كيفية انشاء سند تسليم

ملخص سريع

يستخدم سند التسليم في تريفو لتوثيق تسليم الأصناف أو البضائع للعميل بشكل فعلي، وربط عملية التسليم بحركة المخزون ضمن دورة المبيعات.

يمكن إنشاء سند التسليم مباشرة أو من خلال تحويل أمر البيع، مما يساعد على تسريع العمل وتقليل الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات.

يوضح هذا الدليل خطوات إنشاء سند تسليم وإضافة الأصناف واعتماد السند ومتابعة إجراءات التسليم داخل النظام.

قبل البدء بأنشاء سند تسليم

قبل إنشاء سند تسليم، تأكد من توفر ما يلي:

·       وجود صلاحية لإنشاء سندات التسليم.

·       اختيار العميل الصحيح.

·       التأكد من توفر الأصناف والكميات المطلوبة في المستودع.

·       تحديد المستودع الذي سيتم التسليم منه.

·       مراجعة بيانات أمر البيع إذا كان السند سيتم إنشاؤه من أمر بيع معتمد.

·       التأكد من صحة الأصناف والكميات قبل اعتماد الند.

 

 

 

 

لإنشاء سند تسليم جديد في تريفو، اتبع الخطوات التالية:

1. افتح قسم المبيعات من القائمة الرئيسية.

2. اختر سندات التسليم لفتح قائمة سندات التسليم.

3. اضغط على زر جديد أو أضف سند تسليم في أعلى شاشة قائمة سندات التسليم.

4. أدخل البيانات الأساسية مثل العميل، التاريخ، العملة، المستودع، ورقم المرجع إن وجد.

 

5.     إذا كان سند التسليم مرتبطًا بأمر بيع، اختر أمر البيع المطلوب لتحميل بياناته تلقائيًا.

6. من تبويب معلومات سند التسليم، أضف المنتجات أو الخدمات المطلوب تسليمها، أو راجع الأصناف التي تم تحميلها من أمر البيع.

7. حدّد الكميات المطلوب تسليمها لكل صنف، وتأكد من صحة البيانات.

8. من تبويب معلومات إضافية، راجع البيانات الإضافية مثل دفتر السندات، حالة السند، عنوان التسليم، وتاريخ المرجع إن وجدت.

9. من تبويب معلومات مالية، راجع البيانات المالية المرتبطة بالسند مثل التصنيف الضريبي، المندوب، خطة العمولات، ومركز التكلفة إن وجدت

.

10. راجع الأصناف والكميات وجميع البيانات قبل الحفظ.

11. اضغط حفظ للاحتفاظ بسند التسليم كمسودة، أو اعتماد إذا كان السند جاهزًا حسب الصلاحيات ودورة العمل المعتمدة

12. بعد اعتماد سند التسليم، يتم تحديث حالة السند، ويمكن طباعته أو استخدامه لاستكمال دورة المبيعات حسب آلية العمل في المنشأة.

شرح مختصر لأهم الحقول داخل الشاشة

الشرح	الحقل
التاريخ الذي يتم فيه إنشاء سند التسليم أو تسجيله في النظام.	تاريخ السند
يستخدم لاختيار العميل الذي سيتم تسليم الأصناف أو البضائع له.	العملاء والموردون
تحدد العملة المستخدمة داخل السند وسعر الصرف المرتبط بها إذا كانت مختلفة عن العملة الأساسية.	العملة - سعر الصرف
يستخدم لتسجيل رقم مرجعي داخلي أو رقم طلب مرتبط بسند التسليم إن وجد.	رقم المرجع
المستودع الذي سيتم إخراج وتسليم الأصناف منه.	المستودع
التاريخ المتوقع أو المتفق عليه لتسليم الأصناف للعميل.	تاريخ التوريد
تحدد فئة الأسعار المستخدمة عند احتساب أسعار الأصناف داخل السند.	فئة السعر
يستخدم لإضافة الأصناف أو المنتجات المطلوب تسليمها مع تحديد الكمية والسعر والخصم والضريبة لكل صنف.	جدول المنتجات
يساعد على إضافة الأصناف إلى السند بطريقة أسرع من خلال اختيارها من الكتالوج.	الكتالوج
يستخدم لتحديد الخصم على الصنف أو على السند حسب إعدادات النظام.	الخصم
تحدد الضريبة المطبقة على الأصناف ويتم بناءً عليها احتساب الضريبة والإجماليات.	الضريبة
يحتوي على بيانات إضافية مثل دفتر السندات، حالة المتابعة، السائق، وقت الخروج، رقم السيارة وتاريخ المرجع.	تبويب معلومات إضافية
حالة اختيارية تستخدمها المنشأة لمتابعة مراحل تنفيذ التسليم مثل: قيد التجهيز، جاهز للتسليم، قيد التسليم، تم التسليم.	حالة المتابعة
يحدد دفتر السندات المستخدم في ترقيم سندات التسليم.	دفتر السندات
اسم السائق المسؤول عن عملية التسليم إن وجد.	السائق
الوقت الذي خرجت فيه البضاعة أو المركبة لتنفيذ عملية التسليم.	وقت الخروج
رقم المركبة المستخدمة في عملية التسليم إن وجدت.	رقم السيارة
يحتوي على بيانات مالية مرتبطة بالسند مثل التصنيف الضريبي وتاريخ احتساب الضريبة والمندوب ومركز التكلفة وخطة العمولات.	تبويب معلومات مالية
يستخدم لتحديد المعالجة الضريبية المناسبة للسند حسب نوع العميل أو العملية.	التصنيف الضريبي
التاريخ الذي يتم الاعتماد عليه في احتساب الضريبة داخل السند.	تاريخ احتساب الضريبة
الموظف أو مندوب المبيعات المسؤول عن متابعة عملية البيع أو التسليم.	المندوب
يستخدم لربط السند بمركز تكلفة معين لأغراض المتابعة والتقارير.	مركز التكلفة
تستخدم عند وجود نظام عمولات مرتبط بالمبيعات أو المندوبين.	خطة العمولات
يستخدم لإضافة أي ملاحظات داخلية أو ملاحظات تظهر في مستند سند التسليم.	تبويب الملاحظات

بعد تعبئة الحقول المطلوبة وإضافة المنتجات أو الخدمات، يجب مراجعة الأسعار والخصومات والضرائب والإجماليات

قبل حفظ السند او اعتماده

ملاحظة حول حالة العرض والترقيم

يوجد في سند التسليم نوعان من الحالات:

الحالة النظامية للسند:(حالة السند)
وهي الحالة التي يحددها تريفو آلياً حسب الإجراء الذي يتم على سند التسليم، مثل: مسودة، معتمد، ملغي، أو في انتظار الموافقة. هذه الحالة لا يتم تعديلها يدوياً، لأنها تعكس المرحلة الفعلية التي وصل إليها السند داخل دورة العمل.

حالة المتابعة:
وهي حالة اختيارية يمكن للمنشأة تعريفها حسب طبيعة عملها لمتابعة عمليات التسليم، مثل: قيد التجهيز، جاهز للتسليم، قيد التسليم، تم التسليم، أو مؤجل. تساعد هذه الحالة فريق المبيعات والمستودعات على متابعة عمليات التسليم دون التأثير على الحالة النظامية للسند أو على حركة المخزون.

أما بخصوص رقم سند التسليم، فقد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة، وذلك لتجنب استهلاك أرقام رسمية قبل اعتماد السند. عند اعتماد سند التسليم، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

ماذا يحدث بعد الحفظ أو الاعتماد؟

بعد الانتهاء من إدخال بيانات سند التسليم وإضافة الأصناف أو المنتجات، يمكنك حفظ السند أو اعتماده حسب مرحلة العمل التي وصلت إليها.

عند حفظ سند التسليم

يتم الاحتفاظ بسند التسليم في النظام كمسودة أو كسند غير معتمد، ويمكن الرجوع إليه لاحقاً لمراجعته أو تعديل بياناته حسب الصلاحيات. في هذه المرحلة لا يتم تنفيذ عملية التسليم بشكل فعلي، ويبقى السند قابلاً للتعديل والمراجعة قبل الاعتماد.

عند اعتماد سند التسليم

يصبح سند التسليم جاهزاً للاستخدام الرسمي داخل دورة المبيعات، ويتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام. بعد الاعتماد يتم تقييد التعديل على السند في تريفو، وذلك للحفاظ على نسخة معتمدة وواضحة من بيانات التسليم.

عند اعتماد سند التسليم، يتم تسجيل عملية التسليم حسب دورة العمل المعتمدة في المنشأة، وقد يؤدي ذلك إلى تحديث حركة المخزون وإخراج الكميات التي تم تسليمها من المستودع المحدد.

بعد الحفظ أو الاعتماد

بعد الحفظ أو الاعتماد، يمكن تنفيذ إجراءات إضافية على سند التسليم حسب الصلاحيات ودورة العمل، مثل:

·       طباعة سند التسليم أو تصديره بصيغة PDF.

·       متابعة حالة التسليم من خلال حالة المتابعة.

·       مراجعة بيانات الأصناف والكميات التي تم تسليمها.

·       إلغاء السند إذا لم يعد مطلوباً، مع الاحتفاظ بنسخة منه في النظام بحالة ملغى.

·       إنشاء فاتورة مبيعات بناءً على سند التسليم حسب دورة العمل المعتمدة.

قد يختلف تأثير سند التسليم على الحسابات أو المخزون حسب إعدادات النظام ودورة العمل المعتمدة في تريفو.

أسئلة شائعة حول إنشاء سند التسليم

·       من أين يمكن إنشاء سند تسليم جديد في تريفو؟

يمكن إنشاء سند تسليم جديد من خلال الدخول إلى المبيعات ← سندات التسليم، ثم الضغط على زر إضافة سند تسليم.

·       هل يجب اختيار العميل قبل إضافة الأصناف؟

نعم، يفضل اختيار العميل أولاً قبل إضافة الأصناف، لأن بعض البيانات قد ترتبط بالعميل مثل الأسعار أو المعلومات المرتبطة بعملية التسليم.

·       هل يمكن إنشاء سند تسليم بدون اختيار عميل؟

لا، يجب اختيار العميل قبل حفظ سند التسليم حسب إعدادات النظام المعتمدة.

·       هل يمكن إضافة أكثر من صنف داخل سند التسليم؟

نعم، يمكن إضافة عدد غير محدود من الأصناف أو المنتجات داخل سند التسليم مع تحديد الكميات المطلوبة لكل صنف.

·       هل يمكن تعديل الكميات داخل سند التسليم؟

نعم، يمكن تعديل الكميات قبل حفظ السند أو اعتماده حسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.

·       ما فائدة تحديد المستودع داخل سند التسليم؟

يساعد تحديد المستودع على معرفة مصدر الأصناف التي سيتم تسليمها وربط حركة التسليم بالمخزون الصحيح.

·       هل يمكن إنشاء سند تسليم من أمر البيع؟

نعم، يمكن إنشاء سند تسليم من أمر البيع دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات العميل أو الأصناف مرة أخرى.

·       هل يمكن حفظ سند التسليم كمسودة؟

نعم، يمكن حفظ السند كمسودة والعودة إليه لاحقاً لاستكمال البيانات أو تعديلها قبل الاعتماد.

·       متى أحفظ سند التسليم ومتى أعتمده؟

استخدم الحفظ عندما تكون البيانات ما زالت قيد المراجعة، واستخدم الاعتماد بعد التأكد من صحة البيانات وجاهزية عملية التسليم.

·       هل يحصل سند التسليم على رقم مباشرة عند الإنشاء؟

قد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة، وعند الاعتماد يتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

·       هل يمكن تعديل سند التسليم بعد حفظه؟

نعم، يمكن تعديل سند التسليم بعد حفظه ما دام في حالة تسمح بالتعديل وحسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.

·       هل يمكن تعديل سند التسليم بعد اعتماده؟

يعتمد ذلك على إعدادات النظام والصلاحيات المعتمدة في المنشأة، وقد يتطلب الأمر إلغاء السند أو إنشاء سند جديد.

·       هل يؤثر سند التسليم على المخزون؟

نعم، قد يؤدي اعتماد سند التسليم إلى تسجيل حركة إخراج للأصناف من المستودع حسب دورة العمل المعتمدة.

·       هل يمكن طباعة سند التسليم بعد إنشائه؟

نعم، يمكن طباعة سند التسليم أو تصديره بصيغة PDF حسب الصلاحيات والإعدادات المتاحة.

·       ماذا أفعل بعد اعتماد سند التسليم؟

بعد الاعتماد يمكن متابعة حالة التسليم أو إنشاء فاتورة مبيعات أو تنفيذ الإجراءات المرتبطة بدورة العمل المعتمدة في المنشأة.

ملاحظات هامة

·       تأكد من اختيار العميل الصحيح قبل إضافة الأصناف.

·       راجع الم ستودع المحدد قبل حفظ أو اعتماد سند التسليم.

·       تأكد من توفر الكميات المطلوبة داخل المستودع قبل تنفيذ عملية التسليم.

·       راجع الأصناف والكميات بعناية قبل اعتماد السند.

·       قد لا يظهر رقم السند الرسمي إلا بعد الاعتماد حسب إعدادات النظام.

·       بعد اعتماد سند التسليم قد يتم تقييد التعديل على السند حسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.

·       قد يؤثر اعتماد سند التسليم على حركة المخزون حسب دورة العمل المعتمدة في المنشأة.

·       يفضل ربط سند التسليم بأمر البيع لتسهيل متابعة دورة المبيعات.

·       تأكد من مراجعة بيانات التسليم قبل طباعة السند أو مشاركته مع الجهات المعنية.

مواضيع ذات صلة

·       ما هو سند التسليم

·       شرح حقول سند  التسليم

·       إرسال واعتماد سند التسليم وإدارة حالاته

·       الأسعار والخصومات والضرائب في سند التسليم

·       الفرق بين عرض السعر وأمر البيع وسند التسليم وفاتورة المبيعات

 

اخر تحديث : يونيو 2026