من عدة جهات.

يتم تسجيل كل مورد في سطر مستقل، ويمكن أن تختلف البيانات من مورد إلى آخر، مثل:

• وحدة الشراء.

• سعر الشراء.

• الخصم.

• الكمية المتفق عليها.

• مدة التسليم.

• فترة الاتفاقية.

• مدة التذكير قبل انتهاء الاتفاقية.

عند إضافة أكثر من مورد، يجب مراجعة كل سطر بصورة مستقلة وعدم افتراض أن السعر أو الشروط نفسها تنطبق على جميع الموردين.

مراجعة البيانات قبل الحفظ

قبل حفظ إعدادات المشتريات، راجع ما يلي:

1. تأكد من صحة سعر التكلفة الحالي الظاهر للمنتج.

2. راجع وحدة المشتريات المحددة.

3. تأكد من اختيار المورد الصحيح.

4. راجع الوحدة المرتبطة بكل مورد.

5. تحقق من سعر الشراء المسجل.

6. راجع قيمة الخصم وطريقة احتسابه.

7. تأكد من صحة الكمية المتفق على شرائها شهريًا.

8. راجع مدة التسليم ووحدة المدة.

9. تحقق من تاريخ بداية الاتفاقية.

10. تحقق من تاريخ انتهاء الاتفاقية.

11. راجع مدة التذكير قبل انتهاء الاتفاقية.

12. تأكد من ظهور بيانات المورد بصورة صحيحة داخل جدول معلومات التوريد.

13. راجع بيانات كل مورد بصورة مستقلة عند وجود أكثر من مورد.

حفظ إعدادات المشتريات

بعد الانتهاء من إضافة الموردين ومراجعة بياناتهم، اضغط على زر حفظ الموجود أعلى بطاقة المنتج.

يجب حفظ البطاقة حتى تبقى إعدادات المشتريات مرتبطة بالمنتج.

إذا كانت بعض البيانات المطلوبة غير مكتملة، راجع الحقول داخل نافذة المورد، واستكمل القيم المطلوبة، ثم أعد الإضافة والحفظ.

ماذا يحدث بعد حفظ بيانات المشتريات؟

بعد حفظ بطاقة المنتج:

• تُحفظ وحدة المشتريات المحددة.

• تبقى معلومات الموردين مرتبطة بالمنتج.

• يُحفظ سعر الشراء الخاص بكل مورد.

• تُحفظ الوحدة المرتبطة بسعر المورد.

• تُحفظ قيمة الخصم وطريقة احتسابه.

• تُحفظ الكمية المتفق على شرائها شهريًا، إذا تم تفعيلها.

• تُحفظ مدة التسليم ووحدة قياسها.

• تُحفظ تواريخ بداية الاتفاقية وانتهائها.

• تُحفظ مدة التذكير قبل انتهاء الاتفاقية.

• تظهر بيانات الموردين ضمن جدول معلومات التوريد في بطاقة المنتج.

الأثر المحاسبي والمخزني: إعداد بيانات المشتريات وحفظ بطاقة المنتج لا يمثل عملية شراء فعلية، لذلك لا ينشئ قيدًا محاسبيًا أو حركة مخزنية. يظهر الأثر عند استخدام المنتج في مستندات وحركات المشتريات الفعلية وفق آلية كل مستند.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• اختيار مورد غير صحيح عند وجود أسماء متشابهة.

• تسجيل سعر الشراء من دون مراجعة الوحدة المرتبطة به.

• إدخال سعر الحبة على أنه سعر العلبة أو الكرتونة.

• إدخال قيمة خصم من دون تحديد طريقة احتسابها بصورة صحيحة.

• تفعيل خيار الكمية الشهرية من دون إدخال الكمية المتفق عليها.

• إدخال كمية لا تتوافق مع الوحدة المحددة.

• إدخال مدة تسليم غير مطابقة للاتفاق.

• عكس تاريخ بداية الاتفاقية وتاريخ انتهائها.

• إدخال تاريخ انتهاء يسبق تاريخ البداية.

• عدم تحديد مدة مناسبة للتذكير قبل انتهاء الاتفاقية.

• افتراض أن شروط مورد واحد تنطبق على بقية الموردين.

• إضافة المورد إلى الجدول ثم الخروج من بطاقة المنتج من دون الضغط على حفظ.

ملاحظات مهمة

• يجب تفعيل خيار يمكن شراؤه لتجهيز المنتج للاستخدام في عمليات المشتريات.

• يمكن ربط المنتج بأكثر من مورد.

• لكل مورد سعر شراء وخصم وشروط اتفاقية خاصة به.

• يجب التأكد من الوحدة المرتبطة بسعر كل مورد.

• سعر الشراء المسجل للمورد يختلف عن حقل سعر التكلفة الحالي الظاهر أعلى التبويب.

• لا يتم تفعيل الكمية المتفق على شرائها شهريًا إلا عند وجود اتفاق فعلي مع المورد.

• لا يتم تفعيل شروط الاتفاقية إلا عند وجود اتفاق مرتبط بتاريخ بداية ونهاية.

• يجب مراجعة تواريخ الاتفاقية قبل إضافة المورد.

• إذا لم يكن هناك خصم، يمكن إبقاء قيمة الخصم صفرًا.

• يجب الضغط على إضافة لإظهار المورد في جدول معلومات التوريد.

• بعد إضافة المورد، يجب الضغط على حفظ لحفظ التغييرات في بطاقة المنتج.

• إعداد بيانات المشتريات لا ينشئ حركة مخزنية أو قيدًا محاسبيًا.

• لا يشرح هذا الملف إنشاء المورد أو تعريف الوحدات؛ إذ يتم شرح كل عملية في الملف المخصص لها.

الأسئلة الشائعة

• ما المقصود بوحدة المشتريات؟

هي الوحدة التي يتم اعتمادها عند شراء المنتج، مثل الحبة أو العلبة أو الكرتونة، وفق طريقة التعامل الفعلية مع المورد.

• ما الفرق بين سعر التكلفة الحالي وسعر الشراء؟

سعر التكلفة الحالي هو التكلفة الحالية الظاهرة للمنتج، أما سعر الشراء فهو السعر المسجل ضمن الاتفاق مع مورد محدد.

• هل يمكن إضافة أكثر من مورد للمنتج؟

نعم، يمكن إضافة أكثر من مورد، ويظهر كل مورد في سطر مستقل داخل جدول معلومات التوريد.

• هل يمكن أن يكون لكل مورد سعر مختلف؟

نعم، يتم إدخال سعر الشراء بصورة مستقلة عند إضافة كل مورد.

• هل يمكن تحديد وحدة مختلفة لكل مورد؟

تحتوي نافذة إضافة المورد على حقل لتحديد الوحدة المرتبطة بسعر الشراء والاتفاق مع المورد.

• كيف أسجل الخصم المتفق عليه؟

أدخل قيمة الخصم في الحقل المخصص، ثم حدد طريقة احتسابه من القائمة المجاورة، مثل نسبة.

• ماذا أفعل إذا لم يكن هناك خصم؟

يمكن إبقاء قيمة الخصم صفرًا.

• ما المقصود بالكمية المتفق على شرائها شهريًا؟

هي الكمية التي تم الاتفاق مع المورد على شرائها من المنتج خلال كل شهر.

• هل يجب تفعيل خيار الكمية الشهرية دائمًا؟

لا، يتم تفعيله فقط عند وجود اتفاق فعلي مع المورد على كمية شهرية محددة.

• ما المقصود بمدة التسليم؟

هي المدة المتفق عليها مع المورد لتسليم المنتج، ويتم تسجيل العدد ووحدة المدة، مثل 20 يومًا.

• ما فائدة شروط الاتفاقية؟

تُستخدم لتسجيل تاريخ بداية الاتفاقية ونهايتها، وموعد التذكير قبل انتهائها.

• هل يجب إدخال تاريخ بداية ونهاية للاتفاقية؟

يتم إدخالهما عند تفعيل خيار شروط الاتفاقية ووجود اتفاق مرتبط بفترة زمنية محددة.

• ما فائدة التذكير قبل انتهاء الاتفاقية؟

يُستخدم لتحديد المدة التي تسبق انتهاء الاتفاقية، حتى يتم التنبيه إلى قرب انتهائها.

• هل الضغط على إضافة يحفظ بطاقة المنتج؟

لا، يضيف المورد إلى جدول معلومات التوريد. بعد ذلك يجب الضغط على حفظ أعلى بطاقة المنتج.

• هل حفظ إعدادات المشتريات ينشئ قيدًا محاسبيًا؟

لا، حفظ إعدادات بطاقة المنتج لا يمثل عملية شراء فعلية، ولا ينشئ قيدًا محاسبيًا أو حركة مخزنية.

مواضيع ذات صلة

1. نظرة عامة على تعريف المنتجات في تريفو.

2. قائمة المنتجات والبحث عن منتج.

3. إنشاء منتج جديد وإدخال معلوماته الأساسية.

4. إعداد بيانات المبيعات للمنتج.

5. ربط المنتج بالمستودعات.

6. إضافة باركود للمنتج وإدارته.

7. إعداد حسابات المنتج.

8. تعريف الموردين.

9. تعريف وحدات المنتجات.

10. إدارة المنتج بعد الحفظ.