قواعد الصلاحيات والمسؤوليات
قواعد الصلاحيات والمسؤوليات في تريفو
1. إنشاء المستخدم لمهمة أو سند لا يعني تلقائياً أنه يملك صلاحية مشاهدته. ويُستثنى من ذلك المستخدم الذي يقوم بإنشاء سند من خلال البوابة، حيث يستطيع مشاهدة السند الذي أنشأه ومتابعته من خلال البوابة الخاصة به.
2. حتى يتمكن المستخدم من مشاهدة سند أو مهمة، يجب أن يكون محدداً في أحد الحقول التالية:
○ المسؤول.
○ المسند إليه.
○ المشاهدة.
○ المنشىْ.
○ عضو في الفريق.
1. المستخدم المحدد في حقل «المشاهدة» يملك صلاحية مشاهدة السند فقط، دون القدرة على تعديله إلا إذا منح صلاحية التعديل. أما المستخدم المحدد كمسؤول فقط او يكون محدد فريق وهو من ضمنه (الفريق يعتبر مسؤول)، فيملك صلاحية التعديل والإغلاق وغيرها من الإجراءات المتاحة على السند ويستثنى المستخدم المدير Admin فله كامل الصلاحيات دون أن يكون مسؤول.
2. يحتوي نظام الصلاحيات، ضمن صلاحيات جميع سندات النظام، على حقل باسم "المستخدم"، ويكون هذا الحقل افتراضياً الكل.
○ في حال عدم تحديد أي مستخدم ، لا يستطيع الموظف مشاهدة السندات التي أنشأها أي مستخدم.
○ في حال تحديد مستخدم واحد أو أكثر، يستطيع الموظف مشاهدة جميع السندات التي تم إنشاؤها بواسطة المستخدمين المحددين أو اي سندات محدد المستخدمين بها كمسؤولين أو مسند لهم أو مشاهدة لهم.
○ في حال تحديد الكل، يستطيع الموظف مشاهدة جميع السندات بغض النظر عن المستخدم الذي قام بإنشائها.
○ في حال تحديد خيار المستخدم نفسه يستطيع الموظف مشاهدة السندات التي قام بإنشائها هو فقط.
1. حقل المجموعة في الصلاحيات يعمل نفس طريقة حقل المستخدم.
2. تطبيق قواعد التوزيع عند إنشاء السند
عند إنشاء أي سند جديد، يقوم النظام أولاً بتطبيق قواعد التوزيع المحددة لهذا النوع من السندات، إن وجدت. وبعد إنشاء السند، يمكن تعديل المسؤول أو المسند إليه أو صلاحيات المشاهدة او الفريق يدوياً، وفقاً لصلاحيات المستخدم.
3. توريث المسؤوليات والصلاحيات من السند المصدر
عند إنشاء سند جديد من داخل سند آخر، يقوم النظام بتوريث المسؤول أو المسند إليه أو صلاحيات المشاهدة او الفريق من السند المصدر إلى السند الجديد، ما لم توجد قاعدة توزيع محددة للسند الجديد؛ ففي هذه الحالة تكون الأولوية لقاعدة التوزيع.
4. أولوية قواعد التوزيع
تكون قواعد التوزيع هي المرجع الأعلى والأولوية الأولى عند تحديد المسؤول أو المسند إليه أو صلاحيات المشاهدة او الفريق. وفي حال عدم وجود قاعدة توزيع، يتم تطبيق قواعد التوريث وباقي القواعد المرتبطة بالسند.
مثال توضيحي:
تم إنشاء مهمة من داخل تذكرة ضمن مشروع "مشاكل برمجية".
● مسؤول مشروع "مشاكل برمجية": الموظف عمار.
● مسؤول التذكرة: الموظف بسام.
● لا توجد قاعدة توزيع خاصة بالمهمة.
عند إنشاء المهمة:
● يتم تعيين بسام مسؤولاً على المهمة نتيجة توريث المسؤول من التذكرة.
● ويتم أيضاً إضافة عمار مسؤولاً على المهمة بصفته مسؤول المشروع.
وبذلك يصبح بسام وعمار مسؤولين عن المهمة معاً.
1. استثناءات قواعد التوريث:
تُستخدم هذه الخاصية لتحديد الحالات التي لا نرغب فيها بنقل المسؤول أو المسند إليه أو صلاحيات المشاهدة من سند إلى سند آخر يتم إنشاؤه من داخله.
ويتم إعداد الاستثناء من خلال تحديد:
● السند المصدر: وهو السند الذي يتم إنشاء السند الجديد من داخله.
● السند الجديد: وهو السند الذي سيتم إنشاؤه.
● تفعيل خيار "منع التوريث".
عند تفعيل هذا الخيار، لا يتم نقل بيانات المسؤولية أو الإسناد أو المشاهدة من السند المصدر إلى السند الجديد، ويتم تحديدها وفق القواعد الأخرى المعتمدة في النظام، مثل قواعد التوزيع أو التحديد اليدوي حسب الصلاحيات.
مثال:
إذا تم تحديد منع التوريث من التذكرة إلى المهمة، فعند إنشاء مهمة من داخل تذكرة لن تنتقل مسؤوليات أو صلاحيات مشاهدة التذكرة تلقائياً إلى المهمة.
1. الانتماء إلى الفريق يمنح الموظف صلاحية المشاهدة والتحكم بشكل لحظي. وعند خروج الموظف من الفريق، يفقد صلاحيات المشاهدة والتحكم التي حصل عليها نتيجة عضويته في الفريق، باستثناء التذاكر التي يكون الموظف نفسه محدداً فيها كمسؤول أو مسند إليه.
2. عمود صلاحية العرض في الصلاحيات تعمل كما يلي ( يسمح بعرض السند في القوائم مسارات العمل دون القدرة على فتحه و مشاهدة تفاصيله).
3. عمود صلاحية المشاهدة في الصلاحيات تعمل كما يلي( يسمح بعرض السند في القوائم ومسارات العمل مع القدرة على مشاهدة التفاصيل )
4. خيار المشاهدة والعرض غير متوفرة او غير فعالة في جميع سندات التذاكر والمشاريع والمهام والفرص والتوجيهات والاشتراكات، ولكنها تؤثر على سندات التعريف والإعدادات الموجودة في هذه الأنظمة، أي أن أعمدة الصلاحيات (حفظ، تعديل، مشاهدة، إلغاء ..الخ) لا تؤثر على سندات هذه الانظمة وتؤثر فقط على شاشات الإعدادات والتعريف الخاصة بهذه السندات.
5. في التذاكر والمشاريع والمهام والفرص والتوجيهات والاشتراكات لا يمكن لأي مستخدم التعديل على اي سند في هذه الانظمة ما لم يكن محدد كمسؤول أو ضمن فريق محدد داخل السند.
قاعدة الملكية والمسؤولية والإجراءات الموحّدة
تخضع كل أنواع السجلات في تريفو — التذاكر والمشاريع والمهام والفرص والتوجيهات والاشتراكات — لنفس البنية الإدارية، دون اي استثناءات:
تحليل القواعد
1. حقول المسؤولية:
○ منشأ السند: يسجل من قام بإنشاء السند في ارشيف السند (صلاحيته المشاهدة فقط).
○ مسؤول السند: يحدد في حقل المسؤول من المسؤول عن تنفيذ المطلوب من السند (صلاحية كاملة).
○ المسند إليه : في حال كانت طبيعة السند تحتاج لموظف يقوم بتنفيذ المطلوب يتم تحديد حقل المسند إليه(صلاحيته المشاهدة فقط).
○ مشاهدة: يرى الموظف السندات المحدد ك مشاهدة بداخلها ولا يستطيع تعديلها إلا إذا حصل على صلاحية التعديل.
○ الفريق: يعامل الفريق معاملة المسؤول ويأخذ جميع اعضاء الفريق نفس الصلاحية.
2. الإحالة :
○ الموقع: تظهر عملية الاحالة في الإجراءات داخل جميع سندات هذه الانظمة (التوجيهات، الفرص، الاشتراكات، التذاكر، المشاريع، المهام)
○ الهدف: تغيير المسؤول والمسند إليه، ويحدث عند خروج السند بالكامل من نطاق الموظف أو الفرع (مثل تحويل عميل من فرع لفرع آخر، أو تغيير موظف ترك الشركة، أو كان السند محدد لموظف ليس له علاقة به بالخطأ أو غيره).
○ الأثر: يمكن تغيير المسؤول والمسند إليه والمشاهدة ويتم تسجيل العملية في الارشيف وتخضع للصلاحيات.
○ سجل الأرشيف: تسجيل كل حركة (إحالة) مع توثيق (اسم المستخدم، التوقيت، السبب) لضمان عدم ضياع المسؤوليات بين الموظفين.
3. الإسناد :
○ المكان : تظهر عملية الإسناد في الإجراءات داخل جميع الانظمة (التوجيهات، الفرص، الاشتراكات، التذاكر، المشاريع، المهام)
○ الهدف: تفويض العمل التشغيلي لموظف تنفيذي مع بقاء المسؤول الأصلي مسؤولاً عن النتيجة النهائية (مثل: مدير المشروع أو الفريق هو المسؤول لكنه يسند مهمة تنفيذ المطلوب لموظف آخر).
○ الأثر التقني: يبقى السند في لوحة تقارير المسؤول، بينما يظهر في قائمة مهام المسند له اليومية.
○ سجل الأرشيف: تسجيل كل حركة (اسناد) مع توثيق (اسم المستخدم، التوقيت، السبب) لضمان عدم ضياع المسؤوليات بين الموظفين.
المشاريع والمهام
1. المستخدم المحدد كمسؤول عن المشروع يستطيع مشاهدة المشروع، كما يستطيع مشاهدة جميع المهام التابعة له والتحكم بها وتعديلها، حتى لو لم يكن محدداً كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة او ضمن الفريق في تلك المهام.
2. المستخدم المحدد في حقل «المشاهدة» على المشروع يستطيع مشاهدة المشروع والمهام التابعة للمشروع (أين ان الموظف المحدد ك مشاهدة في المشروع يرى المشروع ويرى جميع المهام التابعة للمشروع سواء كان محدد بهذه المهام كمسئول عنها أو مسندة له أو معمول له مشاهدة او ضمن الفريق او لم يكن محددا لأي من هذه الخيارات)، وتكون قدرته على التعديل مرتبطه بدوره المحددة في المهمة فقط.
3. إذا لم يكن الموظف محدداً كمسؤول عن المشروع أو مضافاً ضمن صلاحية المشاهدة عليه، فلن يظهر له المشروع ضمن مسار العمل أو قائمة المشاريع. ومع ذلك، يمكنه مشاهدة المهام التابعة لهذا المشروع إذا كان محدداً فيها كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن صلاحية المشاهدة او ضمن الفريق المحدد.
4. يحتوي نظام صلاحيات المهام والمشاريع على حقل باسم "المجموعة"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة حركات وسجلات المستخدمين المحددين ضمنه، حتى لو لم يكن المستخدم نفسه محدداً كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة أو منشئاً للسند.
5. يحتوي نظام صلاحيات المهام والمشاريع على حقل باسم "المستخدم"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة حركات وسجلات المستخدمين المحددين، وفي حال كان محدد خيار (نفسه) لا يرى الا المهام المحدد بها كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة أو منشئاً للسند.
6. مسؤول المشروع في المهام
عند إنشاء أي مهمة داخل مشروع، سواء تم إنشاؤها يدوياً أو آلياً، تتم إضافة مسؤول المشروع كمسؤول على المهمة وفي حال لم يكن هنالك مسؤول عن المشروع يبقى المسؤول فارغا لحين تحديده يدويا. ويُستثنى من ذلك الحالات التي توجد فيها قاعدة توزيع تنص على تحديد المسؤولين بطريقة مختلفة.
7. خصوصية المشاريع والمهام :يحتوي نظام المشاريع ضمن إعدادات كل مشروع:
أولاً: خصوصية المشروع
• خيار عام: يستطيع جميع المستخدمين الذين لديهم صلاحية الوصول إلى نظام المشاريع مشاهدة المشروع للاطلاع فقط (Read-Only)، حتى لو لم يكونوا مسؤولين عنه أو مسندًا إليهم أو مضافين ضمن المشاهدة. (المشاهدة الناتجة عن خيار "عام" لا تمنح صلاحية التعديل نهائياً، وتتجاوز إعدادات عمود التعديل في الصلاحيات)."
• خيار خاص: لا يستطيع أي مستخدم رؤية المشروع المحدد في إعدادات الخصوصية التابعة له انه خاص.
ثانياً: خصوصية المهام
• خيار عام: يستطيع جميع المستخدمين الذين لديهم صلاحية الوصول إلى نظام المشاريع مشاهدة جميع المهام الموجودة داخل المشروع، حتى لو لم يكونوا مسؤولين عن المهمة أو مسندة إليهم أو مضافين ضمن المشاهدة او احد اعضاء الفريق.
• خيار خاص: لا يستطيع المستخدم مشاهدة المهام إلا إذا كان محددًا كمسؤول عنها، أو مسندة إليه، أو مضافًا ضمن المشاهدة او ضمن الفريق.
تُعامل خصوصية المشروع وخصوصية المهام كإعدادين مستقلين؛ لذلك يمكن أن يكون المشروع عامًا بينما تكون المهام داخله خاصة، أو العكس، وفق حاجة كل مشروع.
التذاكر
1. عند تحديد فريق لنوع معين من التذاكر، يستطيع جميع أعضاء هذا الفريق مشاهدة جميع التذاكر التابعة لهذا النوع، حتى لو لم يكن الموظف محدداً كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة في التذكرة.
2. يحتوي نوع التذكرة على فريق، ويستطيع أعضاء الفريق المحدد في نوع التذكرة مشاهدة جميع التذاكر التابعة لهذا النوع، بغض النظر عن كونه مسؤولاً أو مسنداً إليه أو ضمن المشاهدة في التذكرة نفسها.
تحتوي التذكرة على الحقول التالية:
● الفريق
● المسؤول.
● المسند إليه.
● المشاهدة.
3. يحتوي نظام صلاحيات التذاكر على حقل باسم "المجموعة"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة حركات وسجلات المستخدمين المحددين ضمنه، حتى لو لم يكن المستخدم نفسه محدداً كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة أو منشئاً للسند.يحتوي نظام صلاحيات التذاكر على حقل باسم "المجموعة"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة حركات وسجلات المستخدمين المحددين ضمنه، حتى لو لم يكن المستخدم نفسه محدداً كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة أو منشئاً للسند.
4. يحتوي نظام صلاحيات التذاكر على حقل باسم "المستخدم"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة حركات المستخدمين المحددين، وفي حال تحديد خيار نفسه يرى فقط التذاكر المنشاة من قبله أو المحدد بداخلها كمسؤول أو مسند إليه او مشاهدة او عضو في فريق.
5. عند تعريف نوع تذكرة وتحديد طريقة توزيع (دائري او حسب ضغط العمل) لا يتم تحديد الموظف المسؤول ومن يقوم باستلام التذكرة يحدد كموظف مسؤول أو حسب قواعد التوزيع.
6. عند تعريف نوع تذكرة وتحديد طريقة توزيع (بدون توزيع) وتحديد فريق لا يتم تحديد الموظف المسؤول ومن يقوم باستلام التذكرة يحدد كموظف مسؤول أو حسب قواعد التوزيع.
7. في حال لم يكن هنالك موظف مسؤول يكون خيار الاستلام فعال في الإجراءات وعند استلام أي تذكرة يتم تحديد المستلم كموظف مسؤول.
الاشتراكات
1. تحتوي الاشتراكات على الحقول التالية:
• المسؤول.
• المسند إليه.
• المشاهدة.
ويمكن تحديد هذه الحقول يدوياً أو من خلال قواعد التوزيع.
2. يحتوي نظام صلاحيات المشاريع على حقل باسم "المجموعة"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة حركات وسجلات المستخدمين المحددين ضمنه، حتى لو لم يكن المستخدم نفسه محدداً كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة أو منشئاً للسند.
3. يحتوي نظام صلاحيات المشاريع على حقل باسم "المستخدم"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة اشتراكات المستخدمين المحددين، وفي حال تحديد خيار نفسه يرى فقط الاشتراكات المنشاة من قبله أو المحدد بداخلها كمسؤول أو مسند إليه او مشاهدة او عضو في فريق.
إدارة علاقات العملاء CRM
1. تحتوي الفرص والتوجيهات على الحقول التالية:
• الفريق
• المسؤول.
• المسند إليه.
• المشاهدة.
ويمكن تحديد هذه الحقول يدوياً أو من خلال قواعد التوزيع وتكون الاولوية لقواعد التوزيع دائما.
2. يحتوي نظام صلاحيات التوجهات والفرص على حقل باسم "المجموعة"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة حركات وسجلات المستخدمين المحددين ضمنه، حتى لو لم يكن المستخدم نفسه محدداً كمسؤول أو مسند إليه أو ضمن المشاهدة أو منشئاً للسند.
3. يحتوي نظام صلاحيات الفرص والتوجيهات على حقل باسم "المستخدم"، ويمنح هذا الحقل المستخدم صلاحية مشاهدة التوجهات والفرص المستخدمين المحددين، وفي حال تحديد خيار نفسه يرى فقط التوجيه او الفرصة المنشاة من قبله أو المحدد بداخلها كمسؤول أو مسند إليه او مشاهدة او عضو في فريق.