كيفية إنشاء استدراج سعر في تريفو

ملخص سريع

لإنشاء عرض سعر جديد في تريفو، انتقل إلى المشتريات ← استدراج أسعار ← أضف استدراج سعر.
بعد ذلك اختر المورد أو الموردين، وحدد بيانات السند، ثم أضف المنتجات أو الخدمات المطلوب الحصول على أسعار لها، مع تحديد الكميات والمواصفات وموقع التسليم أو التنفيذ إن وجد.

بعد مراجعة البيانات، يمكنك حفظ السند كمسودة أو اعتماده ليصبح جاهزاً للإرسال إلى الموردين.

قبل البدء بإنشاء سند استدراج أسعار

قبل إنشاء سند استدراج أسعار جديد في تريفو، يُفضّل التأكد من تجهيز البيانات الأساسية التي ستحتاجها داخل السند، وذلك لتقليل الأخطاء وتسريع عملية الإدخال.

تأكد من توفر ما يلي:

·       بيانات الموردين: تأكد من أن الموردين المطلوب إرسال الاستدراج لهم موجودون في النظام، وأن بياناتهم الأساسية صحيحة مثل الاسم، الرقم الضريبي، العنوان، ووسائل التواصل.

·       الأصناف أو الخدمات: تأكد من أن المنتجات أو الخدمات المطلوب استدراج أسعارها معرفة مسبقاً في النظام، مع مراجعة الوحدات والمواصفات.

·       العملة وسعر الصرف: إذا كان استدراج الأسعار بعملة مختلفة، تأكد من اختيار العملة الصحيحة ومراجعة سعر الصرف قبل الحفظ.

·       المستودع أو موقع التسليم: حدد المستودع أو الموقع الذي سيتم التوريد إليه لاحقاً، خاصة إذا كانت المواد مرتبطة بموقع أو مشروع معين.

·       تاريخ التوريد المطلوب: أدخل التاريخ المتوقع أو المطلوب لتوريد المنتجات أو تنفيذ الخدمة.

·       الكميات والمواصفات: راجع الكميات المطلوبة وأي مواصفات فنية أو ملاحظات خاصة قبل إرسال السند للموردين.

·       الشروط والملاحظات: جهّز أي شروط خاصة تريد إظهارها في سند استدراج الأسعار، مثل شروط التوريد، التسليم، الضمان، طريقة الدفع، أو مدة صلاحية السعر.

·       مدة سريان الاستدراج: حدد آخر تاريخ لاستقبال الأسعار من الموردين، حتى تكون عملية المقارنة واتخاذ القرار واضحة.

مراجعة هذه البيانات قبل البدء تساعدك على إنشاء سند استدراج أسعار دقيق وواضح، وتقلل الحاجة إلى التعديل بعد الحفظ أو الاعتماد.

خطوات إنشاء سند استدراج أسعار في تريفو

لإنشاء استدراج سعر جديد في تريفو، اتبع الخطوات التالية:

1. افتح قسم المشتريات من القائمة الرئيسية.

2. اختر استدراج أسعار لفتح قائمة استدراج الأسعار.

3. اضغط على زر جديد أو أضف استدراج سعر في أعلى شاشة قائمة استدراج الاسعار.

4. أدخل البيانات الأساسية مثل المورد، التاريخ، العملة، المستودع، وتاريخ التوريد .

5. من تبويب معلومات السند ، أضف المنتجات أو الخدمات المطلوبة في جدول الأصناف.

6. حدّد الكمية، الوحدة، المواصفات لكل صنف حسب الحاجة.

7. يمكنك استخدام خيار الكتالوج لإضافة الأصناف بطريقة أسرع، إذا كان هذا الخيار مفعلاً في النظام.

8. من تبويب معلومات إضافية، راجع أو حدّد البيانات الإضافية مثل دفتر السندات، حالة المتابعة، وتاريخ سريان العرض.

9. من تبويب معلومات مالية، راجع البيانات المالية المرتبطة بالعرض مثل التصنيف الضريبي، تاريخ احتساب الضريبة، المندوب، حاويات الشحن, ومركز التكلفة إن وجدت.

10. راجع بيانات السند ، الموردين, الأصناف, الكميات, تاريخ التوريد المطلوب.

11. اضغط حفظ للاحتفاظ بالسند كمسودة، أو اعتماد إذا كان السند جاهزاً حسب الصلاحيات ودورة العمل المعتمدة.

12. بعد اعتماد السند، يمكن طباعته أو إرساله للموردين حسب طريقة العمل المتبعة في المنشأة، مثل PDF أو البريد الإلكتروني أو واتساب.

13. بعد استلام أسعار الموردين، يمكن متابعة العروض ومقارنتها ثم تحويل السند إلى أمر شراء.

شرح مختصر لأهم الحقول داخل الشاشة.

تحتوي شاشة سند استدراج الأسعار في تريفو على مجموعة من الحقول التي تساعدك على تحديد بيانات الموردين، الأصناف المطلوبة، شروط التوريد، وموقع التسليم أو التنفيذ. قد تختلف بعض الحقول الظاهرة حسب الصلاحيات والإعدادات المفعلة في النظام.

بعد تعبئة الحقول المطلوبة وإضافة المنتجات أو الخدمات، يجب مراجعة البيانات قبل حفظ السند أو اعتماده.

ملاحظة حول حالة السند والترقيم

يوجد في سند استدراج الأسعار نوعان من الحالات:

1.     الحالة النظامية للسند

وهي الحالة التي يحددها تريفو آلياً حسب الإجراء الذي يتم على سند استدراج الأسعار، مثل:

·        مسودة

·        معتمد

·        ملغي

·        مرفوض

·        في انتظار الموافقة

·        محول إلى مستند شراء

هذه الحالة لا يتم تعديلها يدوياً، لأنها تعكس المرحلة الفعلية التي وصل إليها السند داخل دورة العمل.

2.     حالة المتابعة

وهي حالة اختيارية يمكن للمنشأة تعريفها حسب طبيعة عملها لمتابعة عملية الاستدراج، مثل:

• قيد الإعداد

• تم إرساله للموردين

• بانتظار الردود

• تم استلام الأسعار

• قيد المقارنة

• تم اختيار المورد

• مغلق

تساعد هذه الحالة فريق المشتريات على متابعة سندات الاستدراج المفتوحة دون التأثير على الحالة النظامية أو الحسابات أو المخزون.

أما بخصوص رقم سند استدراج الأسعار، فقد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة، وذلك لتجنب استهلاك أرقام رسمية قبل اعتماد السند. عند اعتماد السند، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

.

ماذا يحدث  بعد الحفظ او الاعتماد ؟

بعد الانتهاء من إدخال بيانات سند استدراج الأسعار وإضافة المنتجات أو الخدمات المطلوبة، يمكنك حفظ السند أو اعتماده حسب مرحلة العمل التي وصلت إليها.

عند حفظ سند استدراج الأسعار

يتم الاحتفاظ بالسند في النظام كمسودة أو كسند غير معتمد، ويمكن الرجوع إليه لاحقاً لمراجعته أو تعديل بياناته حسب الصلاحيات.

في هذه المرحلة:

• لا يتم إنشاء قيود محاسبية.

• لا يتم خصم أو حجز كميات من المخزون.

• لا يتم إنشاء أمر شراء.

• يبقى السند مجرد طلب مبدئي للحصول على أسعار من الموردين.

عند اعتماد سند استدراج الأسعار

يصبح السند جاهزاً للاستخدام الرسمي داخل دورة المشتريات، ويتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

بعد الاعتماد قد يتم تقييد التعديل على السند في تريفو، وذلك للحفاظ على نسخة واضحة من الاستدراج المرسل للموردين.

بعد الحفظ أو الاعتماد، يمكن تنفيذ إجراءات إضافية حسب الصلاحيات ودورة العمل، مثل:

• طباعة سند استدراج الأسعار أو تصديره بصيغة PDF.

• إرسال السند للموردين عبر البريد الإلكتروني أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة.

• متابعة حالة السند، مثل: تم إرساله للموردين، بانتظار الردود، قيد المقارنة، أو تم الاختيار.

• إلغاء السند إذا لم يعد مطلوباً.

• تسجيل الأسعار المستلمة من الموردين.

• مقارنة أسعار الموردين.

• تحويل السند إلى طلب شراء أو أمر شراء عند اختيار المورد المناسب.

لا يؤثر حفظ أو اعتماد سند استدراج الأسعار بحد ذاته على الحسابات أو المخزون. يبدأ التأثير الفعلي لاحقاً عند تنفيذ مستندات الشراء المرتبطة، مثل طلب الشراء، أمر الشراء، سند الاستلام، أو فاتورة المشتريات، حسب دورة العمل المعتمدة في تريفو.

 

أسئلة شائعة حول طريقة إنشاء سند الاستدراج

 

·       من أين يمكن إنشاء سند استدراج أسعار جديد في تريفو؟

يمكن إنشاء سند استدراج أسعار جديد من خلال الدخول إلى:

المشتريات ← استدراج الأسعار ← إضافة سند استدراج أسعار

·       هل يجب اختيار المورد قبل إضافة الأصناف؟

يفضّل اختيار المورد أو الموردين قبل إرسال السند، حتى يتم تحديد الجهات التي سيتم طلب الأسعار منها. وقد تسمح بعض الإعدادات بإضافة الأصناف أولاً ثم تحديد الموردين لاحقاً.

·       هل يمكن إنشاء سند استدراج أسعار لأكثر من مورد؟

نعم، يمكن استخدام سند استدراج الأسعار لطلب الأسعار من أكثر من مورد، حسب إعدادات النظام ودورة العمل المعتمدة في المنشأة.

·       هل يمكن إضافة منتجات وخدمات في نفس سند استدراج الأسعار؟

نعم، يمكن إضافة المنتجات أو الخدمات داخل جدول الأصناف حسب طبيعة الاستدراج، مع تحديد الكمية والوحدة والمواصفات المطلوبة لكل بند.

·       ما فائدة خيار الكتالوج داخل سند استدراج الأسعار؟

يساعد خيار الكتالوج على إضافة الأصناف إلى السند بطريقة أسرع وأسهل، خاصة إذا كانت المنشأة تستخدم كتالوج منتجات منظم لاختيار الأصناف بدلاً من إدخالها يدوياً في كل مرة.

·       هل يجب تحديد المستودع عند إنشاء سند استدراج الأسعار؟

إذا كان السند يحتوي على منتجات مخزنية، فمن الأفضل تحديد المستودع أو موقع التسليم المناسب حتى يتم ربط الاستدراج بدورة الشراء والاستلام لاحقاً.

أما إذا كان السند لخدمات فقط، فقد لا يكون المستودع ضرورياً حسب إعدادات النظام.

·       ما المقصود بتاريخ التوريد المطلوب؟

تاريخ التوريد المطلوب هو التاريخ المتوقع أو المطلوب لاستلام المنتجات أو تنفيذ الخدمة، ويساعد الموردين على تقديم أسعار دقيقة بناءً على موعد التسليم.

 

·       متى أحفظ سند استدراج الأسعار ومتى أعتمده؟

استخدم الحفظ عندما يكون السند ما زال قيد الإعداد أو غير جاهز للإرسال.

واستخدم الاعتماد عندما تكتمل البيانات ويصبح السند جاهزاً للإرسال إلى الموردين أو المتابعة الرسمية.

·       هل يحصل سند استدراج الأسعار على رقم مباشرة عند الإنشاء؟

قد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة. عند الاعتماد، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

·       هل يمكن تعديل سند استدراج الأسعار بعد حفظه؟

نعم، يمكن تعديل السند بعد حفظه ما دام في حالة تسمح بالتعديل، وذلك حسب الصلاحيات والإعدادات المعتمدة في النظام.

·       هل يمكن تعديل سند استدراج الأسعار بعد اعتماده؟

قد يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد للحفاظ على نسخة معتمدة من السند. وفي حال الحاجة إلى تعديل البيانات، يمكن اتباع الإجراء المعتمد في المنشأة مثل إلغاء السند أو إنشاء سند جديد، حسب الصلاحيات والإعدادات.

·       هل يؤثر حفظ أو اعتماد سند استدراج الأسعار على الحسابات أو المخزون؟

لا، حفظ أو اعتماد سند استدراج الأسعار لا ينشئ قيوداً محاسبية ولا يخصم أو يحجز كميات من المخزون.

يبدأ التأثير الفعلي لاحقاً من خلال مستندات الشراء أو الاستلام أو الفوترة حسب دورة العمل المعتمدة في تريفو.

·       هل يمكن إرسال سند استدراج الأسعار للموردين بعد إنشائه؟

نعم، بعد حفظ أو اعتماد السند يمكن إرساله للموردين حسب طريقة العمل المتبعة في المنشأة، مثل الطباعة، PDF، البريد الإلكتروني، أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة.

·       ماذا أفعل بعد استلام أسعار الموردين؟

بعد استلام أسعار الموردين، يمكن مراجعتها ومقارنتها واختيار المورد الأنسب بناءً على السعر، مدة التوريد، شروط الدفع، الجودة، أو أي معايير أخرى تعتمدها المنشأة.

بعد ذلك يمكن تحويل سند استدراج الأسعار إلى مستند شراء مناسب، مثل طلب شراء أو أمر شراء، دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات الأصناف مرة أخرى.

 

 

ملاحظات هامة

• تأكد من اختيار الموردين قبل إرسال السند.

• راجع الأصناف والكميات والمواصفات قبل الحفظ.

• حدد موقع التسليم أو المستودع بشكل صحيح.

• راجع العملة وسعر الصرف قبل الاعتماد.

• تأكد من تاريخ التوريد المطلوب وتاريخ انتهاء الاستدراج.

• قد لا يظهر رقم السند الرسمي إلا بعد الاعتماد.

• بعد الاعتماد قد يتم تقييد التعديل حسب الصلاحيات.

• حفظ أو اعتماد سند استدراج الأسعار لا يؤثر على الحسابات أو المخزون.

• بعد استلام الأسعار يمكن مقارنة الموردين وتحويل السند إلى طلب شراء أو أمر شراء.

 

مواضيع ذات صلة

• ما هو سند استدراج الأسعار؟

• إرسال واعتماد سند استدراج الأسعار وإدارة حالاته

• مقارنة أسعار الموردين

• تحويل سند استدراج الأسعار إلى طلب شراء

• تحويل سند استدراج الأسعار إلى أمر شراء

• الفرق بين استدراج الأسعار وطلب الشراء وأمر الشراء وفاتورة المشتريات

 

آخر تحديث: يونيو 2026