نظره عامه على تعريف المنتجات في تريفو

المقدمة

يبدأ التعامل مع أي منتج داخل تريفو من خلال إنشاء بطاقة خاصة به، يتم فيها تسجيل معلوماته الأساسية واستكمال الإعدادات المرتبطة بطريقة استخدامه داخل المنشأة.

ولا تقتصر بطاقة المنتج على تسجيل اسم المنتج فقط، بل تضم مجموعة من الأقسام التي تساعد على تجهيز المنتج لاستخدامه في العمليات المختلفة، مثل المبيعات، والمشتريات، والمخزون، بالإضافة إلى بيانات الباركود، والمنتجات البديلة، والحسابات المحاسبية، والمجموعات والحقول الإضافية.

يقدّم هذا الملف نظرة عامة على تعريف المنتجات ومكوّنات بطاقة المنتج، دون الدخول في شرح تفصيلي لحقول كل قسم؛ لأن كل قسم سيتم شرحه في ملف مستقل.

ما المقصود بتعريف المنتج؟

تعريف المنتج هو إنشاء سجل مستقل للمنتج داخل تريفو، بحيث يتم تسجيل البيانات التي تميّزه عن باقي المنتجات، وتحديد الإعدادات المرتبطة بطريقة استخدامه داخل النظام.

من خلال بطاقة المنتج يمكن:

• تسجيل المعلومات الأساسية الخاصة بالمنتج.

• إعداد بيانات استخدام المنتج في عمليات المبيعات.

• إعداد بيانات المشتريات والموردين.

• ربط المنتج بالمستودعات.

• إضافة بيانات الباركود.

• تحديد المنتجات البديلة.

• ربط المنتج بالحسابات المحاسبية.

• إضافة المجموعات والحقول والمعلومات الإضافية.

• إدارة بطاقة المنتج بعد حفظها.

كلما كانت بيانات المنتج وإعداداته مكتملة ودقيقة، أصبح استخدامه في العمليات اللاحقة أوضح، وظهرت معلوماته بطريقة صحيحة بحسب الإعدادات المعتمدة له.

متى تحتاج إلى تعريف منتج جديد؟

تحتاج إلى إنشاء بطاقة منتج جديدة في الحالات التالية:

• عند البدء باستخدام منتج جديد داخل المنشأة.

• عند إضافة منتج سيتم شراؤه أو بيعه.

• عند الحاجة إلى متابعة المنتج داخل المستودعات.

• عند تخصيص بيانات مبيعات أو مشتريات للمنتج.

• عند إضافة باركود خاص بالمنتج.

• عند الحاجة إلى ربط المنتج بحسابات محاسبية.

• عند إضافة معلومات أو إعدادات خاصة بالمنتج.

• عندما لا يكون المنتج مسجلًا مسبقًا في قائمة المنتجات.

ملاحظة: قبل إنشاء منتج جديد، ابحث عنه في قائمة المنتجات للتأكد من أنه غير مسجل مسبقًا، وتجنب إنشاء أكثر من بطاقة للمنتج نفسه.

قبل البدء بتعريف المنتج

يفضّل تجهيز البيانات التالية قبل البدء، بحسب طبيعة المنتج وطريقة استخدامه داخل المنشأة:

• اسم المنتج ومعلوماته الأساسية.

• الوحدة أو الوحدات التي سيُستخدم بها المنتج.

• تصنيف المنتج ومجموعته وعلامته التجارية، إن كانت مستخدمة.

• بيانات المبيعات الخاصة بالمنتج.

• بيانات المشتريات والموردين.

• المستودعات التي سيتم ربط المنتج بها.

• بيانات الباركود، إن وجدت.

• الحسابات المحاسبية المطلوبة.

• الألوان والمقاسات، إذا كانت تنطبق على المنتج.

• المجموعات والحقول والمعلومات الإضافية التي تعتمدها المنشأة.

قد تحتاج بعض هذه البيانات إلى تعريف مسبق من الشاشات المخصصة لها، مثل الوحدات، والمستودعات، والتصنيفات، والعلامات التجارية.

الوصول إلى قائمة المنتجات

يتم الدخول إلى قائمة المنتجات لاستعراض المنتجات المسجلة داخل النظام، والبحث عن منتج موجود، أو البدء بإنشاء بطاقة منتج جديدة.

تساعدك القائمة على التأكد من عدم وجود المنتج مسبقًا قبل إضافته، كما يمكنك من خلالها فتح بطاقة أي منتج مسجل ومراجعة بياناته.

المراحل العامة لتعريف المنتج

أولًا: إنشاء بطاقة المنتج

بعد التأكد من أن المنتج غير مسجل مسبقًا، يتم البدء بإنشاء بطاقة جديدة له.

تضم بطاقة المنتج مجموعة من التبويبات والأقسام، ويبدأ تعريف المنتج من خلال إدخال معلوماته الأساسية، ثم استكمال باقي الإعدادات بحسب طبيعة المنتج وطريقة استخدامه.

ثانيًا: إدخال المعلومات الأساسية

المعلومات الأساسية هي نقطة البداية في إنشاء بطاقة المنتج، ويتم من خلالها تسجيل البيانات الرئيسية التي تعرّف المنتج وتميّزه عن باقي المنتجات داخل النظام.

ولا يتم شرح حقول هذا القسم بالتفصيل في هذا الملف؛ لأنها ستُشرح في ملف مستقل بعنوان:

إنشاء منتج جديد وإدخال معلوماته الأساسية.

ثالثًا: إعداد بيانات المبيعات

يضم هذا القسم الإعدادات المرتبطة باستخدام المنتج في عمليات المبيعات.

تُستكمل هذه البيانات بحسب طريقة بيع المنتج والإعدادات التي تعتمدها المنشأة، ويتم شرحها بالتفصيل في ملف مستقل بعنوان:

إعداد بيانات المبيعات للمنتج.

رابعًا: إعداد بيانات المشتريات والموردين

يضم هذا القسم البيانات المرتبطة بشراء المنتج والتعامل مع الموردين.

ويساعد فصل بيانات المشتريات عن بيانات المبيعات على تحديد إعدادات كل جانب بصورة مستقلة، ويتم شرح هذا القسم في ملف:

إعداد بيانات المشتريات للمنتج.

خامسًا: ربط المنتج بالمستودعات

إذا كان المنتج يحتاج إلى متابعة مخزنية، يتم ربطه بالمستودعات المناسبة واستكمال بياناته المخزنية.

ربط المنتج بالمستودع يحدد علاقة المنتج بالمستودع، لكنه لا يمثل حركة إدخال فعلية ولا يؤدي وحده إلى إضافة كمية أو إنشاء رصيد للمنتج.

يتم شرح هذا القسم بالتفصيل في ملف:

ربط المنتج بالمستودعات وإعداد بيانات المخزون.

سادسًا: إضافة باركود للمنتج

يمكن من خلال قسم الباركود إضافة بيانات الباركود المرتبطة بالمنتج وإدارتها.

وتعتمد الحاجة إلى هذا القسم على طريقة التعامل مع المنتج داخل المنشأة، ويتم شرحه في ملف مستقل بعنوان:

إضافة باركود للمنتج وإدارته.

سابعًا: استكمال التطبيقات الإضافية

تحتوي بطاقة المنتج على قسم للتطبيقات والإعدادات الإضافية التي يمكن استخدامها بحسب طبيعة المنتج واحتياجات المنشأة.

ولا يلزم استخدام جميع الإعدادات المتاحة لكل منتج، وإنما يتم استكمال الإعدادات المناسبة لطريقة استخدامه.

يتم شرح هذا القسم في ملف:

التطبيقات الإضافية المرتبطة بالمنتج.

ثامنًا: إضافة المنتجات البديلة

يمكن ربط المنتج بمنتجات أخرى لتكون بدائل له عند الحاجة.

يساعد هذا القسم على تنظيم العلاقة بين المنتج الأساسي والمنتجات التي يمكن استخدامها بدلًا منه، ويتم شرحه بالتفصيل في ملف:

إضافة بدائل للمنتج.

تاسعًا: ربط المنتج بالحسابات المحاسبية

يُستخدم قسم الحسابات المحاسبية لتحديد الحسابات المرتبطة بالمنتج بحسب الإعدادات المحاسبية المعتمدة داخل المنشأة.

يتم شرح الحسابات وطريقة ربطها في ملف مستقل بعنوان:

ربط المنتج بالحسابات المحاسبية.

عاشرًا: إعداد المجموعات والحقول الإضافية

يمكن من خلال هذا القسم ربط المنتج بالمجموعات واستكمال الحقول والمعلومات الإضافية الخاصة به.

تختلف البيانات المستخدمة في هذا القسم بحسب طبيعة المنتجات والمعلومات التي تعتمدها المنشأة، ويتم شرحه في ملف:

إعداد مجموعات المنتج وحقوله الإضافية.

حادي عشر: حفظ المنتج وإدارته

بعد استكمال البيانات المطلوبة، يتم حفظ بطاقة المنتج داخل النظام.

بعد الحفظ يمكن الرجوع إلى البطاقة لمراجعة بيانات المنتج واستخدام خيارات الإدارة المتاحة بحسب حالة المنتج وصلاحيات المستخدم، مثل:

• مراجعة بيانات المنتج.

• تعديل المعلومات المتاحة.

• التنقل بين المنتجات.

• إضافة المرفقات أو مراجعتها.

• طباعة ليبل الباركود.

• استخدام خيارات الإدارة الأخرى المتاحة للمنتج.

يتم شرح هذه الخيارات بالتفصيل في ملف:

إدارة المنتج بعد الحفظ.

ملخص أقسام بطاقة المنتج

القسم	وظيفته العامة
المعلومات الأساسية	تسجيل البيانات الرئيسية التي تعرّف المنتج وتميّزه عن باقي المنتجات.
بيانات المبيعات	إعداد البيانات المرتبطة باستخدام المنتج في عمليات البيع.
بيانات المشتريات والموردون	إعداد البيانات المرتبطة بشراء المنتج والتعامل مع مورديه.
المستودعات	ربط المنتج بالمستودعات واستكمال إعداداته المخزنية.
الباركود	إضافة بيانات الباركود المرتبطة بالمنتج وإدارتها.
التطبيقات الإضافية	استكمال الإعدادات الإضافية بحسب طبيعة المنتج.
المنتجات البديلة	ربط المنتج بمنتجات أخرى يمكن استخدامها كبدائل له.
الحسابات المحاسبية	تحديد الحسابات المحاسبية المرتبطة بالمنتج.
المجموعات والحقول الإضافية	ربط المنتج بالمجموعات وإضافة المعلومات والحقول الإضافية.

ماذا يحدث بعد تعريف المنتج؟

بعد حفظ بطاقة المنتج، يتم تسجيل المنتج داخل النظام وفقًا للبيانات والإعدادات التي تم إدخالها.

ويعتمد ظهوره وإمكانية استخدامه في العمليات المختلفة على مجموعة من العوامل، مثل:

• اكتمال الإعدادات المطلوبة.

• حالة المنتج داخل النظام.

• المستودعات المرتبط بها.

• طبيعة العملية التي سيتم استخدامه فيها.

• صلاحيات المستخدم.

تعريف المنتج لا يعني وجود كمية أو رصيد مخزني له، وإنما يعني إنشاء بطاقته وتجهيز بياناته. أما تسجيل الكميات فيتم من خلال العمليات والمستندات المخصصة لذلك.

الفرق بين تعريف المنتج والحركات المخزنية

تعريف المنتج	الحركات المخزنية
إنشاء بطاقة المنتج وتسجيل بياناته.	تسجيل حركة فعلية على كمية المنتج.
إعداد معلومات المبيعات والمشتريات.	إدخال كميات أو إخراجها.
ربط المنتج بالمستودعات.	تحويل المنتج بين المستودعات.
إعداد بيانات المنتج المخزنية.	تنفيذ الجرد أو التسويات المخزنية.
لا يعني بالضرورة وجود رصيد للمنتج.	تؤثر في حركة المنتج ورصيده بحسب نوع العملية.

تنبيه: هذا الملف يشرح تعريف المنتجات والإعدادات المرتبطة ببطاقة المنتج، ولا يشرح حركات الإدخال والإخراج، أو التحويل بين المستودعات، أو الجرد والتسويات، أو التقارير المخزنية.

ملاحظات مهمة

• ابحث عن المنتج قبل إنشاء بطاقة جديدة لتجنب التكرار.

• استخدم أسماء وبيانات واضحة وثابتة عند تعريف المنتجات.

• استكمل الإعدادات التي يحتاجها المنتج بحسب طريقة استخدامه.

• قد تحتاج بعض الخيارات إلى تعريف بيانات مسبقة، مثل الوحدات والمستودعات والتصنيفات.

• ربط المنتج بالمستودع لا يعني إضافة كمية أو إنشاء رصيد له.

• لا يلزم استخدام جميع أقسام البطاقة لكل منتج؛ إذ يعتمد ذلك على طبيعة المنتج وإعدادات المنشأة.

• قد تختلف بعض الخيارات المتاحة بحسب حالة المنتج وصلاحيات المستخدم.

• يتم شرح حقول كل تبويب وخطوات تعبئته في ملف مستقل، لذلك لا يتم تكرارها في هذا الملف.

الأسئلة الشائعة

·        هل يكفي إدخال اسم المنتج فقط؟

يتم إدخال البيانات المطلوبة بحسب إعدادات النظام وطريقة استخدام المنتج، وقد يحتاج المنتج إلى استكمال معلومات إضافية مرتبطة بالمبيعات أو المشتريات أو المخزون.

·        هل يؤدي إنشاء المنتج إلى إضافة رصيد له؟

لا، إنشاء بطاقة المنتج أو ربطه بمستودع لا يعني تسجيل كمية له. يتم تسجيل الكميات من خلال العمليات والمستندات المخصصة لذلك.

·        هل يجب تعبئة جميع أقسام بطاقة المنتج؟

تُستكمل الأقسام بحسب طبيعة المنتج وطريقة استخدامه داخل المنشأة، مع الالتزام بالحقول المطلوبة داخل النظام.

·        هل يمكن الرجوع إلى المنتج بعد حفظه؟

نعم، يمكن فتح بطاقة المنتج ومراجعة بياناتها واستخدام خيارات الإدارة المتاحة بحسب حالة المنتج وصلاحيات المستخدم.

·        لماذا يجب البحث عن المنتج قبل إضافته؟

للتأكد من أنه غير مسجل سابقًا، وتجنب إنشاء أكثر من بطاقة للمنتج نفسه.

·        هل يشرح هذا الملف جميع حقول بطاقة المنتج؟

لا، هذا الملف يقدّم نظرة عامة على تعريف المنتجات ومكوّنات البطاقة. يتم شرح كل قسم وحقوله بالتفصيل في ملف مستقل.

 

 

مواضيع ذات صلة

1. قائمة المنتجات والبحث عن منتج.

2. إنشاء منتج جديد وإدخال معلوماته الأساسية.

3. إعداد بيانات المبيعات للمنتج.

4. إعداد بيانات المشتريات للمنتج.

5. ربط المنتج بالمستودعات وإعداد بيانات المخزون.

6. إضافة باركود للمنتج وإدارته.

7. التطبيقات الإضافية المرتبطة بالمنتج.

8. إضافة بدائل للمنتج.

9. ربط المنتج بالحسابات المحاسبية.

10. إعداد مجموعات المنتج وحقوله الإضافية.

11. إدارة المنتج بعد الحفظ.