إرسال واعتماد سند الاستلام وإدارة حالاته في تريفو

ملخص سريع

بعد إدخال بيانات سند الاستلام والأصناف المستلمة، يمكن حفظ السند كمسودة لمراجعته قبل الاعتماد، ثم اعتماده عند التأكد من صحة البيانات.

يعرض تريفو حالة كل سند داخل قائمة سندات الاستلام، كما يتيح إرسال السند بعدة طرق، ومتابعة المستندات المرتبطة به من تبويب التحويل، بالإضافة إلى تسجيل النشاطات والتعليقات.

حالات سندات الاستلام

تعرض شاشة قائمة سندات الاستلام بطاقات تلخص عدد السندات حسب حالتها، ومنها:

كما تظهر حالة كل سند مباشرة داخل قائمة سندات الاستلام، ومن الحالات الظاهرة:

مسودة: السند محفوظ ولم يتم اعتماده بعد.

معتمد / محول: السند تم اعتماده ويظهر ضمن دورة المستندات المرتبطة به.

حفظ سند الاستلام

أثناء إنشاء سند استلام جديد، أدخل البيانات المطلوبة والأصناف المستلمة، ثم اضغط حفظ.

بعد الحفظ يبقى السند بحالة مسودة، ويمكن الرجوع إليه وتعديل بياناته قبل الاعتماد.

اعتماد سند الاستلام

بعد مراجعة بيانات سند الاستلام والتأكد من صحتها، اضغط اعتماد من أعلى الشاشة.

قبل الاعتماد يُنصح بمراجعة:

• بيانات العميل أو المورد.

• تاريخ السند وتاريخ التوريد.

• المستودع.

• العملة وسعر الصرف.

• الأصناف والكميات والأسعار.

• الخصومات والضرائب والإجماليات.

إرسال سند الاستلام

من قائمة الإرسال الموجودة بجانب طباعة، تظهر الخيارات التالية:

من قائمة الإجراءات الموجودة أعلى السند، تظهر خيارات الإرسال المتاحة.

حسب الشاشة الحالية، تشمل:

• تصدير إلى إكسل.

• إرسال بريد إلكتروني.

• إرسال رسالة واتساب.

• إرسال رسالة.

يمكن اختيار الطريقة المناسبة حسب طريقة العمل والخدمات المفعلة في النظام.

إدارة حالة المتابعة

من تبويب معلومات إضافية تظهر مجموعة من البيانات الإضافية الخاصة بالسند:

الملاحظات

من تبويب الملاحظات يمكن إدخال ملاحظات خاصة بسند الاستلام.

كما يظهر حقل الملاحظات الآلية الذي يعرض الملاحظات المرتبطة بالمستندات السابقة ضمن دورة الشراء.

متابعة المستندات المرتبطة بسند الاستلام

يعرض تبويب التحويل تسلسل المستندات المرتبطة بالعملية، ومن الظاهر في الشاشة:

استدراج أسعار ← أمر شراء ← سندات الاستلام ← فاتورة مشتريات

ومن خلال هذا التبويب يمكن معرفة المستندات التي تم إنشاء سند الاستلام منها ومتابعة تسلسل العملية.

النشاطات والتعليقات

من تبويب النشاطات يمكن تسجيل ومتابعة النشاطات والتعليقات المرتبطة بالسند.

وتظهر خيارات مثل:

النشاطات والتعليقات – سجل العمل – توجيه إلى – تحديد نشاط – إرفاق – إرسال.

كما يمكن تحديد وسيلة الإشعار من خلال:

إيميل – SMS – واتس اب.

ويتيح السجل السابق تصفية البيانات حسب:

الكل – النشاطات والتعليقات – سجل العمل – الأرشيف.

إجراءات إضافية

من قائمة إجراءات تظهر في الشاشة الخيارات التالية:

الموافقات – مرفقات – نسخة مطابقة – طباعة ليبل باركود – إلغاء.

وقد تختلف الخيارات الظاهرة بحسب حالة السند.

ماذا يحدث بعد الاعتماد؟

بعد اعتماد سند الاستلام يصبح السند جزءًا من دورة مستندات المشتريات، ويمكن متابعة ارتباطه بالمستندات السابقة واللاحقة من تبويب التحويل.

أسئلة شائعة

·       هل يمكن حفظ سند الاستلام قبل اعتماده؟
نعم، يمكن حفظه كمسودة ثم مراجعته قبل الاعتماد.

·       كيف أعرف حالة سند الاستلام؟
تظهر الحالة في قائمة سندات الاستلام وبداخل السند.

·       هل يمكن إرسال سند الاستلام؟
نعم، تظهر خيارات للبريد الإلكتروني وواتساب والرسائل، بالإضافة إلى التصدير إلى Excel.

·       أين يمكن معرفة المستندات المرتبطة بالسند؟
من تبويب التحويل.

·       هل يمكن إضافة ملاحظات على السند؟
نعم، من تبويب الملاحظات، كما يمكن إضافة تعليقات ونشاطات من تبويب النشاطات.

مواضيع ذات صلة

• ما هو سند الاستلام؟

• كيفية إنشاء سند استلام في تريفو

• تحويل أمر الشراء إلى سند استلام

• تحويل سند الاستلام إلى فاتورة مشتريات

• الأسعار والخصومات والضرائب في سند الاستلام

آخر تحديث: سبتمبر 2026