كيفية إنشاء أمر شراء في تريفو

ملخص سريع

لإنشاء أمر شراء جديد في تريفو، انتقل إلى:

المشتريات ← أوامر الشراء ← إضافة أمر شراء.

بعد ذلك، اختر المورد، وأدخل البيانات الأساسية، ثم أضف الأصناف أو الخدمات المطلوبة مع الكميات والأسعار.

بعد مراجعة جميع البيانات، يمكنك حفظ أمر الشراء كمسودة أو اعتماده ليصبح جاهزًا للتنفيذ ضمن دورة المشتريات، مثل تحويله لاحقًا إلى سند استلام وفق دورة العمل المعتمدة.

قبل البدء بإنشاء أمر الشراء

قبل إنشاء أمر شراء جديد في تريفو، يُفضل التأكد من تجهيز البيانات الأساسية التي ستحتاجها داخل السند، وذلك لتسريع عملية الإدخال وتقليل الأخطاء.

تأكد من توفر ما يلي:

•        بيانات المورد

تأكد من أن المورد مُعرّف مسبقًا في النظام، وأن بياناته الأساسية صحيحة، مثل الاسم، والرقم الضريبي، ووسائل التواصل، وأي بيانات أخرى تعتمدها المنشأة.

•        الأصناف أو الخدمات

تأكد من أن جميع الأصناف أو الخدمات المطلوب شراؤها مُعرّفة في النظام، مع مراجعة الوحدات والأسعار والضرائب المرتبطة بها.

•        المستودع

حدد المستودع الذي سيتم استلام الأصناف فيه، إذا كانت عملية الشراء تتضمن منتجات مخزنية.

•        العملة وسعر الصرف

إذا كانت عملية الشراء تتم بعملة مختلفة عن العملة الأساسية، فتأكد من اختيار العملة الصحيحة ومراجعة سعر الصرف قبل حفظ السند.

•        تاريخ التوريد المتوقع

حدد التاريخ المتوقع لتوريد الأصناف أو تقديم الخدمات، إذا كان معروفًا، ليساعد ذلك في متابعة أوامر الشراء وجدولة عمليات الاستلام.

•        الضرائب والخصومات

راجع التصنيف الضريبي والخصومات قبل اعتماد أمر الشراء، خاصة إذا كانت الأصناف أو الخدمات تخضع لمعالجات ضريبية مختلفة.

•        شروط الدفع

تأكد من مراجعة شروط الدفع المتفق عليها مع المورد، مثل مدة السداد أو طريقة الدفع، إذا كانت مستخدمة في المنشأة.

•        الملاحظات والشروط

جهّز أي ملاحظات أو شروط ترغب بإضافتها إلى أمر الشراء، مثل شروط التوريد، أو تعليمات الاستلام، أو أي اتفاقيات خاصة مع المورد.

إن مراجعة هذه البيانات قبل البدء تساعد على إنشاء أمر شراء دقيق، وتقلل الحاجة إلى تعديل السند بعد حفظه أو اعتماده

خطوات إنشاء أمر شراء في تريفو

لإنشاء أمر شراء جديد في تريفو، اتبع الخطوات التالية:

1. افتح قسم المشتريات من القائمة الرئيسية.

2. اختر أوامر الشراء لفتح قائمة أوامر الشراء.

3. اضغط على زر جديد أو إضافة أمر شراء الموجود أعلى الشاشة.

4. أدخل البيانات الأساسية، مثل:

•        المورد.

•        تاريخ أمر الشراء.

•        العملة.

•        المستودع.

•        تاريخ التوريد المتوقع، إن وجد.

•        أي بيانات أساسية أخرى بحسب إعدادات النظام.

5.       من تبويب معلومات أمر الشراء، أضف الأصناف أو الخدمات المطلوب شراؤها داخل جدول الأصناف.

6.       حدد لكل صنف:

•        الكمية.

•        سعر الشراء.

•        الخصم، إن وجد.

•        الضريبة، حسب الحاجة

7.      يمكنك استخدام خيار الكتالوج لإضافة الأصناف بسرعة إذا كان هذا الخيار مفعّلًا في النظام.

8.       من تبويب معلومات إضافية، راجع أو أدخل البيانات الإضافية، مثل:

•        دفتر السندات.

•        حالة السند.

•        تاريخ المرجع.

•        رقم المرجع.

•        أي معلومات إضافية تعتمدها المنشأة.

9.       من تبويب معلومات مالية، راجع البيانات المالية المرتبطة بأمر الشراء، مثل:

•        التصنيف الضريبي.

•        تاريخ احتساب الضريبة.

•        مركز التكلفة.

•        أي بيانات مالية أخرى تظهر حسب إعدادات النظام.

10. راجع إجماليات أمر الشراء، والخصومات، والضرائب، والمبلغ النهائي قبل الحفظ.

11.   اضغط حفظ للاحتفاظ بأمر الشراء كمسودة، أو اعتماد إذا أصبح السند جاهزًا للتنفيذ، وذلك بحسب الصلاحيات ودورة العمل المعتمدة.

12. بعد اعتماد أمر الشراء، يمكن طباعته أو تصديره أو مشاركته بحسب الوسائل المتاحة في النظام، كما يصبح جاهزًا لمتابعة إجراءات الشراء اللاحقة.

13.                   عند استلام الأصناف أو الخدمات من المورد، يمكن تحويل أمر الشراء إلى سند استلام دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات، وذلك بحسب دورة العمل المعتمدة في المنشأة.

شرح مختصر لأهم الحقول داخل الشاشة.

تحتوي شاشة أمر الشراء في تريفو على مجموعة من الحقول التي تساعد على إدخال بيانات المورد، والأصناف، والأسعار، والبيانات المالية المرتبطة بعملية الشراء.

قد تختلف بعض الحقول الظاهرة بحسب الصلاحيات والإعدادات المفعلة في النظام.

بعد تعبئة الحقول المطلوبة وإضافة المنتجات أو الخدمات، يجب مراجعة الأسعار والخصومات والضرائب والإجماليات قبل حفظ عرض السعر أو اعتماده.

ملاحظة حول حالة السند والترقيم

يوجد في أمر الشراء نوعان من الحالات:

الحالة النظامية للسند

وهي الحالة التي يحددها تريفو تلقائيًا بحسب الإجراء الذي يتم على أمر الشراء، مثل:

مسودة.

معتمد.

ملغي.

في انتظار الموافقة.

ولا يمكن تعديل هذه الحالة يدويًا، لأنها تعكس المرحلة الفعلية التي وصل إليها أمر الشراء داخل دورة العمل.

 

ماذا يحدث  بعد الحفظ او الاعتماد ؟

بعد الانتهاء من إدخال بيانات أمر الشراء وإضافة الأصناف أو الخدمات، يمكنك حفظ السند أو اعتماده بحسب مرحلة العمل التي وصلت إليها.

 

عند حفظ أمر الشراء

عند الضغط على حفظ، يتم الاحتفاظ بأمر الشراء في النظام بحالة مسودة، ويمكن الرجوع إليه لاحقًا لمراجعته أو تعديل بياناته، وذلك بحسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.

في هذه المرحلة:

·        لا يتم إنشاء أي قيود محاسبية.

·        لا يتم تحديث كميات المخزون.

·        يمكن متابعة استكمال بيانات أمر الشراء قبل اعتماده.

·        يبقى السند قابلاً للتعديل إلى حين اعتماده أو اتخاذ إجراء آخر عليه.

ويُستخدم الحفظ عندما تكون عملية الشراء ما زالت قيد المراجعة أو بانتظار اعتمادها.

---

عند اعتماد أمر الشراء

عند الضغط على اعتماد، يصبح أمر الشراء مستندًا رسميًا ضمن دورة المشتريات، ويتم إصدار رقم السند وفق دفتر السندات وآلية الترقيم المعتمدة في النظام.

بعد الاعتماد:

·        قد يتم تقييد تعديل أمر الشراء بحسب الصلاحيات وإعدادات النظام.

·        يصبح أمر الشراء جاهزًا لمتابعة إجراءات الشراء اللاحقة.

·        يمكن استخدامه كأساس لإنشاء سند استلام دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات.

·        يتم الاحتفاظ بجميع بيانات أمر الشراء للرجوع إليها في أي وقت.

لا يؤدي اعتماد أمر الشراء بحد ذاته إلى إنشاء قيود محاسبية أو تحديث المخزون، وإنما يبدأ الأثر الفعلي عند تنفيذ المستندات اللاحقة ضمن دورة المشتريات، مثل سند الاستلام أو فاتورة المشتريات، بحسب إعدادات النظام.

---

بعد الحفظ أو الاعتماد

بعد حفظ أو اعتماد أمر الشراء، يمكن تنفيذ عدد من الإجراءات الإضافية بحسب الصلاحيات وإعدادات النظام، مثل:

·        طباعة أمر الشراء أو تصديره بصيغة PDF.

·        إرسال أمر الشراء إلى المورد عبر الوسائل المتاحة، مثل البريد الإلكتروني، إذا كانت هذه الخيارات مفعلة.

·        متابعة حالة أمر الشراء باستخدام حالات المتابعة المعتمدة في المنشأة.

·        إلغاء أمر الشراء إذا لم يعد مطلوبًا، وذلك بحسب الصلاحيات والإجراءات المعتمدة.

·        تحويل أمر الشراء إلى سند استلام عند استلام الأصناف أو الخدمات من المورد.

ويبدأ التأثير الفعلي على الحسابات أو المخزون عند تنفيذ المستندات اللاحقة في دورة المشتريات، وليس بمجرد حفظ أو اعتماد أمر الشراء.

---

أسئلة شائعة حول كيفية إنشاء أمر الشراء

·       من أين يمكن إنشاء أمر شراء جديد في تريفو؟

يمكن إنشاء أمر شراء جديد من خلال الدخول إلى:

المشتريات ← أوامر الشراء

ثم الضغط على إضافة أمر شراء.

·       هل يجب اختيار المورد قبل إضافة الأصناف؟

نعم، يُفضل اختيار المورد أولًا، لأن بعض البيانات قد تعتمد عليه، مثل العملة، والضرائب، وشروط الدفع، وغيرها من البيانات التي تختلف بحسب إعدادات النظام.

·       هل يمكن إنشاء أمر شراء دون اختيار مورد؟

لا يمكن حفظ أمر الشراء دون اختيار المورد وإضافة صنف أو خدمة واحدة على الأقل، وذلك بحسب إعدادات النظام.

·       هل يجب تحديد المستودع عند إنشاء أمر شراء؟

إذا كانت عملية الشراء تتضمن أصنافًا مخزنية، فمن الأفضل تحديد المستودع الذي سيتم استلام الأصناف فيه.

ملاحظات هامة

• تأكد من اختيار المورد الصحيح قبل إضافة الأصناف.

• راجع الكميات والأسعار والخصومات والضرائب قبل اعتماد أمر الشراء.

• تأكد من تحديد المستودع المناسب إذا كانت عملية الشراء تتضمن أصنافًا مخزنية.

• قد لا يحصل أمر الشراء على رقم رسمي إلا بعد اعتماده.

• بعد اعتماد أمر الشراء قد يتم تقييد التعديل بحسب الصلاحيات وإعدادات النظام.

• لا يؤدي إنشاء أو اعتماد أمر الشراء إلى إنشاء أثر محاسبي أو تحديث المخزون بشكل مباشر.

• يمكن تحويل أمر الشراء إلى سند استلام دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات، وذلك بحسب دورة العمل المعتمدة.

مواضيع ذات صلة

• ما هو أمر الشراء؟

• تحويل استدراج السعر إلى أمر شراء.

• تحويل أمر الشراء إلى سند استلام.

• ما هو سند الاستلام؟

• كيفية إنشاء سند استلام.

• ما هي فاتورة المشتريات؟

• دورة المشتريات في تريفو.

آخر تحديث: يونيو 2026