كيفية انشاء امر بيع

ملخص سريع

إنشاء أمر بيع جديد في تريفو، انتقل إلى ← المبيعات ← أوامر البيع ← إضافة أمر بيع.

بعد ذلك اختر العميل، وحدد بيانات أمر البيع، ثم أضف المنتجات أو الخدمات المطلوبة مع الكميات والأسعار والخصومات والضرائب.

بعد مراجعة البيانات، يمكنك حفظ أمر البيع كمسودة أو اعتماده ليصبح جاهزًا للتنفيذ أو التحويل إلى سند تسليم أو فاتورة مبيعات حسب دورة العمل المعتمدة.

قبل البدء بإنشاء أمر بيع

قبل إنشاء أمر بيع جديد في تريفو، يُفضل التأكد من تجهيز البيانات الأساسية التي ستحتاجها داخل السند، وذلك لتقليل الأخطاء وتسريع عملية الإدخال ومتابعة تنفيذ الطلب بشكل صحيح.

تأكد من توفر ما يلي:

·       بيانات العميل: تأكد من أن العميل موجود في النظام، وأن بياناته الأساسية صحيحة مثل الاسم ووسائل التواصل والبيانات الضريبية إن وجدت.

·       الأصناف أو الخدمات: تأكد من أن المنتجات أو الخدمات المطلوب بيعها معرفة مسبقًا في النظام، مع مراجعة الوحدات والأسعار والضرائب المرتبطة بها.

·       فئة سعر البيع: حدد فئة السعر المناسبة للعميل، مثل سعر المفرق أو الجملة أو أي فئة سعر معتمدة في المنشأة.

·       العملة وسعر الصرف: إذا كان أمر البيع بعملة مختلفة، تأكد من اختيار العملة الصحيحة ومراجعة سعر الصرف قبل الحفظ.

·       المستودع: حدد المستودع المناسب إذا كان أمر البيع يحتوي على أصناف مخزنية سيتم تجهيزها أو تسليمها لاحقًا.

·       تاريخ التسليم المتوقع: أدخل تاريخ التسليم المتوقع إذا كان معروفًا، حتى يسهل متابعة تنفيذ الطلب.

·       الضرائب والخصومات: راجع التصنيف الضريبي والخصومات قبل اعتماد أمر البيع، خاصة إذا كانت الأصناف تخضع لنسب ضريبية مختلفة.

·       خطة الاشتراك: إذا كان أمر البيع مرتبطًا باشتراك أو خدمة دورية، تأكد من اختيار خطة الاشتراك المناسبة قبل إضافة البنود.

·       الشروط والملاحظات: جهز أي ملاحظات أو شروط خاصة مرتبطة بالطلب، مثل شروط الدفع أو التسليم أو الضمان.

مراجعة هذه البيانات قبل البدء تساعدك على إنشاء أمر بيع دقيق وواضح، وتقلل الحاجة إلى التعديل بعد الحفظ أو الاعتماد.

خطوات إنشاء امر بيع في تريفو

لإنشاء امر بيع جديد في تريفو، اتبع الخطوات التالية:

1.     افتح قسم المبيعات من القائمة الرئيسية.

2.     اختر أوامر البيع لفتح قائمة أوامر البيع

3.     اضغط على زر جديد أو أضف امر بيع في أعلى شاشة قائمة أوامر البيع.

4.     أدخل البيانات الأساسية مثل العميل، التاريخ، العملة، المستودع، فئة السعر، وتاريخ التوريد إن وجد.

5. إذا كان امر البيع متعلقاً باشتراك، اختر خطة الاشتراك المناسبة.

6.من تبويب معلومات امر البيع، أضف المنتجات أو الخدمات المطلوبة في جدول الأصناف.

 

7. حدّد الكمية، السعر، الخصم، والضريبة لكل صنف حسب الحاجة.

8. يمكنك استخدام خيار الكتالوج لإضافة الأصناف بطريقة أسرع، إذا كان هذا الخيار مفعلاً في النظام.

9. من تبويب معلومات إضافية، راجع أو حدّد البيانات الإضافية مثل دفتر السندات، حالة العرض، عنوان التسليم،.

10. من تبويب معلومات مالية، راجع البيانات المالية المرتبطة بالامر مثل التصنيف الضريبي، تاريخ احتساب الضريبة، المندوب، خطة العمولات، ومركز التكلفة إن وجدت.

راجع إجماليات السند، الخصومات، الضرائب، والمبلغ النهائي قبل الحفظ.

11. اضغط حفظ للاحتفاظ بعرض السعر كمسودة، أو اعتماد إذا كان امر البيع جاهزاً حسب الصلاحيات ودورة العمل المعتمدة.

12. بعد اعتماد لأمر، يمكن طباعته أو إرساله للعميل حسب طريقة العمل المتبعة في المنشأة، مثل PDF أو البريد الإلكتروني أو واتساب.

 

شرح مختصر لأهم الحقول داخل الشاشة.

تحتوي شاشة أمر البيع في تريفو على مجموعة من الحقول التي تساعدك على تحديد بيانات العميل، الأصناف، الأسعار، شروط الطلب، والبيانات المالية المرتبطة به. قد تختلف بعض الحقول الظاهرة حسب الصلاحيات والإعدادات المفعلة في النظام.

الشرح	الحقل
التاريخ الذي يتم فيه إنشاء أمر البيع أو تسجيله في النظام.	تاريخ أمر البيع
يتم من خلاله اختيار العميل الذي سيتم إصدار أمر البيع له.	العملاء والموردون
تحدد عملة أمر البيع وسعر الصرف المستخدم إذا كانت العملة مختلفة عن العملة الأساسية.	العملة - سعر الصرف
يستخدم لتسجيل رقم مرجعي داخلي أو رقم طلب مرتبط بأمر البيع إن وجد.	رقم المرجع
حقل اختياري لكتابة اسم الجهة أو الشخص الذي يوجه له أمر البيع عند الحاجة.	إلى السادة
المستودع الذي سيتم الاعتماد عليه عند تجهيز الطلب أو تسليم المنتجات.	المستودع
التاريخ المتوقع لتسليم المنتجات أو تنفيذ الخدمة للعميل.	تاريخ التسليم
تحدد قائمة أو فئة سعر البيع التي سيتم استخدامها في أمر البيع.	فئة السعر
تظهر أو تستخدم عندما يكون أمر البيع مرتبطًا باشتراك، ويتم من خلالها اختيار خطة الاشتراك المناسبة للعميل.	خطة الاشتراك
يستخدم لإضافة الأصناف أو الخدمات المطلوبة في أمر البيع مع تحديد الكمية والسعر والخصم والضريبة لكل بند.	جدول المنتجات أو الخدمات
خيار يساعد على إضافة الأصناف إلى أمر البيع بطريقة أسرع من خلال اختيارها من الكتالوج.	الكتالوج
يستخدم لتحديد الخصم على السند ككل سواء كنسبة مئوية أو قيمة.	الخصم
تحدد الضريبة المطبقة على الصنف أو الخدمة ويتم بناءً عليها احتساب قيمة الضريبة والإجماليات.	الضريبة
يحتوي على بيانات إضافية مثل دفتر السندات، حالة السند، عنوان التسليم، وتاريخ المرجع.	تبويب معلومات إضافية
حالة اختيارية تستخدمها المنشأة لمتابعة أمر البيع تجاريًا، مثل قيد التنفيذ أو قيد المتابعة أو بانتظار التسليم، ولا تؤثر على الحسابات أو المخزون.	حالة المتابعة
الحالة التي يحددها تريفو آليًا حسب الإجراء الذي يتم على أمر البيع مثل: مسودة، معتمد، ملغي أو بانتظار الموافقة.	حالة السند
العنوان الذي سيتم استخدامه عند تسليم المنتجات أو تنفيذ الخدمة إذا كان مختلفًا عن بيانات العميل الأساسية.	عنوان التسليم
يحتوي على بيانات مالية مرتبطة بأمر البيع مثل التصنيف الضريبي، تاريخ احتساب الضريبة، المندوب، خطة العمولات، ومركز التكلفة.	تبويب معلومات مالية
يستخدم لتحديد المعالجة الضريبية المناسبة لأمر البيع حسب نوع العميل أو طبيعة العملية.	التصنيف الضريبي
الموظف أو مندوب المبيعات المسؤول عن أمر البيع أو متابعة العميل.	المندوب
تستخدم عند وجود نظام عمولات مرتبط بالمبيعات أو المندوبين.	خطة العمولات
يستخدم لربط أمر البيع بمركز تكلفة معين لأغراض المتابعة والتقارير الداخلية.	مركز التكلفة
تستخدم لإضافة شروط أو توضيحات خاصة بأمر البيع مثل شروط الدفع أو التسليم أو أي ملاحظات خاصة بالعميل.	الملاحظات
بعد تعبئة الحقول المطلوبة وإضافة المنتجات أو الخدمات، يجب مراجعة الأسعار والخصومات والضرائب والإجماليات قبل حفظ أمر البيع أو اعتماده.	ملاحظة

 

ملاحظة حول حالة السند والترقيم

يوجد في أمر البيع نوعان من الحالات:

الحالة النظامية للسند (حالة السند):

وهي الحالة التي يحددها تريفو آليًا حسب الإجراء الذي يتم على أمر البيع، مثل: مسودة، معتمد، ملغي، أو في انتظار الموافقة. هذه الحالة لا يتم تعديلها يدويًا، لأنها تعكس المرحلة الفعلية التي وصل إليها السند داخل دورة العمل.

حالة المتابعة:

وهي حالة اختيارية يمكن للمنشأة تعريفها حسب طبيعة عملها لمتابعة أمر البيع تجاريًا، مثل: قيد التنفيذ، بانتظار التجهيز، بانتظار التسليم، أو مكتمل. تساعد هذه الحالة فريق المبيعات على متابعة الطلبات المفتوحة دون التأثير على الحالة النظامية أو القيود المالية أو المخزون.

أما بخصوص رقم أمر البيع، فقد لا يحصل السند على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة، وذلك لتجنب استهلاك أرقام رسمية قبل اعتماد السند. عند اعتماد أمر البيع، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

ماذا يحدث بعد الحفظ أو الاعتماد؟

بعد الانتهاء من إدخال بيانات أمر البيع وإضافة المنتجات أو الخدمات، يمكنك حفظ السند أو اعتماده حسب مرحلة العمل التي وصلت إليها.

عند حفظ أمر البيع

يتم الاحتفاظ بأمر البيع في النظام كمسودة أو كسند غير معتمد، ويمكن الرجوع إليه لاحقًا لمراجعته أو تعديل بياناته حسب الصلاحيات. في هذه المرحلة لا يتم إنشاء أي قيود محاسبية، ولا يتم خصم كميات من المخزون، لأن أمر البيع ما زال في مرحلة التجهيز والمتابعة قبل تنفيذ عملية التسليم أو الفوترة.

عند اعتماد أمر البيع

يصبح أمر البيع جاهزًا للاستخدام الرسمي داخل دورة المبيعات، ويتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام. بعد الاعتماد قد يتم تقييد التعديل على أمر البيع حسب الصلاحيات والإعدادات المعتمدة، وذلك للحفاظ على نسخة معتمدة وواضحة من الطلب.

بعد الحفظ أو الاعتماد، يمكن تنفيذ إجراءات إضافية على أمر البيع حسب الصلاحيات ودورة العمل، مثل:

·       طباعة أمر البيع أو تصديره بصيغة PDF.

·       إرسال أمر البيع للعميل أو للجهات المعنية حسب آلية العمل المعتمدة.

·       متابعة حالة أمر البيع تجاريًا، مثل: قيد التنفيذ، بانتظار التجهيز، بانتظار التسليم، أو مكتمل.

·       إلغاء أمر البيع إذا لم يعد مطلوبًا، مع الاحتفاظ بنسخة منه في النظام بحالة ملغى.

·       تحويل أمر البيع إلى سند تسليم دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات العميل أو الأصناف مرة أخرى.

لا يؤثر حفظ أو اعتماد أمر البيع بحد ذاته على الحسابات في معظم دورات العمل المعتمدة. ويبدأ التأثير الفعلي لاحقًا عند تنفيذ المستندات المرتبطة مثل سند التسليم أو فاتورة المبيعات، حسب دورة العمل المعتمدة في تريفو.

أسئلة شائعة حول كيفية إنشاء أمر البيع

·       من أين يمكن إنشاء أمر بيع جديد في تريفو؟

يمكن إنشاء أمر بيع جديد من خلال الدخول إلى ← المبيعات ← أوامر البيع، ثم الضغط على زر إضافة أمر بيع.

·       هل يجب اختيار العميل قبل إضافة الأصناف؟

نعم، يجب اختيار العميل أولًا لأن بعض البيانات قد ترتبط بالعميل، مثل فئة السعر، العملة، الشروط، أو البيانات الضريبية حسب إعدادات النظام.

·       هل يمكن إنشاء أمر بيع بدون اختيار عميل؟

لا، لا يمكن حفظ أمر البيع دون اختيار العميل وإضافة صنف أو خدمة واحدة على الأقل، حسب إعدادات النظام.

·       ما المقصود بفئة سعر البيع في أمر البيع؟

فئة سعر البيع تحدد الأسعار التي سيتم استخدامها عند إضافة المنتجات أو الخدمات، مثل سعر المفرق أو الجملة أو أي فئة سعر معتمدة لدى المنشأة.

·       هل يمكن تعديل السعر داخل أمر البيع؟

نعم، يمكن تعديل السعر داخل أمر البيع إذا كانت الصلاحيات والإعدادات تسمح بذلك، وقد يتم جلب السعر تلقائيًا من بطاقة الصنف أو فئة السعر المحددة.

·       هل يمكن إضافة منتجات وخدمات في نفس أمر البيع؟

نعم، يمكن إضافة المنتجات أو الخدمات داخل جدول الأصناف حسب طبيعة الطلب، مع تحديد الكمية والسعر والخصم والضريبة لكل بند.

·       ما فائدة خيار الكتالوج داخل أمر البيع؟

يساعد خيار الكتالوج على إضافة الأصناف إلى أمر البيع بطريقة أسرع وأسهل، خاصة إذا كانت المنشأة تستخدم كتالوج منتجات منظم لاختيار الأصناف بدلًا من إدخالها يدويًا في كل مرة.

 

 

·       هل يجب تحديد المستودع عند إنشاء أمر البيع

إذا كان أمر البيع يحتوي على منتجات مخزنية، فمن الأفضل تحديد المستودع المناسب حتى يتم ربط الطلب بعملية التجهيز والتسليم لاحقًا.

·       هل يمكن إضافة خصم على أمر البيع؟

نعم، يمكن إضافة خصم على البنود أو على السند حسب إعدادات النظام، ويتم احتساب الخصم ضمن إجماليات أمر البيع.

·       هل يتم احتساب الضريبة تلقائيًا داخل أمر البيع؟

نعم، يتم احتساب الضريبة بناءً على إعدادات الأصناف أو التصنيف الضريبي أو البيانات الضريبية المرتبطة بالسند، مع إمكانية مراجعتها قبل الحفظ أو الاعتماد.

·       متى أحفظ أمر البيع ومتى أعتمده؟

استخدم الحفظ عندما يكون أمر البيع ما زال قيد المراجعة أو غير جاهز للتنفيذ. واستخدم الاعتماد عندما تكتمل البيانات ويصبح الطلب جاهزًا للمتابعة ضمن دورة المبيعات.

·       هل يحصل أمر البيع على رقم مباشرة عند الإنشاء؟

قد لا يحصل أمر البيع على رقم رسمي أثناء مرحلة المسودة. عند الاعتماد، يقوم تريفو بإصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة في النظام.

·       هل يمكن تعديل أمر البيع بعد حفظه؟

نعم، يمكن تعديل أمر البيع بعد حفظه ما دام في حالة تسمح بالتعديل، وذلك حسب الصلاحيات والإعدادات المعتمدة.

·       هل يمكن تعديل أمر البيع بعد اعتماده؟

قد يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد للحفاظ على نسخة معتمدة من السند، وذلك حسب الصلاحيات والإعدادات المعتمدة في المنشأة.

·       هل يؤثر حفظ أو اعتماد أمر البيع على الحسابات أو المخزون؟

في معظم حالات الاستخدام لا يؤثر حفظ أو اعتماد أمر البيع مباشرة على الحسابات أو المخزون، ويبدأ التأثير الفعلي من خلال المستندات اللاحقة حسب دورة العمل المعتمدة.

·       هل يمكن إرسال أمر البيع بعد إنشائه؟

نعم، بعد حفظ أو اعتماد أمر البيع يمكن طباعته أو تصديره أو إرساله حسب الخيارات المتاحة في النظام.

·       ماذا أفعل بعد اعتماد أمر البيع؟

بعد اعتماد أمر البيع يمكن متابعة تنفيذ الطلب أو تحويله إلى سند تسليم أو متابعة الإجراءات اللاحقة ضمن دورة المبيعات المعتمدة.

ملاحظات هامة

·       تأكد من اختيار العميل قبل إضافة الأصناف أو الخدمات.

·       راجع فئة السعر والعملة قبل حفظ أمر البيع أو اعتماده.

·       تأكد من صحة الكميات والأسعار والخصومات والضرائب قبل الاعتماد.

·       قد لا يظهر رقم السند الرسمي إلا بعد اعتماد أمر البيع حسب إعدادات الترقيم المعتمدة.

·       بعد الاعتماد قد يتم تقييد التعديل على أمر البيع حسب الصلاحيات والإعدادات المفعلة في النظام.

·       يفضل مراجعة بيانات المستودع وعنوان التسليم قبل اعتماد السند.

·       يمكن تحويل أمر البيع إلى سند تسليم دون الحاجة إلى إعادة إدخال بيانات العميل أو الأصناف.

·       قد تختلف بعض الحقول والخيارات الظاهرة حسب صلاحيات المستخدم وإعدادات المنشأة.

مواضيع ذات صلة

·       ما هو أمر البيع في تريفو

·       إرسال واعتماد أمر البيع وإدارة حالاته

·       تحويل أمر البيع إلى سند تسليم

·       الأسعار والخصومات والضرائب في أمر البيع

·       تبويب النشاطات والتعليقات في سندات تريفو

·       الفرق بين عرض السعر وأمر البيع وسند التسليم وفاتورة المبيعات

آخر تحديث: يونيو 2026