سند إشعار دائن في تريفو | الإنشاء والاعتماد والتسديد
ملخص سريع
يُستخدم سند إشعار دائن لتسجيل قيمة لصالح العميل، مثل تخفيض قيمة مستحقة عليه أو منحه خصمًا أو معالجة قيمة مرتبطة بمردودات المبيعات.
يمكن إنشاء السند دون ربطه بفاتورة، كما يمكن ربطه بفاتورة مبيعات من خلال قسم تسديد الفواتير. وعند ربطه بفاتورة، يجب ألا تتجاوز القيمة المخصصة لها المبلغ المستحق عليها، كما يجب أن تتطابق قيمة السند مع مجموع المبالغ المسددة على الفواتير قبل الاعتماد.
يمكن حفظ السند أولًا كمسودة، ثم مراجعته واعتماده لتنفيذ أثره المالي والمحاسبي.
ملاحظة: سند إشعار الدائن مستقل عن سند إشعار المدين، وسيتم شرح إشعار المدين في موضوع منفصل.
ما هو سند إشعار الدائن؟
سند إشعار الدائن هو سند مالي يُستخدم لتخفيض المبلغ المستحق على العميل، ويُسجّل عادةً عند وجود:
- مردودات مبيعات.
- خصم ممنوح للعميل.
- تخفيض على قيمة فاتورة مبيعات.
- تسوية تستدعي تخفيض رصيد العميل.
يقلل السند المعتمد من إيرادات المنشأة ومن المبلغ المطلوب تحصيله من العميل.
متى تستخدم سند إشعار دائن؟
استخدم سند إشعار دائن عندما تريد تسجيل مبلغ لصالح العميل دون تعديله مباشرةً داخل فاتورة المبيعات الأصلية، مثل:
- إعادة جزء من البضاعة المباعة.
- منح العميل خصمًا بعد إصدار الفاتورة.
- تخفيض جزء من قيمة مستحقة على العميل.
- ربط التخفيض بفاتورة مبيعات محددة.
- تسجيل التخفيض بشكل مستقل دون ربطه بفاتورة.
قبل البدء
جهّز البيانات التالية قبل إنشاء السند:
- اسم العميل.
- تاريخ السند.
- قيمة الإشعار الدائن.
- الحساب المستخدم لتسجيل الخصم أو مردودات المبيعات.
- العملة وسعر الصرف، عند الحاجة.
- نسبة الضريبة، إذا كانت مطلوبة.
- البيان أو سبب إصدار الإشعار.
- الفواتير التي تريد ربط السند بها، إن وجدت.
- المستندات الداعمة للعملية.
وتأكد من معرفة المبلغ المتبقي على كل فاتورة قبل توزيع قيمة السند عليها.
أولًا: الوصول إلى قائمة إشعارات الدائن
افتح شاشة سند إشعار دائن من قائمة السندات المالية في تريفو.
تعرض شاشة القائمة السندات المسجلة، مع بيانات كل سند وحالته، كما تتيح الوصول إلى الإجراءات المتاحة بحسب حالة السند وصلاحيات المستخدم.
البحث عن سند إشعار دائن
استخدم حقول البحث والتصفية الظاهرة في شاشة القائمة للوصول إلى السند المطلوب.
بعد إدخال معايير البحث، راجع النتائج وتأكد من رقم السند وتاريخه واسم العميل وحالته قبل فتحه أو تنفيذ أي إجراء عليه.
ثانيًا: إنشاء سند إشعار دائن جديد
من شاشة قائمة إشعارات الدائن، اضغط على زر جديد لفتح شاشة إنشاء سند جديد.
بعد فتح الشاشة، أدخل بيانات السند وحدد العميل والحساب والقيمة، ثم قرر ما إذا كنت تريد ربط السند بفواتير مبيعات أم تسجيله دون ربط.
ثالثًا: إدخال بيانات السند
أدخل بيانات إشعار الدائن كما تظهر في الشاشة، وتأكد من مراجعتها قبل الحفظ.
بيانات العميل والحساب
حدد العميل الذي سيُسجل الإشعار لصالحه، ثم اختر الحساب الذي ستُسجل عليه قيمة الخصم أو المردود.
يجب أن يتوافق الحساب المختار مع سبب إصدار الإشعار، مثل حساب:
- مردودات ومسموحات المبيعات.
- خصومات المبيعات.
|
الشرح |
الحقل |
|
تحديد العميل الذي ستنخفض ذمته بقيمة الإشعار بعد الاعتماد. |
العميل |
|
تحديد الحساب الذي ستُسجل عليه قيمة الخصم أو المردود. |
الحساب |
تاريخ السند
حدد التاريخ الذي ستُسجل فيه عملية إشعار الدائن.
راجع التاريخ قبل الاعتماد؛ لأنه يرتبط بالفترة التي تُسجل ضمنها العملية المالية والمحاسبية.
العملة وسعر الصرف
حدد عملة السند، ثم راجع سعر الصرف إذا كانت العملة المستخدمة مختلفة عن العملة الأساسية.
تأكد من صحة العملة وسعر الصرف قبل إدخال القيمة، حتى تُسجل العملية بالمبلغ الصحيح.
قيمة السند
أدخل القيمة المطلوب تسجيلها لصالح العميل.
تمثل هذه القيمة مقدار التخفيض الذي سيُسجل على ذمة العميل عند اعتماد السند.
إذا كنت ستربط السند بفاتورة، يجب مراعاة ما يلي:
- ألا تتجاوز القيمة المخصصة للفاتورة المبلغ المستحق عليها.
- أن تتطابق قيمة السند مع مجموع المبالغ الموزعة على الفواتير قبل الاعتماد.
البيان
اكتب بيانًا يوضح سبب إصدار إشعار الدائن، مثل:
- مردودات بضاعة من العميل.
- خصم ممنوح بعد إصدار الفاتورة.
- تخفيض على قيمة فاتورة مبيعات.
- تسوية رصيد العميل.
يُفضّل أن يكون البيان واضحًا ومباشرًا ليسهل فهم سبب السند عند مراجعته لاحقًا.
رابعًا: إضافة الضريبة
الضريبة في سند إشعار الدائن اختيارية، وتُستخدم فقط عندما تكون عملية الخصم أو المردود مرتبطة بضريبة.
إذا لم تكن العملية خاضعة للضريبة، اترك بيانات الضريبة دون تحديد.
أما إذا كانت العملية مرتبطة بضريبة، فحدد البيانات المطلوبة بحسب المستند الأصلي الذي بُني عليه الإشعار.
استخدم خيار شامل الضريبة وفق طريقة تسجيل القيمة في المستند المرتبط بالعملية، ثم راجع القيمة النهائية الظاهرة في السند قبل الحفظ.
يجب أن تتوافق معالجة الضريبة مع فاتورة المبيعات أو المستند الأصلي المرتبط بالإشعار.
خامسًا: ربط سند إشعار الدائن بالفواتير
يمكن إنشاء إشعار دائن دون ربطه بفاتورة. أما إذا أردت تخصيص قيمته لفاتورة أو أكثر، فاستخدم قسم تسديد الفواتير.
اختيار الفواتير
تعرض شاشة تسديد الفواتير الفواتير المتاحة للعميل المحدد.
حدد الفاتورة التي تريد ربطها بالسند، ثم أدخل القيمة المطلوب تخصيصها لها.
عند وجود أكثر من فاتورة، يمكن توزيع قيمة الإشعار عليها، مع التأكد من عدم تجاوز المبلغ المستحق على أي فاتورة.
شروط ربط السند بالفواتير
عند استخدام تسديد الفواتير، راجع الشرطين التاليين:
- ألا تتجاوز القيمة المخصصة لأي فاتورة المبلغ المستحق عليها.
- أن يساوي مجموع القيم الموزعة على الفواتير إجمالي قيمة سند إشعار الدائن.
إذا لم تتطابق قيمة السند مع قيمة تسديد الفواتير، يمنع النظام اعتماد السند ويظهر التنبيه:
قيمة السند غير مطابقة لسداد الفواتير
راجع القيم الموزعة وعدّلها قبل محاولة الاعتماد مرة أخرى.
إنشاء السند دون ربطه بفاتورة
ليس من الضروري ربط كل إشعار دائن بفاتورة.
يمكن تسجيل السند بصورة مستقلة إذا كانت العملية لا تتطلب تخصيص القيمة لفاتورة معينة. وفي هذه الحالة، أدخل بيانات السند وقيمته دون إضافة تسديد للفواتير.
سادسًا: إضافة الملاحظات والمرفقات
أضف أي معلومات تساعد على تفسير سبب الإشعار أو مراجعته لاحقًا، مثل:
- سبب الخصم.
- رقم فاتورة المبيعات المرتبطة.
- تفاصيل البضاعة المرتجعة.
- موافقة الإدارة على الخصم.
- أي توضيحات مالية مرتبطة بالسند.
كما يمكن إرفاق المستندات الداعمة الظاهرة في الشاشة، مثل صورة الفاتورة أو مستند إرجاع البضاعة أو الموافقة على الخصم.
سابعًا: حفظ السند
بعد الانتهاء من إدخال البيانات، اضغط على زر حفظ.
يؤدي الحفظ إلى تسجيل بيانات السند حتى تتمكن من الرجوع إليه ومراجعته قبل الاعتماد.
قبل الحفظ، راجع:
- اسم العميل.
- الحساب.
- التاريخ.
- العملة وسعر الصرف.
- قيمة السند.
- الضريبة، إذا استُخدمت.
- البيان.
- الفواتير المرتبطة وقيم التسديد.
- الملاحظات والمرفقات.
ثامنًا: اعتماد سند إشعار الدائن
بعد مراجعة بيانات السند، استخدم خيار اعتماد لتنفيذ أثره المالي والمحاسبي.
إذا كان السند مرتبطًا بفواتير، يتحقق النظام من تطابق قيمة السند مع مجموع القيم المسددة على الفواتير.
إذا كانت القيم غير متطابقة، لن يتم الاعتماد حتى تصحيحها.
ماذا يحدث بعد الاعتماد؟
عند اعتماد سند إشعار الدائن:
- تنخفض ذمة العميل بقيمة السند.
- تنخفض إيرادات المنشأة بالقيمة المسجلة.
- يُثبت الأثر المحاسبي للعملية.
- إذا كان السند مرتبطًا بفواتير، تُوزع قيمته عليها وفق التسديدات المدخلة.
الأثر المالي والمحاسبي
يؤدي إشعار الدائن إلى تقليل إيرادات المنشأة وتقليل المبلغ المستحق على العميل.
إذا كان الإشعار ناتجًا عن مردود بضاعة أو تخفيض على فاتورة مبيعات، يكون القيد المحاسبي عادةً:
|
الحساب الدائن |
الحساب المدين |
|
حساب العملاء |
حساب مردودات ومسموحات المبيعات، أو حساب خصومات المبيعات |
وعند وجود ضريبة، تدخل قيمة الضريبة في المعالجة المحاسبية وفق بيانات الضريبة المسجلة في السند والمستند الأصلي المرتبط به.
قد يختلف الحساب المدين المستخدم بحسب سبب إصدار الإشعار وإعدادات دليل الحسابات في المنشأة.
تاسعًا: طباعة سند إشعار الدائن
استخدم خيار طباعة للحصول على نسخة من سند إشعار الدائن وفق خيارات الطباعة المتاحة.
يمكن استخدام النسخة المطبوعة من أجل:
- إرسال الإشعار إلى العميل.
- توثيق الخصم أو المردود.
- إرفاقه مع فاتورة المبيعات.
- الاحتفاظ به ضمن مستندات المنشأة.
راجع بيانات العميل والقيمة والضريبة والفواتير المرتبطة قبل الطباعة.
عاشرًا: إلغاء سند إشعار الدائن
عند اختيار إلغاء من الخيارات المتاحة للسند، يعرض النظام رسالة تأكيد ويطلب إدخال سبب الإلغاء.
اكتب سببًا واضحًا، ثم أكمل الإجراء وفق الخيارات الظاهرة في الرسالة.
لم يتم توثيق الأثر المحاسبي الناتج عن الإلغاء؛ لذلك يجب التأكد من سلوك الإلغاء في النظام قبل نشر شرح يفيد بإنشاء حركة أو قيد عكسي.
خيارات السند في شاشة القائمة
تعرض القائمة عددًا من الإجراءات بحسب حالة السند وصلاحيات المستخدم.
|
الاستخدام |
الخيار |
|
فتح السند ومراجعة بياناته. |
عرض |
|
اعتماد السند وتنفيذ أثره المالي والمحاسبي. |
اعتماد |
|
طباعة بيانات سند إشعار الدائن. |
طباعة |
|
بدء إلغاء السند وإدخال سبب الإلغاء. |
إلغاء |
كما تظهر في الشاشة خيارات مثل الموافقات ونسخة مطابقة. يوصى بشرحها ضمن موضوعاتها المخصصة بعد التأكد من آلية عملها وصلاحيات استخدامها، بدل إضافة سلوك غير مؤكد داخل هذه الصفحة.
الملاحظات الآلية والأرشيف
تظهر في الشاشة أقسام مثل الملاحظات الآلية والأرشيف.
يمكن استخدامها ومراجعتها وفق البيانات والخيارات التي يعرضها النظام، لكن لم يتم توثيق آلية تعبئتها أو الإجراءات التي تنفذ من خلالها؛ لذلك لا يُنسب إليها سلوك محدد في هذه الصفحة قبل التحقق منه.
ملاحظات مهمة
- إشعار الدائن يقلل المبلغ المستحق على العميل.
- يؤدي اعتماد السند إلى تخفيض إيرادات المنشأة.
- يمكن إنشاء السند دون ربطه بفاتورة.
- عند ربط السند بفواتير، يجب أن تتطابق قيمته مع مجموع تسديد الفواتير.
- لا يجوز أن تتجاوز القيمة المخصصة للفاتورة المبلغ المستحق عليها.
- الضريبة اختيارية، وتُستخدم فقط عندما تكون العملية مرتبطة بضريبة.
- راجع خيار شامل الضريبة والقيمة النهائية قبل الحفظ.
- اختر الحساب المناسب لسبب الإشعار، مثل مردودات المبيعات أو خصومات المبيعات.
- اكتب بيانًا واضحًا يشرح سبب إصدار السند.
- أرفق المستندات الداعمة للعملية عند توفرها.
- إشعار الدائن يختلف عن إشعار المدين، ولكل منهما سند مستقل.
- يجب التأكد من الأثر الناتج عن الإلغاء قبل توثيقه كحركة عكسية.
أخطاء شائعة وكيفية تجنبها
· اختيار عميل غير صحيح
راجع اسم العميل قبل إدخال القيمة أو اختيار الفواتير؛ لأن الفواتير المتاحة ترتبط بالعميل المحدد.
· اختيار حساب لا يتوافق مع سبب الإشعار
حدد حساب مردودات المبيعات أو خصومات المبيعات وفق طبيعة العملية الفعلية.
· إدخال قيمة تتجاوز المبلغ المستحق على الفاتورة
راجع رصيد الفاتورة، ثم أدخل قيمة لا تتجاوز المبلغ المتبقي عليها.
· عدم تطابق قيمة السند مع تسديد الفواتير
إذا ربطت السند بفواتير، يجب أن يساوي مجموع القيم الموزعة عليها قيمة السند كاملة.
· ربط السند بفاتورة دون حاجة
إذا لم تكن العملية مرتبطة بفاتورة محددة، يمكن إنشاء الإشعار دون استخدام تسديد الفواتير.
· إضافة ضريبة إلى عملية غير خاضعة للضريبة
الضريبة اختيارية. لا تُضفها إلا إذا كانت العملية والمستند الأصلي يتطلبان ذلك.
· عدم مراجعة خيار شامل الضريبة
تأكد من أن طريقة إدخال القيمة تتوافق مع خيار شامل الضريبة قبل الحفظ والاعتماد.
· كتابة بيان غير واضح
اذكر سبب الإشعار، مثل خصم أو مردود مبيعات، لتسهيل المراجعة لاحقًا.
الأسئلة الشائعة
· ما الغرض من سند إشعار الدائن؟
يُستخدم لتسجيل مبلغ لصالح العميل، مما يقلل المبلغ المستحق عليه ويخفض إيرادات المنشأة.
· هل إشعار الدائن هو نفسه إشعار المدين؟
لا. إشعار الدائن وإشعار المدين سندان مستقلان، ولكل منهما استخدام وأثر مختلف.
· هل يجب ربط إشعار الدائن بفاتورة؟
لا. يمكن إنشاء السند دون ربطه بفاتورة.
· ماذا يحدث إذا ربطت السند بفاتورة؟
تُخصص قيمة الإشعار للفاتورة المحددة، بشرط ألا تتجاوز المبلغ المستحق عليها.
· هل يمكن توزيع قيمة الإشعار على أكثر من فاتورة؟
نعم، إذا كانت الشاشة تعرض عدة فواتير للعميل، يمكن توزيع القيمة عليها، مع مراعاة حدود المبالغ المستحقة.
· هل يجب أن تتطابق قيمة السند مع تسديد الفواتير؟
نعم، عند استخدام تسديد الفواتير يجب أن تتطابق قيمة السند مع مجموع القيم الموزعة عليها.
· لماذا لا يسمح النظام باعتماد السند؟
إذا ظهرت رسالة «قيمة السند غير مطابقة لسداد الفواتير»، راجع قيمة السند ومجموع القيم المخصصة للفواتير وعدّلها حتى تتطابق.
· هل يمكن أن تتجاوز قيمة الخصم قيمة الفاتورة؟
لا. يجب ألا تتجاوز القيمة المخصصة للفاتورة المبلغ المستحق عليها.
· هل الضريبة إلزامية؟
لا، الضريبة اختيارية، وتُستخدم عندما تكون العملية مرتبطة بضريبة.
· ما الأثر المحاسبي لإشعار الدائن؟
يكون حساب مردودات أو مسموحات أو خصومات المبيعات مدينًا، وحساب العميل دائنًا، بحسب سبب إصدار السند.
· ماذا يحدث عند إلغاء السند؟
يعرض النظام رسالة لتأكيد الإلغاء وكتابة السبب. أما الأثر المحاسبي الناتج عن الإلغاء، فيجب التحقق منه قبل توثيقه بصورة نهائية.
مواضيع ذات صلة
- ما هو سند إشعار المدين؟
- إنشاء فاتورة مبيعات.
- مردودات المبيعات في تريفو.
- تسديد فواتير العملاء.
- إدارة أرصدة العملاء.
- الحفظ والاعتماد في السندات المالية.
- إلغاء السندات المالية.
- إضافة الضريبة إلى السندات.
- الملاحظات والمرفقات في سندات تريفو.
آخر تحديث: يوليو 2026