ما هو إذن الصرف وكيفية إنشائه واعتماده في تريفو؟

ملخص سريع

إذن الصرف هو سند مالي يُستخدم لتسجيل المصروفات التي تتحملها المنشأة، مثل مصروفات الإنترنت والصيانة والخدمات والمصروفات الإدارية والتشغيلية الأخرى.

عند إنشاء الإذن، يتم اختيار حساب المصروف وتحديد قيمته، ثم اختيار مصدر السداد الذي يوضح كيفية التعامل مع قيمة المصروف؛ فقد يكون المصروف غير مسدد، أو مدفوعًا من أحد الصناديق، أو محمّلًا على حساب موظف.

يتيح السند أيضًا تسجيل بيانات إضافية مثل الطرف المرتبط بالعملية، والمندوب، والضريبة، ومركز التكلفة، والمرجع، والملاحظات والمرفقات.

إذن الصرف الموضح في هذا المقال هو سند مالي لتسجيل المصروفات، وليس إذن صرف مخزنيًا يُستخدم لإخراج الأصناف من المستودع.

ما الغرض من إذن الصرف؟

يُستخدم إذن الصرف لإثبات المصروفات وتوثيق تفاصيلها داخل النظام، مع تحديد الحساب الذي سُجل عليه المصروف والطريقة التي تم من خلالها دفع قيمته أو تحمّلها.

يساعد السند على توثيق:

• نوع المصروف.

• قيمة المصروف وعملته.

• مصدر سداد المصروف.

• الصندوق الذي تم الدفع منه، إن وُجد.

• الموظف الذي دفع المصروف أو تحمّل قيمته، إن وُجد.

• الطرف والمندوب المرتبطين بالعملية.

• الضريبة المطبقة على المصروف.

• مركز التكلفة.

• البيانات المرجعية.

• الملاحظات والمرفقات الداعمة.

متى يُستخدم إذن الصرف؟

يمكن استخدام إذن الصرف عند تسجيل مصروف مالي لا يتم إدخاله من خلال فاتورة مشتريات، مثل:

• مصروفات الإنترنت والاتصالات.

• مصروفات الصيانة.

• مصروفات الخدمات.

• المصروفات الإدارية والتشغيلية.

• المصروفات المدفوعة مباشرةً من أحد الصناديق.

• المصروفات التي دفعها أحد الموظفين عن المنشأة.

• المصروفات التي تم تسجيلها ولم تُسدّد بعد.

يجب اختيار مصدر السداد بحسب الطريقة الفعلية التي تم التعامل بها مع المصروف.

مصادر السداد في إذن الصرف

يحتوي إذن الصرف على ثلاثة خيارات لتحديد مصدر سداد المصروف:

الاستخدام	مصدر السداد
تسجيل المصروف دون إثبات سداده من صندوق أو تحميله على حساب موظف.	غير مسدد
تسجيل مصروف دُفعت قيمته مباشرةً من أحد صناديق المنشأة.	مدفوع من حساب صندوق
تسجيل مصروف دفعه موظف عن المنشأة أو تحمّل قيمته على حسابه.	من حساب موظف

غير مسدد

يُستخدم خيار غير مسدد عند تسجيل المصروف دون تحديد صندوق أو موظف كمصدر للسداد داخل الإذن.

عند اختيار هذا الخيار، يتم تسجيل بيانات المصروف، دون إظهار حقل لاختيار صندوق أو حساب موظف.

مدفوع من حساب صندوق

يُستخدم خيار مدفوع من حساب صندوق عندما تكون قيمة المصروف قد دُفعت مباشرةً من أحد صناديق المنشأة.

عند اختياره، يظهر حقل الصندوق لتحديد الصندوق الذي تم الدفع منه.

مثال: إذا دفعت المنشأة مصروف إنترنت بقيمة 200 شيكل من الصندوق الفرعي، يتم اختيار:

• حساب المصروف: مصروف الإنترنت.

• مصدر السداد: مدفوع من حساب صندوق.

• الصندوق: الصندوق الفرعي.

• القيمة: 200 شيكل.

عند اعتماد السند، يتم تسجيل المصروف وتخفيض رصيد الصندوق المحدد بقيمة المبلغ.

من حساب موظف

يُستخدم خيار من حساب موظف عندما يدفع أحد الموظفين المصروف عن المنشأة أو يتحمل قيمته على حسابه.

عند اختياره، يظهر حقل لتحديد الموظف المرتبط بالمصروف.

مثال: إذا دفع الموظف خالد مصروف إنترنت عن المنشأة، يتم اختيار حساب مصروف الإنترنت، ثم اختيار من حساب موظف وتحديد الموظف خالد.

عند اعتماد الإذن، يتم تسجيل المصروف وربطه بحساب الموظف حتى تتم متابعة المبلغ وتسويته وفق الإجراءات المتبعة في المنشأة.

 

 

الفرق بين إذن الصرف وسند الدفع

سند الدفع	إذن الصرف
يُستخدم لإثبات دفع مبلغ إلى طرف أو حساب محدد.	يُستخدم لتسجيل مصروف تتحمله المنشأة.
يركز على الجهة التي استلمت الدفعة وطريقة الدفع.	يركز على نوع المصروف ومصدر سداده.
يمكن استخدامه لتسديد ذمة أو دفعة مالية قائمة.	يمكن تسجيل المصروف من صندوق أو حساب موظف أو بصفته غير مسدد.
لا يُعد بديلًا عن تسجيل تفاصيل المصروف.	لا يُعد بديلًا عن سند الدفع عند تنفيذ عملية دفع مستقلة.

بمعنى أبسط: إذن الصرف يوضح المصروف وكيف تم دفع قيمته أو تحمّلها، أما سند الدفع فيوثق عملية دفع مبلغ إلى طرف أو حساب محدد.

قبل أن تبدأ

قبل إنشاء إذن صرف، تأكد من توفر البيانات التالية:

• حساب المصروف المناسب.

• قيمة المصروف.

• عملة السند.

• مصدر السداد الصحيح.

• الصندوق عند اختيار مدفوع من حساب صندوق.

• الموظف عند اختيار من حساب موظف.

• الطرف أو المندوب المرتبط بالعملية، عند الحاجة.

• الضريبة وخيار شامل الضريبة، إذا كان المصروف خاضعًا للضريبة.

• مركز التكلفة، عند الحاجة.

• رقم المرجع وتاريخ المرجع، عند توفر مستند داعم.

• الملاحظات والمرفقات اللازمة.

إذا كانت المنشأة تستخدم دورة الموافقات، فيجب تعريف الموافقة الخاصة بإذن الصرف أولًا. راجع موضوع تعريف الموافقة على إذن الصرف والموافقة عليه أو رفضه.

الوصول إلى شاشة إذن الصرف

للوصول إلى شاشة إذن الصرف:

1. انتقل إلى قائمة السندات المالية.

2. افتح شاشة إذن الصرف.

3. تظهر قائمة أذونات الصرف المسجلة سابقًا.

4. اضغط على جديد لفتح سند جديد.

إنشاء إذن صرف جديد

الخطوة الأولى: فتح سند جديد

من شاشة قائمة أذونات الصرف، اضغط على جديد.

يفتح النظام نموذجًا فارغًا لإدخال بيانات المصروف ومصدر سداده.

الخطوة الثانية: إدخال البيانات الأساسية

أدخل البيانات الأساسية الخاصة بالسند:

شرح الحقل	الحقل
الرقم التعريفي للسند داخل النظام، ويظهر بحسب آلية الترقيم المعتمدة.	رقم السند
تاريخ تسجيل إذن الصرف.	التاريخ
تاريخ توريد الخدمة أو المصروف المرتبط بالسند.	تاريخ التوريد
دفتر السندات الذي يُسجل إذن الصرف ضمنه.	دفتر السندات
عملة تسجيل قيمة المصروف.	العملة
سعر تحويل عملة السند إلى العملة الرئيسية عند الحاجة.	سعر الصرف

 

تأكد من صحة تاريخ السند وعملته قبل استكمال باقي البيانات.

الخطوة الثالثة: اختيار حساب المصروف

حدد حساب المصروف الذي يعبّر عن طبيعة العملية المسجلة، مثل مصروف الإنترنت أو أي حساب مصروف آخر مناسب.

يجب أن يتطابق الحساب المختار مع نوع المصروف الفعلي؛ لأن قيمة السند ستُسجل على هذا الحساب عند الاعتماد.

الخطوة الرابعة: تحديد مصدر السداد

من حقل مصدر السداد، اختر أحد الخيارات التالية:

• غير مسدد.

• مدفوع من حساب صندوق.

• من حساب موظف.

تختلف البيانات المطلوبة بحسب الخيار المحدد:

• عند اختيار غير مسدد، لا يتم تحديد صندوق أو موظف كمصدر للسداد.

• عند اختيار مدفوع من حساب صندوق، حدد الصندوق الذي دُفعت منه قيمة المصروف.

• عند اختيار من حساب موظف، حدد الموظف الذي دفع المصروف أو تحمّل قيمته.

الخطوة الخامسة: تحديد الطرف والمندوب

يمكن ربط إذن الصرف بطرف من خلال حقل العملاء والموردين، عند ارتباط المصروف بعميل أو مورد محدد.

كما يمكن تحديد المندوب المرتبط بالعملية عند الحاجة.

تساعد هذه البيانات على توثيق الأطراف المرتبطة بالمصروف والرجوع إليها لاحقًا.

اختيار الطرف لا يغيّر مصدر السداد المحدد في السند؛ فمصدر السداد يُحدد بصورة مستقلة من خلال الحقل المخصص له.

الخطوة السادسة: إدخال قيمة المصروف

أدخل قيمة المصروف في الحقل المخصص للمبلغ.

بعد إدخال القيمة، يعرض النظام:

• المجموع: إجمالي قيمة إذن الصرف.

• بالعملة الرئيسية: قيمة السند بعد احتساب سعر الصرف إلى العملة الرئيسية.

إذا كانت عملة السند هي نفسها العملة الرئيسية وكان سعر الصرف يساوي 1، تظهر القيمة نفسها في الحقلين.

الخطوة السابعة: تحديد الضريبة

إذا كان المصروف خاضعًا للضريبة، اختر الضريبة المناسبة من حقل الضريبة.

يمكن تفعيل خيار شامل الضريبة إذا كانت القيمة المدخلة تتضمن الضريبة ضمنها.

ويكون الفرق كالتالي:

 

طريقة احتساب الضريبة	الخيار
تكون قيمة الضريبة جزءًا من المبلغ المدخل.	شامل الضريبة مفعّل
تُحتسب الضريبة بالإضافة إلى المبلغ المدخل.	شامل الضريبة غير مفعّل

مثال: إذا كانت قيمة المصروف 200 شيكل، وكانت ضريبة 16% وخيار شامل الضريبة مفعّلًا، فإن مبلغ 200 شيكل يمثل الإجمالي شاملًا الضريبة.

الخطوة الثامنة: اختيار مركز التكلفة

حدد مركز التكلفة عند الحاجة إلى توزيع المصروف أو متابعته بحسب القسم أو المشروع أو النشاط المرتبط به.

يساعد مركز التكلفة في تحليل المصروفات وإظهارها ضمن التقارير الخاصة بالمركز المحدد.

الخطوة التاسعة: إدخال بيانات المرجع

يمكن إدخال:

• رقم المرجع: رقم المستند أو الوثيقة المرتبطة بالمصروف.

• تاريخ المرجع: تاريخ المستند المرجعي.

تُستخدم هذه البيانات للربط بين إذن الصرف والمستند الورقي أو الخارجي الذي يثبت المصروف.

الخطوة العاشرة: إضافة الملاحظات والمرفقات

أدخل أي تفاصيل إضافية في حقل الملاحظات، مثل سبب المصروف أو معلومات تساعد على مراجعته.

كما يمكن إضافة المرفقات الداعمة، مثل:

• فاتورة الخدمة.

• إيصال الدفع.

• صورة المستند.

• أي وثيقة مرتبطة بالمصروف.

حفظ إذن الصرف

بعد استكمال البيانات، اضغط على حفظ.

عند الحفظ، يتم تسجيل إذن الصرف بحالة مسودة، ولا يُنفَّذ أثره النهائي ما دام لم يتم اعتماده.

تتيح حالة المسودة مراجعة بيانات السند قبل الاعتماد.

إذا كانت دورة الموافقات مفعّلة على إذن الصرف، فقد تظهر حالة السند:

مسودة – في حالة الانتظار

وهذا يعني أن السند ما زال مسودة وينتظر قرار المسؤول من شاشة الموافقات.

بعد الموافقة عليه، تعود حالته إلى مسودة فقط، ولا يصبح معتمدًا تلقائيًا.

الموافقة تعني قبول السند ضمن دورة الموافقات، أما الاعتماد فهو الإجراء المنفصل الذي ينفذ أثر السند.

لشرح خطوات تعريف الموافقة والبحث عن السند والموافقة عليه أو رفضه، راجع موضوع تعريف الموافقة على إذن الصرف والموافقة عليه أو رفضه.

اعتماد إذن الصرف

بعد حفظ السند والتأكد من صحة بياناته، اضغط على اعتماد.

يؤدي الاعتماد إلى تثبيت إذن الصرف وتنفيذ أثره المالي والمحاسبي بحسب:

• حساب المصروف.

• مصدر السداد.

• الصندوق أو حساب الموظف المحدد.

• الضريبة.

• مركز التكلفة.

• إعدادات الحسابات في المنشأة.

بعد الاعتماد، تتغير حالة السند من مسودة إلى معتمد.

إذا كان السند ضمن دورة موافقات، يجب الموافقة عليه أولًا، ثم فتحه وتنفيذ خيار اعتماد بصورة منفصلة.

الوصول إلى الموافقات من شاشة أذونات الصرف

يمكن الوصول مباشرةً إلى الموافقات المرتبطة بإذن الصرف من شاشة قائمة الأذونات:

1. ابحث عن إذن الصرف المطلوب.

2. من عمود خيارات، اضغط على النقاط الثلاث بجانب السند.

3. اختر الموافقات.

4. يعرض النظام الموافقات المرتبطة بالسند لمراجعتها ومتابعة حالتها.

يظهر خيار الموافقات ضمن قائمة الإجراءات المتاحة للسند إلى جانب خيارات مثل عرض ونسخة مطابقة واعتماد وطباعة وإلغاء، بحسب حالة السند والصلاحيات المتاحة للمستخدم.

ماذا يحدث بعد اعتماد إذن الصرف؟

يعتمد أثر السند على مصدر السداد المختار:

ما يحدث بعد الاعتماد	مصدر السداد
يُسجل المصروف دون تخفيض صندوق أو تحميله على حساب موظف داخل السند. ويتحدد الحساب المقابل وفق إعدادات النظام.	غير مسدد
يُسجل المصروف وتنخفض قيمة الصندوق المحدد بمبلغ السند.	مدفوع من حساب صندوق
يُسجل المصروف وتُحمّل قيمته على حساب الموظف المحدد إلى حين تسويتها.	من حساب موظف

إذا كانت الضريبة مستخدمة، يسجل النظام أثرها بحسب الضريبة المحددة وطريقة إعداد حساباتها.

طباعة إذن الصرف

لطباعة بيانات السند:

1. افتح إذن الصرف المطلوب.

2. اضغط على طباعة.

3. اختر نموذج الطباعة المتاح.

4. راجع بيانات السند قبل طباعته أو حفظه.

تتيح الطباعة الاحتفاظ بنسخة من إذن الصرف أو إرفاقه ضمن المستندات المالية.

إلغاء إذن الصرف

إذا كان إذن الصرف معتمدًا وتطلبت العملية إلغاء أثره، افتح السند ثم اختر إجراء الإلغاء من الخيارات المتاحة.

يجب مراجعة السند والتأكد من أن الإلغاء يخص إذن الصرف الصحيح قبل تنفيذ الإجراء؛ لأن إلغاء السند المعتمد يعالج الأثر الناتج عنه داخل النظام.

بعد الإلغاء، تتغير حالة السند إلى ملغي، ولا يُنصح بإنشاء سند جديد بدلًا منه قبل التأكد من اكتمال الإلغاء بصورة صحيحة.

مكان الصورة: أدرج صورة خيارات السند التي تتضمن الإلغاء هنا.
وصف الصورة: الوصول إلى خيار إلغاء إذن الصرف المعتمد.
النص البديل: إلغاء إذن صرف معتمد في تريفو.

حالات إذن الصرف

معنى الحالة	حالة السند
تم حفظ بيانات السند، لكنه لم يُعتمد بعد.	مسودة
السند محفوظ وينتظر قرار المسؤول ضمن دورة الموافقات.	مسودة – في حالة الانتظار
تم رفض السند من خلال شاشة الموافقات، وما زال غير معتمد.	مسودة – مرفوض
تم اعتماد إذن الصرف وتنفيذ أثره.	معتمد
تم إلغاء إذن الصرف المعتمد ومعالجة أثره.	ملغي

الفرق بين الموافقة والاعتماد

من المهم عدم الخلط بين الموافقة على إذن الصرف واعتماده:

النتيجة	الإجراء
قبول السند ضمن دورة الموافقات وتحويل حالته من مسودة – في حالة الانتظار إلى مسودة.	الموافقة
تثبيت السند وتنفيذ أثره المالي والمحاسبي وتحويل حالته إلى معتمد.	الاعتماد
إعادة السند بحالة مسودة – مرفوض دون اعتماده.	الرفض

الموافقة لا تنفذ أثر إذن الصرف، ويجب اعتماد السند بعد الموافقة عليه.

 

 

الخيارات المتاحة في شاشة إذن الصرف

استخدام الخيار	الخيار
فتح نموذج إذن صرف جديد.	جديد
حفظ بيانات السند بحالة مسودة.	حفظ
تثبيت السند وتنفيذ أثره.	اعتماد
طباعة بيانات إذن الصرف.	طباعة
الانتقال بين السندات المسجلة بحسب ترتيبها.	أزرار التنقل
الوصول إلى الإجراءات الإضافية المتاحة للسند بحسب حالته.	القائمة المنسدلة
فتح الإجراءات المتاحة لإذن الصرف المحدد من شاشة القائمة.	خيارات السند

ملاحظات مهمة

• اختر حساب المصروف الذي يطابق طبيعة العملية الفعلية.

• يجب أن يعكس مصدر السداد الطريقة التي تم بها دفع المصروف أو تحمّل قيمته.

• عند اختيار مدفوع من حساب صندوق، تأكد من اختيار الصندوق الصحيح.

• عند اختيار من حساب موظف، تأكد من اختيار الموظف الذي دفع المصروف أو تحمّل قيمته.

• راجع العملة وسعر الصرف قبل الحفظ.

• تأكد من طريقة احتساب الضريبة ومن حالة خيار شامل الضريبة.

• راجع المجموع النهائي قبل اعتماد السند.

• يُفضل إرفاق المستندات التي تثبت المصروف.

• حفظ السند لا يعني اعتماده.

• الموافقة على السند لا تعني اعتماده؛ إذ يبقى بحاجة إلى تنفيذ خيار اعتماد.

• لا يمكن التعامل مع حالة مسودة – في حالة الانتظار على أنها سند معتمد.

• راجع بيانات السند جيدًا قبل تنفيذ الإلغاء.

الأسئلة الشائعة

·        هل إذن الصرف هو نفسه إذن الصرف المخزني؟

لا. إذن الصرف الموضح هنا هو سند مالي لتسجيل المصروفات، أما إذن الصرف المخزني فيُستخدم لتسجيل خروج أصناف من المستودع.

·        هل يؤدي حفظ إذن الصرف إلى تنفيذ أثره؟

لا. عند الضغط على حفظ، يُسجل السند بحالة مسودة. يجب اعتماد السند لتنفيذ أثره.

·        ما الفرق بين غير مسدد ومدفوع من حساب صندوق؟

خيار غير مسدد يُستخدم عند تسجيل المصروف دون إثبات دفعه من صندوق داخل الإذن. أما مدفوع من حساب صندوق فيُستخدم عندما تم دفع المصروف فعليًا من صندوق محدد.

·        متى أختار «من حساب موظف»؟

عندما يدفع الموظف قيمة المصروف عن المنشأة أو يتحمّلها على حسابه، بحيث تتم متابعة المبلغ وتسويته لاحقًا.

·        هل يمكن تسجيل الضريبة في إذن الصرف؟

نعم، يمكن اختيار الضريبة المناسبة، كما يمكن تفعيل خيار شامل الضريبة إذا كانت القيمة المدخلة تتضمن الضريبة.

·        ماذا يعني «مسودة – في حالة الانتظار»؟

تعني أن إذن الصرف ما زال مسودة وينتظر قرار المسؤول ضمن دورة الموافقات.

·        ماذا يحدث بعد الموافقة على إذن الصرف؟

تتغير حالته إلى مسودة فقط، ولا يصبح معتمدًا. يجب فتح السند واختيار اعتماد لتنفيذ أثره.

·        ماذا يحدث إذا تم رفض إذن الصرف؟

تظهر حالته مسودة – مرفوض، ولا يتم اعتماده أو تنفيذ أثره.

·        هل يمكن ربط إذن الصرف بمركز تكلفة؟

نعم، يمكن اختيار مركز التكلفة المناسب لمتابعة المصروف ضمن التقارير والتحليلات المرتبطة به.

مواضيع ذات صلة

• تعريف الموافقة على إذن الصرف والموافقة عليه أو رفضه.

• ما هو سند الدفع وكيفية إنشائه؟

• التعرف على مراكز التكلفة.

• إدارة حسابات المصروفات.

• إدارة الضرائب.

• إدارة الصناديق.

• التعامل مع المرفقات في السندات المالية.