إرسال واعتماد سند الاستلام وإدارة حالاته

ملخص سريع

بعد إنشاء سند الاستلام في تريفو، يمكنك حفظه كمسودة إذا كان ما زال قيد المراجعة، أو اعتماده إذا أصبح جاهزاً للتنفيذ أو الاستلام أو المتابعة.

بعد ذلك يمكن تنفيذ إجراءات إضافيه عليه مثل الطباعه  الإرسال عبر البريد الإلكتروني أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مدعومة في النظام، وكذلك متابعة حالة السند خلال دورة العمل.

يساعدك هذا الدليل على فهم الفرق بين الحفظ والاعتماد، وكيفية إرسال سند الاستلام، ومتابعة حالاته المختلفة داخل دورة المشتريات.

ما الفرق بين حفظ سند الاستلام واعتماد سند الاستلام؟

عند حفظ سند الاستلام

عند الضغط على حفظ، يتم الاحتفاظ بسند الاستلام داخل النظام كسند مسودة.

يستخدم هذا الخيار عندما لا تكون بيانات السند مكتملة بعد أو عندما تحتاج إلى مراجعة البيانات قبل اعتماد السند.

في هذه المرحلة:

·       يمكن الرجوع إلى السند وتعديله حسب الصلاحيات.

·       لا يتم إصدار رقم رسمي نهائي للسند.

·       لا يتم إنشاء قيود محاسبية.

·       لا يتم تنفيذ إجراءات لاحقة مرتبطة بالسند.

·       يبقى السند في مرحلة الإعداد أو المراجعة.

عند اعتماد سند الاستلام

عند الضغط على اعتماد، يصبح سند الاستلام معتمداً وجاهزاً للاستخدام الرسمي داخل دورة العمل.

في هذه المرحلة:

·       يتم تثبيت السند بصيغته المعتمدة.

·       يتم إصدار رقم السند حسب دفتر السندات وطريقة الترقيم المعتمدة.

·       قد يتم تقييد التعديل على السند حسب إعدادات النظام.

·       يصبح السند جاهزاً للطباعة أو الإرسال أو التحويل إلى فاتورة مشتريات.

·       يتم التعامل معه كسند رسمي داخل دورة المشتريات.

متى يكون سند الاستلام مسودة؟

يكون سند الاستلام في حالة مسودة عندما يتم إنشاؤه وحفظه دون اعتماد.

تستخدم حالة المسودة عادة في الحالات التالية:

·       عندما يكون السند ما زال قيد الإعداد.

·       عندما تحتاج البيانات إلى مراجعة قبل الاعتماد.

·       عندما لم يتم الانتهاء من إدخال جميع الأصناف أو الكميات.

·       عندما يحتاج السند إلى موافقة داخلية قبل اعتماده.

·       عندما يرغب المستخدم بحفظ العمل والعودة إليه لاحقاً.

حالة المسودة تعني أن السند غير نهائي، ويمكن التعامل معه بمرونة أكبر من السند المعتمد

متى يصبح سند الاستلام معتمداً؟

يصبح سند الاستلام معتمداً عند الضغط على زر اعتماد واستيفاء الشروط المطلوبة، مثل:

·       اكتمال البيانات الأساسية.

·       وجود عميل محدد.

·       إضافة الأصناف أو المنتجات.

·       توفر الصلاحيات اللازمة للاعتماد.

·       اجتياز دورة الموافقات إذا كانت مفعلة في النظام.

بمجرد الاعتماد، يصبح سند الاستلام نسخة رسمية يمكن استخدامها في إجراءات الاستلام أو الاستناد إليها في الخطوات اللاحقة داخل دورة المشتريات.

هل يمكن تعديل سند الاستلام بعد الاعتماد؟

يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد للحفاظ على نسخة واضحة ومعتمدة من سند الاستلام.

في العادة:

·       قبل الاعتماد: يمكن التعديل بحرية أكبر.

·       بعد الاعتماد: قد لا يسمح بالتعديل حسب إعدادات النظام.

في حال الحاجة إلى تعديل سند معتمد، يمكن اتباع أحد الإجراءات التالية حسب النظام:

o      إلغاء السند.

o      إنشاء نسخة مطابقة منه.

o      إنشاء سند تسليم جديد.

لا يفضل تعديل سند الاستلام بعد اعتماده إلا من خلال إجراء واضح وموثق، حتى تبقى جميع المراجعات والحركات محفوظة داخل النظام.

كيف يتم إرسال سند الاستلام؟

بعد اعتماد السند، يمكن إرساله بعدة طرق حسب الإعدادات والصلاحيات المتاحة في تريفو.

1.     الطباعة

يمكن طباعة سند الاستلام مباشرة من النظام لتسليمه للعميل أو للاحتفاظ به ضمن مستندات الاستلام.

2.     PDF

PDF يمكن تصدير سند الاستلام بصيغة وإرساله بشكل رسمي ومنظم.  

3.     البريد الإلكتروني

إذا كانت خدمة البريد الإلكتروني مفعلة في النظام، يمكن إرسال سند الاستلام مباشرة إلى بريد المورد.

4.     واتساب

إذا كان خيار واتساب مدعوماً ومفعلاً، يمكن إرسال سند الاستلام بهذه الطريقة لتسهيل التواصل مع المورد.

ملاحظة: قد تختلف وسائل الإرسال المتاحة حسب إعدادات النظام والصلاحيات والتكاملات المفعلة

متابعة سند الاستلام من تبويب النشاطات

يستخدم تبويب النشاطات في سند الاستلام لمتابعة جميع الإجراءات والملاحظات المرتبطة بالسند من مكان واحد.

من خلال هذا التبويب يمكن للمستخدمين المصرح لهم:

·       إضافة تعليقات داخلية.

·       توجيه السند إلى موظف آخر.

·       إنشاء موعد متابعة.

·       إرسال بريد إلكتروني أو رسالة نصية أو واتساب إذا كانت هذه الخيارات مفعلة.

·       متابعة سجل الحركات المرتبطة بالسند.

يساعد هذا التبويب على توثيق جميع إجراءات المتابعة والتواصل المتعلقة بسند الاستلام، ومعرفة من قام بكل إجراء ومتى تم ذلك.

حالات سند الاستلام (حالة السند)

قد يمر سند الاستلام بعدة حالات خلال دورة العمل. بعض هذه الحالات نظامية يحددها النظام، وبعضها قد يكون حالات متابعة تستخدمها المنشأة لتنظيم العمل.

حالات السند التي يحددها النظام:

1.     مسودة

تعني أن السند تم إنشاؤه وحفظه، لكنه لم يعتمد بعد.

2.     معتمد / غير محول

تعني أن سند الاستلام أصبح رسمياً داخل النظام وجاهزاً للمتابعة أو التحويل إلى فاتورة مشتريات.

3.     معتمد / محول

تعني أن سند الاستلام تم استخدامه لإنشاء فاتورة مشتريات وأصبح مرتبطاً بها داخل دورة المشتريات.

4.     ملغي

تعني أن السند تم إيقاف العمل به أو إلغاؤه، مع الاحتفاظ به داخل النظام لأغراض التوثيق والمراجعة.

5.     مغلق

تعني أن إجراءات السند انتهت وأصبح مكتمل الدورة حسب سياسة العمل المعتمدة في المنشأة.

حالات متابعة سند الاستلام (حالة المتابعة المقترحة)

يمكن تعريف حالات متابعة مخصصة من خلال سند حالات المشتريات، وتظهر هذه الحالات داخل تبويب المعلومات الإضافية في سند الاستلام.

1.     قيد التجهيز

تعني أن الأصناف أو البضائع ما زالت قيد التحضير أو التجهيز للتسليم.

2.     جاهز للتسليم

تعني أن الطلب أصبح جاهزاً ويمكن البدء بإجراءات الاستلام.

3.     تم الاستلام

تعني أن عملية الاستلام تمت للعميل.

4.     قيد المتابعة

تعني أن السند يحتاج إلى متابعة أو مراجعة قبل إغلاقه.

5.     بانتظار الفوترة

تعني أن عملية الاستلام تمت، وبقي إصدار فاتورة المشتريات.

6.     مكتمل

تعني أن جميع الإجراءات المرتبطة بالسند انتهت بنجاح.

7.     ملغي

تعني أن السند لم يعد مطلوباً وتم إيقاف العمل به

ماذا يحدث عند إلغاء سند الاستلام؟

عند إلغاء سند الاستلام:

·       يتم إيقاف العمل به داخل دورة المشتريات.

·       لا يعود السند صالحاً للاستخدام كسند نشط.

·       تبقى نسخة السند محفوظة داخل النظام لأغراض الأرشفة والمراجعة.

·       قد يمنع النظام تنفيذ بعض الإجراءات اللاحقة عليه مثل التحويل إلى فاتورة مشتريات حسب الإعدادات المعتمدة.

·       يبقى السند متاحاً للرجوع إليه لاحقاً عند الحاجة.

يستخدم الإلغاء عادة عندما:

·       يتم إنشاء السند بالخطأ.

·       يتم إلغاء عملية الاستلام.

·       يتم إنشاء سند بديل.

·       تصبح بيانات السند غير مناسبة.

·       تنتهي الحاجة التجارية للسند.

ماذا يحدث عند تحويل سند الاستلام إلى فاتورة مشتريات؟

عند تحويل سند الاستلام إلى فاتورة مشتريات:

·       يتم إنشاء فاتورة مشتريات جديدة اعتماداً على بيانات سند الاستلام.

·       يتم نقل بيانات المورد إلى الفاتورة.

·       يتم نقل الأصناف والكميات والأسعار والخصومات والضرائب.

·       يتم ربط سند الاستلام بفاتورة المشتريات الناتجة.

·       يتم تحديث حالة السند إلى "معتمد / محول" حسب إعدادات النظام.

·       تصبح متابعة السداد والفوترة من خلال فاتورة المشتريات الناتجة.

يساعد هذا التحويل على تجنب إعادة إدخال البيانات، ويحافظ على ترابط المستندات داخل دورة المشتريات.

المرفقات والأرشيف والنسخة المطابقة

قد يتضمن سند الاستلام في تريفو مجموعة من الأدوات المساندة التي تساعد على التنظيم والمتابعة.

المرفقات

يمكن إرفاق ملفات مرتبطة بسند الاستلام، مثل:

·       مستندات الاستلام.

·       صور المنتجات أو البضائع.

·       مستندات الشحن أو النقل.

·       مستندات داعمة أخرى.

يساعد الأرشيف على الاحتفاظ بسندات الاستلام القديمة أو غير النشطة للرجوع إليها لاحقاً دون حذفها من النظام.

يمكن استخدام الأرشيف لأغراض:

·       المراجعة.

·       التدقيق.

·       المتابعة.

·       الرجوع إلى السندات السابقة.

النسخة المطابقة

قد تحتاج المنشأة إلى إنشاء نسخة مماثلة من سند الاستلام لاستخدامها كأساس لسند جديد، خاصة عندما تكون البيانات متشابهة مع سند سابق.

تساعد النسخة المطابقة على:

·       تسريع إدخال البيانات.

·       تقليل الأخطاء.

·       توفير الوقت عند إنشاء سندات مشابهة.

ملاحظة: قد تختلف هذه الخيارات حسب إعدادات النظام والصلاحيات والوظائف المفعلة في المنشأة

أسئلة شائعة حول إرسال واعتماد سند الاستلام وإدارة حالاته

·       هل يمكن حفظ سند الاستلام بدون اعتماده؟

نعم، يمكن حفظ سند الاستلام كمسودة إذا لم يكن جاهزاً بعد للاعتماد أو للتنفيذ.

ما الفرق بين المسودة والسند المعتمد؟

المسودة تعني أن السند ما زال قيد الإعداد ويمكن تعديله بسهولة، أما السند المعتمد فهو نسخة رسمية جاهزة للاستخدام والمتابعة.

·       هل يحصل سند الاستلام على رقم رسمي عند الحفظ؟

لا، يتم إصدار الرقم الرسمي عند اعتماد السند وليس عند حفظه كمسودة.

·       هل يمكن تعديل سند الاستلام بعد اعتماده؟

يعتمد ذلك على إعدادات النظام والصلاحيات، لكن في العادة يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد للحفاظ على سلامة البيانات.

·       هل يمكن إرسال سند الاستلام قبل اعتماده؟

يعتمد ذلك على سياسة العمل في المنشأة، لكن يفضل عادة إرسال النسخة المعتمدة لأنها النسخة الرسمية النهائية.

·       ما الطرق المتاحة لإرسال سند الاستلام؟

يمكن إرساله من خلال:

·       الطباعة.

·       PDF.

·       البريد الإلكتروني.

·       واتساب إذا كان مدعوماً ومفعلاً في النظام.

·       ماذا تعني حالة "معتمد / غير محول"؟

تعني أن سند الاستلام أصبح معتمداً وجاهزاً للاستخدام أو التحويل إلى فاتورة مشتريات، لكنه لم يتم تحويله بعد.

·       ماذا تعني حالة "معتمد / محول"؟

تعني أن سند الاستلام تم استخدامه لإنشاء فاتورة مشتريات وأصبح مرتبطاً بها داخل النظام.

·       ماذا يحدث إذا تم إلغاء سند الاستلام؟

يبقى السند محفوظاً داخل النظام بحالة ملغي، لكن يتم إيقاف العمل به كسند نشط.

·       هل يمكن تحويل كل سند تسليم إلى فاتورة مشتريات؟

يمكن ذلك عادة عندما يكون السند معتمداً وكانت إعدادات النظام والصلاحيات تسمح بالتحويل

.

ملاحظات هامة

·       حفظ سند الاستلام يعني أنه ما زال مسودة أو غير معتمد.

·       اعتماد سند الاستلام يعني أنه أصبح مستنداً رسمياً داخل دورة المشتريات.

·       لا يتم منح السند رقم رسمي إلا بعد الاعتماد.

·       يفضل مراجعة جميع البيانات قبل اعتماد السند.

·       قد يتم تقييد التعديل بعد الاعتماد حسب إعدادات النظام.

·       عند تحويل السند إلى فاتورة مشتريات، يتم نقل البيانات الأساسية إلى الفاتورة الناتجة.

·       عند إلغاء السند، يتم إيقاف العمل به مع الاحتفاظ به داخل النظام لأغراض التوثيق والمراجعة.

·       تساعد حالات المتابعة على تنظيم العمل ومتابعة مراحل التنفيذ والاستلام.

مواضيع ذات صلة

·       ما هو سند الاستلام؟

·       كيفية إنشاء سند تسليم في تريفو.

·       تحويل سند الاستلام إلى فاتورة مشتريات.

·       الأسعار والخصومات والضرائب في سند الاستلام.

·       تبويب النشاطات والتعليقات في سندات تريفو.

·       الفرق بين عرض السعر وأمر الشراء وسند الاستلام وفاتورة المشتريات.

آخر تحديث : يونيو 2026