التعرف على قائمة حاويات الشحن وكيفية إنشاء حاوية جديدة في تريفو
الفكرة العامة
تُستخدم شاشة تعريف حاويات الشحن في تريفو لإنشاء وإدارة حاويات الشحن الخاصة بعمليات الاستيراد، وتسجيل معلومات كل شحنة، مثل رقم الشحنة ونوع الحاوية وطريقة الشحن والعملة المستخدمة.
كما تتيح الشاشة ربط فواتير المشتريات بحاوية الشحن، ومتابعة الأصناف المرتبطة بها، بالإضافة إلى مراقبة المساحة والوزن المستهلك والمتبقي داخل الحاوية.
يساعد ذلك المنشأة على تنظيم عمليات الاستيراد ومتابعة الشحنات من خلال شاشة واحدة.
كيفية الوصول إلى الشاشة
- من القائمة الرئيسية، انتقل إلى التطبيقات الإضافية.
- اختر الاستيراد والتكاليف.
- اضغط على تعريف حاويات الشحن.
التعرف على قائمة حاويات الشحن
عند فتح الشاشة، تظهر قائمة بحاويات الشحن المسجلة في النظام، ويمكن من خلالها استعراض الشحنات السابقة والوصول إلى تفاصيلها.
تساعد القائمة على متابعة الحاويات المسجلة ومعرفة حالتها، بالإضافة إلى البحث عن الحاوية المطلوبة وفتحها لمراجعة بياناتها.
يمكن الضغط على الحاوية المطلوبة لعرض تفاصيلها، أو استخدام زر جديد لإنشاء حاوية شحن جديدة.
كيفية إنشاء حاوية شحن جديدة خطوة بخطوة
الخطوة الأولى: فتح شاشة إنشاء حاوية
- انتقل إلى التطبيقات الإضافية ← الاستيراد والتكاليف ← تعريف حاويات الشحن.
- اضغط على زر جديد.
- تظهر شاشة إنشاء حاوية الشحن، والتي تحتوي على تبويبين رئيسيين:
- معلومات الشحن.
- المحتويات والتكاليف.
ابدأ بإدخال البيانات من تبويب معلومات الشحن.
الخطوة الثانية: إدخال معلومات الشحن
يحتوي تبويب معلومات الشحن على البيانات الأساسية اللازمة لتعريف الحاوية.
الحقل | التوضيح |
رقم الشحنة | الرقم المستخدم لتمييز الشحنة والرجوع إليها لاحقًا. |
وصف الشحنة | إدخال وصف يوضح محتويات الشحنة أو الغرض منها. |
عملة الشحنة | تحديد العملة المستخدمة في الشحنة. |
حساب إقفال الصفقة | تحديد الحساب المحاسبي المستخدم في معالجة إقفال الصفقة. |
حالة الشحنة | عرض الحالة الحالية للشحنة. |
حالة السند | توضح ما إذا كان السند معتمدًا أو غير معتمد. |
نوع الحاوية | اختيار نوع الحاوية من الأنواع المعرفة مسبقًا في النظام. |
نوع الشحن | تحديد طريقة الشحن، مثل الشحن البحري أو الجوي أو البري. |
ملاحظة: يجب تعريف نوع الحاوية مسبقًا من شاشة أنواع حاويات الشحن حتى يمكن اختياره عند إنشاء الحاوية.
الخطوة الثالثة: تحديد نوع الحاوية ومتابعة السعة
عند اختيار نوع الحاوية، يعرض النظام بيانات الحجم والوزن المرتبطة بالنوع المختار.
البيان | التوضيح |
حجم الأصناف (CBM) | عرض الحجم بالمتر المكعب. |
وزن الأصناف (Kg) | عرض الوزن بالكيلوغرام. |
المساحة المستهلكة | مقدار المساحة المستخدمة داخل الحاوية ونسبتها. |
المساحة المتبقية | مقدار المساحة المتاحة داخل الحاوية. |
الوزن المستهلك | مقدار الوزن المستخدم ونسبته. |
الوزن المتبقي | مقدار الوزن المتاح داخل الحاوية. |
تساعد هذه المؤشرات على متابعة مدى استهلاك سعة الحاوية عند ربط الأصناف بالشحنة.
الخطوة الرابعة: حفظ حاوية الشحن
بعد إدخال معلومات الشحنة واختيار نوع الحاوية:
- راجع البيانات التي تم إدخالها.
- اضغط على حفظ.
- تصبح الحاوية مسجلة في النظام، ويمكن الرجوع إليها لاحقًا من قائمة حاويات الشحن.
بعد حفظ الحاوية، يمكن ربط فواتير المشتريات بها لإظهار الأصناف والكميات المرتبطة بالشحنة.
التعرف على تبويب المحتويات والتكاليف
يحتوي هذا التبويب على المعلومات المتعلقة بمحتويات الشحنة وفواتير المشتريات المرتبطة بها.
من خلاله يمكن متابعة:
- الأصناف الموجودة ضمن الشحنة.
- الكميات والأسعار المرتبطة بالأصناف.
- فواتير المشتريات المرتبطة بالحاوية.
- التكاليف والمجاميع التي يعرضها النظام.
- سندات القيد الناتجة بعد اعتماد الحاوية.
ملاحظة: يتم شرح ربط فواتير المشتريات ومتابعة محتويات الحاوية بالتفصيل في ملف مستقل.
الإجراءات المتاحة على حاوية الشحن
تحتوي شاشة حاوية الشحن على قائمة إجراءات، والتي تتضمن الخيارات التالية:
الخيار | التوضيح |
الأرشيف | الوصول إلى السجلات المؤرشفة المرتبطة بالشاشة. |
تصدير إلى Excel | تصدير البيانات المتاحة إلى ملف Excel. |
إلغاء | إلغاء العملية وفقًا للخيارات المتاحة في النظام. |
كما تتوفر إمكانية التحكم في الأعمدة المعروضة داخل الجداول من خلال أيقونة الإعدادات، لتحديد الأعمدة التي يرغب المستخدم بإظهارها أو إخفائها.
اعتماد حاوية الشحن
بعد الانتهاء من إدخال بيانات الحاوية وربط الفواتير المطلوبة، يمكن اعتمادها من خلال زر اعتماد.
عند الضغط على الزر، يعرض النظام رسالة تأكيد توضح أن عملية الاعتماد قد تؤدي إلى إنشاء قيود محاسبية والتأثير على تكلفة البضائع والحسابات.
بعد تأكيد العملية بنجاح:
- تتغير حالة السند إلى معتمد.
- يظهر خيار إلغاء الاعتماد.
- يمكن مراجعة سندات القيد المرتبطة بالحاوية من تبويب المحتويات والتكاليف.
ملاحظة: في المثال التجريبي، أنشأ النظام سندي قيد عند اعتماد الحاوية، وكانت قيمة المدين والدائن صفرًا في كلا القيدين. ولا يعني ذلك أن جميع الحاويات ستنتج قيودًا صفرية، إذ تعتمد القيم على البيانات والتكاليف المسجلة.
ملاحظات مهمة
- يجب تعريف نوع الحاوية قبل استخدامه في إنشاء حاوية شحن جديدة.
- يمكن ربط أكثر من فاتورة مشتريات بحاوية الشحن نفسها.
- تظهر الأصناف والكميات المرتبطة بالفواتير ضمن تبويب المحتويات والتكاليف.
- يُفضّل مراجعة جميع بيانات الشحنة والفواتير المرتبطة بها قبل الاعتماد.
- يجب مراجعة القيود المحاسبية الناتجة عن الاعتماد للتأكد من صحة المعالجة.
- لا يُنصح بإلغاء اعتماد الحاوية قبل مراجعة تأثير العملية على السجلات المرتبطة بها.
المواضيع ذات الصلة
- التعرف على أنواع حاويات الشحن وكيفية تعريف نوع جديد.
- ربط فواتير المشتريات بحاوية الشحن وإدارة المحتويات.
- متابعة تكاليف حاوية الشحن واعتمادها وتأثيرها المحاسبي.