إضافة عقود العمل وتجديدها وإدارتها في تريفو

ملخص سريع

يتيح تبويب عقود العمل داخل بطاقة الموظف تسجيل عقوده ومتابعة أنواعها وتواريخها وحالاتها. ويمكنك من خلاله إضافة عقد، وتعديل بياناته، وتجديده، أو إيقافه مع تسجيل السبب.

يتضمن العقد أيضًا خيارات تخص احتساب رصيد الإجازات وتدويرها، وإرفاق مستند العقد.

متى تستخدم هذه الشاشة؟

• عند تسجيل أول عقد للموظف.

• عند تجديد عقده لفترة جديدة.

• عند تعديل بيانات عقد مسجل.

• عند إيقاف عقد قبل موعد انتهائه.

• عند متابعة العقود التي اقترب موعد انتهائها.

قبل أن تبدأ

• أنشئ بطاقة الموظف واحفظها أولًا؛ لا يسمح النظام بإضافة عقد قبل حفظ البطاقة.

• جهّز نوع العقد وتاريخ بدايته ونهايته.

• حدد عدد الأيام المطلوبة للتنبيه قبل انتهاء العقد.

• جهّز نسخة العقد إذا أردت إرفاقها.

• حدد خيارات الإجازات المناسبة للعقد.

خطوات إضافة عقد عمل

الخطوة 1: فتح تبويب عقود العمل

1. افتح الموارد البشرية.

2. اختر الموظفين، ثم تعريف الموظفين.

3. ابحث عن الموظف وافتح بطاقته.

4. افتح تبويب عقود العمل.

الخطوة 2: إضافة عقد جديد

اضغط على إضافة عقد جديد لفتح نافذة إدخال بيانات العقد.

إذا ظهرت رسالة «يرجى حفظ بطاقة الموظف أولًا قبل إضافة عقد جديد»، أغلق الرسالة واحفظ البطاقة، ثم أعد المحاولة.

الخطوة 3: اختيار نوع العقد

اختر النوع المناسب من حقل نوع العقد:

هذه الأنواع تصف العقد المسجل في النظام؛ اختر النوع المطابق لعقد الموظف.

الخطوة 4: تحديد تواريخ العقد والتنبيه

مثال: إذا كان العقد ينتهي في 30/11/2026، وأدخلت 10 في حقل التنبيه، فأنت تحدد فترة تنبيه مقدارها عشرة أيام قبل انتهاء العقد.

مهم: قيمة التنبيه هي عدد أيام، وليست تاريخًا.

الخطوة 5: ضبط خيارات الإجازات

تظهر في نافذة العقد الخيارات التالية:

كيف يوضح النظام احتساب الرصيد؟

توضح مساعدة حقل احتساب رصيد للإجازات أن الاحتساب يعتمد على عدد أيام الإجازات المسموحة، مقسومًا على 12 شهرًا، ثم مضروبًا بعدد الشهور المتبقية من العام الحالي للعقد.

مثال توضيحي للحساب: إذا كانت الإجازات السنوية المسموحة 24 يومًا، وكانت المدة المحتسبة 3 أشهر:

24 ÷ 12 × 3 = 6 أيام.

وينطبق مبدأ الحساب نفسه على الرصيد المرضي وفق عدد أيامه المسموحة.

الخطوة 6: إضافة المرفق وسبب العقد

أضف المرفق والتوضيح المناسبين قبل الحفظ.

الخطوة 7: حفظ العقد ومراجعته

1. راجع نوع العقد وتواريخه.

2. راجع مدة التنبيه وخيارات الإجازات.

3. اضغط على حفظ داخل نافذة العقد.

4. راجع العقد في جدول عقود العمل.

التعرف إلى جدول عقود العمل

تعديل بيانات عقد

لتعديل بيانات عقد مسجل:

1. افتح تبويب عقود العمل.

2. اضغط على النقاط الثلاث في عمود الإجراءات بجانب العقد.

3. اختر تعديل العقد.

4. عدّل البيانات المطلوبة في نافذة تعديل بيانات العقد.

5. اضغط على حفظ.

6. راجع البيانات المحدثة في الجدول.

تجديد عقد

استخدم التجديد عند تسجيل فترة تعاقد جديدة للموظف.

1. افتح قائمة الإجراءات بجانب العقد.

2. اختر عقد جديد.

3. تظهر نافذة تجديد عقد.

4. حدد نوع العقد وتاريخ بداية الفترة الجديدة ونهايتها.

5. راجع التنبيه وخيارات الإجازات والمرفق والسبب.

6. اضغط على حفظ.

ظهر في التطبيق بالفيديو سجل للعقد السابق وسجل آخر للعقد الجديد، مما يتيح مراجعة العقود السابقة والحالية.

ما الفرق بين التعديل والتجديد؟

إيقاف عقد

لإيقاف عقد مسجل:

1. افتح قائمة الإجراءات بجانب العقد المطلوب.

2. اختر إيقاف العقد.

3. أدخل سبب إيقاف العقد.

4. اضغط على حفظ.

5. راجع حالة العقد والموظف بعد التنفيذ.

في الحالة المعروضة بالفيديو، أصبحت حالة العقد «تم إيقافه»، وظهرت حالة الموظف «انتهى عقد العمل».

متابعة العقود من لوحة القيادة

يمكنك متابعة تنبيهات العقود من:

لوحة القيادة ← الموارد البشرية ← عقود العمل

تعرض القائمة بيانات تساعدك على متابعة انتهاء العقود:

يمكنك اختيار عرض بطاقة الموظف لمراجعة التفاصيل، أو تجديد العقد لفتح نافذة التجديد مباشرة.

[مكان الصورة 10: قائمة عقود العمل في لوحة قيادة الموارد البشرية مع فتح قائمة الخيارات.]

ماذا يحدث عند انتهاء العقد؟

يوضح تنبيه النظام أن انتهاء تاريخ العقد يؤدي إلى توقف الموظف عن العمل بحسب حالة العقد، مع بقاء إمكانية إجراء حركات عليه، بما فيها تسجيل الدخول والخروج، وظهور تنبيه بانتهاء العقد.

لذلك، لا يعني انتهاء العقد أن النظام يمنع تسجيل جميع حركات الموظف تلقائيًا.

ملاحظات مهمة

• يجب حفظ بطاقة الموظف قبل إضافة أول عقد.

• راجع تواريخ الفترة الجديدة عند التجديد؛ لا تعتمد على القيم الظاهرة دون مراجعتها.

• تنبيه انتهاء العقد يحدد موعد التنبيه، ولا يمدد العقد.

• حالة العقد داخل الجدول وحالة الموظف أعلى البطاقة حقلان مختلفان؛ راجعهما بعد تنفيذ الإجراء.

• يظهر زر مستقل باسم إنهاء خدمة؛ لا تخلط بينه وبين إيقاف العقد الموجود ضمن إجراءات العقد.

الأسئلة الشائعة

·       لماذا لا يمكنني إضافة عقد للموظف؟
إذا كانت البطاقة جديدة ولم تُحفظ، احفظها أولًا ثم أضف العقد.

·       هل أستطيع إرفاق نسخة العقد؟
نعم، من حقل مرفق في نافذة العقد.

·       كيف أحدد التنبيه قبل انتهاء العقد؟
أدخل عدد الأيام في حقل تنبيه انتهاء العقد.

·       هل يمكن تجديد العقد من لوحة القيادة؟
نعم، من قائمة خيارات العقد اختر تجديد العقد.

·       هل إيقاف العقد يحذف سجله؟
في التطبيق الظاهر بالفيديو، بقي السجل في الجدول وتغيرت حالته إلى تم إيقافه.

·       هل انتهاء العقد يمنع تسجيل الدخول والخروج؟
بحسب تنبيه النظام، تبقى إمكانية تسجيل هذه الحركات مع التنبيه بانتهاء العقد.

مواضيع ذات صلة

• إنشاء موظف وإدخال المعلومات الشخصية.

• إعداد الدوام والإجازات في بطاقة الموظف.

• إعداد المعلومات المالية والراتب.

• إدارة بطاقة الموظف بعد الحفظ.