ارسال واعتماد امر البيع وادارة حالاته
ملخص سريع
بعد إنشاء أمر البيع في تريفو، يمكنك حفظه كمسودة إذا كان ما زال قيد المراجعة أو اعتماده إذا أصبح جاهزًا للتنفيذ ومتابعة دورة البيع.
يساعد اعتماد أمر البيع على تثبيت بيانات السند وإدخاله بشكل رسمي ضمن دورة العمل، كما يتيح متابعة حالته وتحويله إلى سند تسليم أو تنفيذ الإجراءات اللاحقة حسب آلية العمل المعتمدة في المنشأة.
يوضح هذا الدليل الفرق بين الحفظ والاعتماد، وكيفية إدارة حالات أمر البيع، ومتى يمكن تعديله أو إلغاؤه، وما هي الإجراءات التي يمكن تنفيذها بعد اعتماده.
ما الفرق بين حفظ أمر البيع واعتماد أمر البيع؟
عند حفظ أمر البيع
عند الضغط على حفظ، يتم الاحتفاظ بأمر البيع داخل النظام كسند مسودة أو غير معتمد.
يستخدم هذا الخيار عندما تكون بيانات أمر البيع ما زالت قيد المراجعة أو عندما يحتاج المستخدم إلى استكمال البيانات لاحقًا.
في هذه المرحلة:
· يمكن الرجوع إلى أمر البيع وتعديله حسب الصلاحيات.
· لا يتم إصدار رقم رسمي نهائي للسند.
· لا يتم إنشاء قيود محاسبية.
· لا يتم تنفيذ أي حركة مخزنية.
· يبقى أمر البيع في مرحلة المراجعة أو التحضير.
عند اعتماد أمر البيع
عند الضغط على اعتماد، يصبح أمر البيع معتمدًا وجاهزًا للاستخدام الرسمي ضمن دورة المبيعات.
في هذه المرحلة:
· يتم تثبيت بيانات أمر البيع بصيغته المعتمدة.
· يتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة.
· قد يتم تقييد التعديل على السند حسب الصلاحيات والإعدادات.
· يصبح أمر البيع جاهزًا للمتابعة والتنفيذ.
· لا يتم إنشاء أثر محاسبي أو مخزني بمجرد الاعتماد، إلا إذا كانت دورة العمل المعتمدة تنص على ذلك.
متى يكون أمر البيع مسودة؟
يكون أمر البيع في حالة مسودة عندما يتم إنشاؤه وحفظه دون اعتماده.
تستخدم حالة المسودة عادة في الحالات التالية: عندما يكون أمر البيع ما زال قيد الإعداد.
· عندما تحتاج الكميات أو الأسعار أو الخصومات إلى مراجعة.
· عندما لم يتم الانتهاء من إدخال جميع الأصناف أو الخدمات.
· عندما يحتاج أمر البيع إلى موافقة داخلية قبل اعتماده.
· عندما يرغب المستخدم بحفظ العمل والعودة إليه لاحقًا.
تدل حالة المسودة على أن أمر البيع غير نهائي، ويمكن التعامل معه بمرونة أكبر من أمر البيع المعتمد
متى يصبح أمر البيع معتمدًا؟
يصبح أمر البيع معتمدًا عند الضغط على زر اعتماد واستيفاء الشروط المطلوبة حسب إعدادات النظام.
- اكتمال البيانات الأساسية.
- اختيار العميل.
- إضافة الأصناف أو الخدمات المطلوبة.
- توفر الصلاحيات اللازمة للاعتماد.
اجتياز دورة الموافقات إذا كانت مفعلة في النظام.
بمجرد اعتماد أمر البيع، يصبح مستندًا رسميًا داخل دورة المبيعات ويمكن استخدامه في الخطوات اللاحقة مثل المتابعة أو التحويل إلى سند تسليم حسب دورة العمل المعتمدة
هل يمكن تعديل أمر البيع بعد الاعتماد؟
يتم تقييد التعديل على أمر البيع بعد اعتماده للحفاظ على نسخة واضحة ومعتمدة من السند.
في العادة:
- قبل الاعتماد: يمكن التعديل بحرية أكبرحسب الصلاحيات.
- بعد الاعتماد: لا يسمح بالتعديل.
- في حال الحاجة إلى تعديل امر بيع معتمد، يمكن اتباع أحد الإجراءات التالية حسب النظام:
- إلغاء امر البيع
- إنشاء نسخة مطابقة منه .
- إنشاء امر بيع جديد.
يساعد ذلك على الحفاظ على دقة البيانات وتوثيق جميع التغييرات التي تتم على السند ضمن دورة العمل المعتمدة. 🚀
كيف يتم إرسال أمر البيع؟
بعد اعتماد أمر البيع، يمكن مشاركته أو إرساله للجهات المعنية بعدة طرق حسب الإعدادات والصلاحيات المتاحة في تريفو.
1. الطباعة
يمكن طباعة أمر البيع مباشرة من النظام لاستخدامه داخليًا أو إرفاقه مع إجراءات التنفيذ والمتابعة.
2. التصدير إلى PDF
يمكن تصدير أمر البيع بصيغة PDF للحصول على نسخة إلكترونية منظمة وسهلة المشاركة.
3. البريد الإلكتروني
إذا كانت خدمة البريد الإلكتروني مفعلة في النظام، يمكن إرسال أمر البيع مباشرة إلى الجهات المعنية من داخل تريفو.
4. واتساب
إذا كان التكامل مع واتساب مفعلاً في النظام، يمكن مشاركة أمر البيع بهذه الطريقة لتسهيل التواصل السريع.
5. ملاحظة
قد تختلف خيارات الإرسال أو المشاركة المتاحة حسب إعدادات النظام، والصلاحيات الممنوحة للمستخدم، والتكاملات المفعلة في المنشأة.
متابعة أمر البيع من تبويب النشاطات
يستخدم تبويب النشاطات في أمر البيع لمتابعة جميع الإجراءات والملاحظات المرتبطة بالسند من مكان واحد.
من خلال هذا التبويب يمكن للمستخدمين المسموح لهم:
· إضافة تعليقات داخلية مرتبطة بأمر البيع.
· توجيه أمر البيع إلى موظف أو قسم آخر للمتابعة.
· إنشاء موعد أو مهمة متابعة مرتبطة بالسند.
· إرسال بريد إلكتروني أو رسالة واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة في النظام.
· متابعة سجل الحركات والإجراءات التي تمت على أمر البيع.
· الاطلاع على التعليقات والملاحظات السابقة المرتبطة بالسند.
يساعد تبويب النشاطات على توثيق التواصل الداخلي والخارجي المرتبط بأمر البيع، ومعرفة من قام بكل إجراء ومتى تم ذلك، مما يجعل متابعة الطلبات أكثر وضوحًا وتنظيمًا.
لمعرفة المزيد، راجع موضوع تبويب النشاطات والتعليقات في سندات تريفو:..
حالات أمر البيع (حالة السند)
قد يمر أمر البيع بعدة حالات خلال دورة العمل. بعض هذه الحالات نظامية يحددها النظام تلقائيًا، وبعضها قد يكون مرتبطًا بدورة الموافقات أو إجراءات التنفيذ المعتمدة في المنشأة.
حالات السند التي يحددها النظام
1. مسودة
تعني أن أمر البيع تم إنشاؤه وحفظه، لكنه لم يعتمد بعد.
2. معتمد
تعني أن أمر البيع أصبح مستندًا رسميًا داخل النظام وجاهزًا للتنفيذ أو المتابعة ضمن دورة المبيعات.
3. ملغي
تعني أن أمر البيع تم إيقاف العمل به أو إلغاؤه، مع الاحتفاظ به داخل النظام لأغراض التوثيق والمراجعة.
4. بانتظار الموافقة
تظهر هذه الحالة عندما يكون أمر البيع خاضعًا لدورة موافقات ولم يتم اعتماده بشكل نهائي بعد.
5. مكتمل
قد تظهر هذه الحالة عند اكتمال جميع الإجراءات المرتبطة بأمر البيع حسب دورة العمل المعتمدة في المنشأة.
ملاحظة
قد تختلف الحالات الظاهرة من منشأة إلى أخرى حسب إعدادات النظام ودورة العمل المفعلة في تريفو.
حالات المتابعة امر البيع
يمكن للمنشأة تعريف حالات متابعة خاصة بها لمتابعة أوامر البيع تجاريًا أو تشغيليًا، وتظهر هذه الحالات عادة ضمن تبويب معلومات إضافية داخل أمر البيع
تساعد حالات المتابعة على تنظيم العمل ومتابعة مراحل تنفيذ الطلب دون التأثير على الحالة النظامية للسند.
أمثلة على حالات المتابعة
1. قيد التنفيذ
تعني أن أمر البيع تمت مراجعته وبدأت إجراءات تنفيذه.
2. بانتظار التجهيز
تعني أن الطلب بانتظار تجهيز الأصناف أو الخدمات المطلوبة.
3. بانتظار التسليم
تعني أن الطلب أصبح جاهزًا وينتظر تنفيذ عملية التسليم.
4. مكتمل
تعني أن جميع الإجراءات المرتبطة بأمر البيع قد تم تنفيذها بنجاح.
5. ملغي
تعني أنه تم إيقاف متابعة أمر البيع أو إلغاء الطلب.
6. مؤجل
تعني أن تنفيذ الطلب تم تأجيله لسبب معين وسيتم استكماله لاحقًا.
ملاحظة
تختلف أسماء حالات المتابعة وعددها من منشأة إلى أخرى حسب طبيعة العمل والإعدادات المعتمدة داخل النظام.
ماذا يحدث عند إلغاء أمر البيع؟
عند إلغاء أمر البيع :
· يتم إيقاف العمل بأمر البيع داخل دورة المبيعات.
· لا يعود أمر البيع صالحًا للتنفيذ أو المتابعة كسند نشط.
· تبقى نسخة أمر البيع محفوظة في النظام لأغراض الأرشفة والمراجعة.
· لا يتم حذف بيانات أمر البيع من النظام.
· قد يمنع النظام تنفيذ بعض الإجراءات اللاحقة عليه، مثل التحويل إلى سند تسليم أو متابعة التنفيذ، حسب الإعدادات المعتمدة.
يستخدم إلغاء أمر البيع عادة في الحالات التالية
· إلغاء الطلب من قبل العميل.
· إدخال أمر البيع بالخطأ.
· إنشاء أمر بيع بديل.
· تغير شروط الاتفاق أو الأسعار بشكل يتطلب إنشاء سند جديد.
· عدم الحاجة إلى تنفيذ الطلب بعد إنشائه.
ملاحظة
يؤدي إلغاء أمر البيع إلى إيقاف دورة العمل المرتبطة به، مع الاحتفاظ بالسند داخل النظام لأغراض التوثيق والرجوع إليه لاحقًا عند الحاجة
.
ماذا يحدث عند تحويل أمر البيع إلى سند تسليم؟
عند تحويل أمر البيع إلى سند تسليم، يتم نقل البيانات الأساسية من أمر البيع إلى سند التسليم الجديد دون الحاجة إلى إعادة إدخالها يدويًا
عادة يتم نقل البيانات التالية:
· بيانات العميل.
· الأصناف أو الخدمات.
· الكميات.
· الأسعار.
· الخصومات.
· الضرائب.
· المستودع المرتبط بالسند.
· العملة وسعر الصرف المستخدم.
يساعد ذلك على تقليل الأخطاء وتسريع إجراءات التنفيذ والتسليم
.
ماذا يحدث بعد التحويل؟
· يتم إنشاء سند تسليم جديد مرتبط بأمر البيع.
· يمكن متابعة حالة التسليم من خلال المستندات المرتبطة.
· تصبح عملية تنفيذ الطلب أكثر تنظيمًا من خلال ربط المستندات ببعضها.
· يتم الاحتفاظ بسجل واضح لجميع مراحل دورة المبيعات.
ملاحظة
لا يعني تحويل أمر البيع إلى سند تسليم بالضرورة إنشاء قيود محاسبية مباشرة، وإنما يمثل انتقال الطلب إلى مرحلة التنفيذ والتسليم الفعلي حسب دورة العمل المعتمدة في المنشأة.
كما قد تختلف بعض الإجراءات اللاحقة بحسب إعدادات النظام والصلاحيات الممنوحة للمستخدمين
.
المرفقات والأرشيف والنسخة المطابقة
قد يتضمن أمر البيع في تريفو مجموعة من الأدوات المساندة التي تساعد على تنظيم العمل ومتابعة الطلبات بشكل أكثر كفاءة.
المرفقات
يمكن إرفاق ملفات مرتبطة بأمر البيع للرجوع إليها عند الحاجة، مثل:
· مواصفات فنية للمنتجات.
· صور أو ملفات توضيحية.
· اتفاقيات أو عقود مرتبطة بالطلب.
· مستندات داعمة أو مرفقات خاصة بالعميل.
· أي ملفات أخرى مرتبطة بتنفيذ أمر البيع.
تساعد المرفقات على حفظ جميع المعلومات المرتبطة بالطلب في مكان واحد داخل النظام.
الأرشيف
يساعد الأرشيف على الاحتفاظ بأوامر البيع القديمة أو غير النشطة للرجوع إليها لاحقًا دون الحاجة إلى حذفها من النظام.
كما يساهم في تنظيم البيانات والحفاظ على سجل تاريخي للطلبات السابقة.
النسخة المطابقة
قد تحتاج المنشأة إلى إنشاء نسخة مطابقة من أمر بيع سابق عند وجود طلبات متشابهة أو متكررة.
تساعد النسخة المطابقة على:
· تسريع إدخال البيانات.
· تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي.
· إعادة استخدام بيانات العملاء والأصناف والأسعار المسجلة سابقًا.
· توفير الوقت عند إنشاء أوامر بيع مشابهة.
ملاحظة
قد تختلف بعض هذه الخيارات من منشأة إلى أخرى حسب إعدادات النظام والصلاحيات والوظائف المفعلة في تريفو.
أسئلة شائعة حول إرسال واعتماد أمر البيع وإدارة حالاته
· هل يمكن حفظ أمر البيع بدون اعتماده؟
نعم، يمكن حفظ أمر البيع كمسودة إذا لم يكن جاهزًا بعد للاعتماد أو التنفيذ.
· ما الفرق بين أمر البيع المسودة وأمر البيع المعتمد؟
أمر البيع المسودة ما زال قيد الإعداد ويمكن تعديله بسهولة حسب الصلاحيات، أما أمر البيع المعتمد فهو مستند رسمي جاهز للمتابعة والتنفيذ ضمن دورة المبيعات.
· هل يحصل أمر البيع على رقم رسمي عند الحفظ؟
قد لا يتم إصدار الرقم الرسمي عند الحفظ كمسودة، ويتم إصدار رقم السند عند الاعتماد حسب إعدادات الترقيم المعتمدة في النظام.
· هل يمكن تعديل أمر البيع بعد اعتماده؟
يعتمد ذلك على إعدادات النظام والصلاحيات، ولكن في معظم الحالات يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد للحفاظ على سلامة البيانات.
· هل يمكن إلغاء أمر البيع بعد اعتماده؟
نعم، يمكن إلغاء أمر البيع إذا كانت الصلاحيات والإعدادات تسمح بذلك، مع الاحتفاظ بالسند داخل النظام لأغراض التوثيق والمتابعة.
· ما الطرق المتاحة لمشاركة أمر البيع؟
يمكن مشاركة أمر البيع من خلال الطباعة، أو التصدير إلى PDF، أو البريد الإلكتروني، أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة في النظام.
· ماذا تعني حالة "معتمد"؟
تعني أن أمر البيع أصبح مستندًا رسميًا داخل النظام وجاهزًا للتنفيذ أو المتابعة ضمن دورة العمل المعتمدة.
· ماذا يحدث عند إلغاء أمر البيع؟
يتم إيقاف العمل بأمر البيع ومنع متابعته كسند نشط، مع الاحتفاظ به داخل النظام للرجوع إليه لاحقًا.
· ماذا يحدث عند تحويل أمر البيع إلى سند تسليم؟
يتم إنشاء سند تسليم جديد ونقل البيانات الأساسية من أمر البيع إليه، مما يساعد على متابعة تنفيذ الطلب دون إعادة إدخال البيانات.
· هل يمكن إنشاء نسخة مطابقة من أمر البيع؟
نعم، يمكن إنشاء نسخة مطابقة من أمر بيع سابق لإعادة استخدام البيانات وتوفير الوقت عند إنشاء طلبات مشابهة.
· هل يؤثر اعتماد أمر البيع على الحسابات؟
في معظم الحالات لا يؤدي اعتماد أمر البيع وحده إلى إنشاء قيود محاسبية، ويعتمد ذلك على دورة العمل والإعدادات المعتمدة في المنشأة.
· هل يؤثر اعتماد أمر البيع على المخزون؟
لا يتم عادة تنفيذ حركة مخزنية بمجرد اعتماد أمر البيع، وإنما يبدأ التأثير المخزني عند تنفيذ المستندات اللاحقة مثل سند التسليم حسب دورة العمل المعتمدة.
· هل يمكن متابعة جميع الإجراءات المرتبطة بأمر البيع؟
نعم، يمكن متابعة الملاحظات والتعليقات والمهام وسجل الحركات من خلال تبويب النشاطات المرتبط بأمر البيع
.
ملاحظات هامة
· حفظ أمر البيع يعني أن السند ما زال في مرحلة المسودة أو غير معتمد.
· اعتماد أمر البيع يعني أنه أصبح مستندًا رسميًا ضمن دورة المبيعات وجاهزًا للمتابعة أو التنفيذ.
· قد لا يتم إصدار رقم السند الرسمي إلا بعد اعتماد أمر البيع حسب إعدادات الترقيم المعتمدة.
· لا يؤدي حفظ أو اعتماد أمر البيع بحد ذاته إلى إنشاء أثر محاسبي أو مخزني في معظم دورات العمل.
· يفضل مراجعة الأصناف والكميات والأسعار والخصومات والضرائب قبل اعتماد أمر البيع.
· قد يتم تقييد التعديل على أمر البيع بعد اعتماده حسب الصلاحيات والإعدادات المعتمدة.
· عند تحويل أمر البيع إلى سند تسليم، يتم نقل البيانات الأساسية لتسهيل تنفيذ الطلب دون إعادة إدخالها.
· يساعد تبويب النشاطات على توثيق جميع الإجراءات والملاحظات المرتبطة بأمر البيع.
· يمكن استخدام حالات المتابعة لتنظيم العمل ومراقبة تقدم الطلب دون التأثير على حالة السند النظامية.
· تختلف بعض الخيارات والحالات المتاحة حسب إعدادات النظام والصلاحيات الممنوحة للمستخدم.
مواضيع ذات صلة
· ما هو أمر البيع في تريفو
· كيفية إنشاء أمر بيع في تريفو
· شرح حقول أمر البيع
· إضافة الأصناف إلى أمر البيع
· الأسعار والخصومات والضرائب في أمر البيع
· تبويب النشاطات والتعليقات في سندات تريفو
· تحويل أمر البيع إلى سند تسليم
· الفرق بين عرض السعر وأمر البيع وسند التسليم وفاتورة المبيعات